<iframe src="//www.googletagmanager.com/ns.html?id=GTM-MJ2G9LZ" height="0" width="0" style="display:none;visibility:hidden"></iframe>PeopleDoc - Digitale HR-Plattform für Personalmanagement, Cloudbasiert, SAP- und SuccessFactors-Integration | HR Strategieberatung, Software & Services

PeopleDoc


PeopleDoc

Die digitale HR-Plattform

PeopleDoc

HR goes digital. Dank PeopleDoc, der einzigartigen digitalen Plattform für Mitarbeitende, Vorgesetzte sowie das HR, werden administrative HR Tätigkeiten und Anfragen von Mitarbeitern um ein Vielfaches vereinfacht. Von der Bereitstellung von Personalinformationen und Reglementen, über einfaches Absetzen von Anfragen ans HR bis hin zu komplexen HR Prozessen und Dokumentenmanagement ist PeopleDoc die administrative HR Drehscheibe im Unternehmen. Selbsterklärend. Mobil. Einfach. 

PeopleDoc verwandelt das klassische Personalmanagement

Mit mehr als 4.5 Millionen Anwendern und seit 10 Jahren auf dem Markt hat sich PeopleDoc seinen Platz in der Welt der HR-Lösungen erarbeitet. Von Gartner als «Cool Vendor» kategorisiert, überzeugt PeopleDoc mit Einfachheit und Effizienz im administrativen HR.

Für die standardisierten und planbaren HR Prozesse sind die meisten Unternehmen heute gut mit IT-Lösungen eingedeckt. Was aber typischerweise einen hohen administrativen Aufwand verursacht sind die spontanen, nicht kalendarisch planbaren Anfragen und die damit verbundenen Aktivitäten. Genau hier setzt PeopleDoc an und bringt Struktur und Effizienz.

Im Fokus steht die Reduktion der administrativen Arbeit. Indem den Mitarbeitenden alle relevanten Informationen zentral zur Verfügung gestellt werden, können fast 80% aller auftauchenden Fragen somit selbsterklärend beantwortet werden. Wo das nicht reicht, kann rasch ein Ticket ausgelöst oder ein Prozess gestartet werden. Dokumente, die im Prozessverlauf entstehen, werden automatisch erzeugt und im digitalen Dossier abgelegt.

 

Lösungsspektrum von PeopleDoc

Die nachfolgende Abbildung zeigt das Lösungsspektrum von PeopleDoc im Überblick.

Die Cloud-basierte Lösung kann in wenigen Wochen implementiert werden und zeichnet sich durch höchste Sicherheit aus (SSAE16 SOC2 Zertifizierung, ISO 27001 Zertifizierung). Ausserdem können Mitarbeitende dank App-ähnlicher Benutzerführung die Lösung ohne Schulung anwenden. Und der Clou! Dank umfassender Reportings und Statistiken sehen Sie jederzeit, wo noch Optimierungsbedarf besteht und können Ihr PeopleDoc kontinuierlich selbständig ausbauen.

Natürlich kommuniziert PeopleDoc mit Ihren bestehenden operativen und strategischen HR Systemen. PeopleDoc dockt sich nahtlos an und gibt ihren bestendenden Systemen messbaren Mehrwert.

HR Ticketing

PeopleDoc ist mehr als nur ein Ticketsystem für das HR. Mit PeopleDoc finden Mitarbeiter rund um die Uhr Antworten auf ihre Fragen. Auch dann, wenn Ihre Personalabteilung Feierabend hat. PeopleDoc kombiniert eine online Wissensdatenbank mit einem effizienten und zeitgemässen HR Ticketsystem. PeopleDoc ist der zentrale Einstiegspunkt für die Kommunikation mit dem HR.

Wissensdatenbank und HR Ticketsystem

Wenn Mitarbeiter mit dem HR unzufrieden sind, dann liegt das nachweisbar daran, dass sie nicht oder nicht schnell genug die Informationen erhalten, die sie benötigen. Und genau hier setzt PeopleDoc an. Mitarbeiter können über ein anwenderfreundliches und personalisiertes Portal Antworten auf ihre HR-bezogenen Fragen finden. Falls die Antwort auf die gewünschte Frage noch nicht in der Wissensdatenbank vorhanden ist, kann einfach und unkompliziert ein Ticket ans HR aufgegeben werden. Für komplexere Anfragen kann das HR bereits vordefinierte Antragsformulare bereitstellen, um sicherzustellen, dass der Mitarbeiter alle für die Bearbeitung relevanten Informationen erfasst. Die Bearbeitung der Tickets und Anträge ist für den Mitarbeiter transparent nachvollziehbar, was wiederum lästige Rückfragen vermeidet. Das Resultat: Das HR kann mit weniger Ressourcen mehr leisten, sich auf die strategische Arbeit fokussieren und gleichzeitig die Mitarbeiterzufriedenheit nachhaltig stärken.

Weiterentwicklung dank Reports

Clevere Auswertungen und Statistiken zeigen dem HR, welche Themen am meisten Klärungsbedarf benötigen und welche Inhalte in der Wissensdatenbank ergänzt werden sollten. Die besten Tickets sind solche, die gar nicht erst eröffnet werden müssen und von der Wissensdatenbank abgefangen werden. 

 

HR Workflows

HR Workflows sind dynamisch und unterliegen ständigem Wandel. Vom einfachen Prozess einer Gehaltsänderung bis hin zum komplexen Onboarding-Prozess gilt es sicherzustellen, dass alle relevanten Schritte durchlaufen und rechtliche Grundlagen eingehalten werden. Mit PeopleDoc gestalten Sie Ihre HR Prozesse nach Ihren Bedürfnissen. Flexibel und ganz ohne IT Unterstützung. 

Automatisierung aller HR Prozesse

HR Prozesse sind Unternehmensprozesse. Sie betreffen jeden einzelnen Mitarbeiter und oft sind zahlreiche Abteilungen, Vorgesetzte und  Mitarbeitende involviert. Wie behalten Sie die Transparenz und Kontrolle? Wie stellen Sie sicher, dass auch bei Abwesenheiten Prozesse nicht einfach liegen bleiben? Dass alles revisionssicher nachvollziehbar ist? Dass Sie bei Prozessänderungen nicht von der IT Abteilung abhängig sind?

Egal welches HRIS System Sie im Einsatz haben, die übergreifende Prozessabwicklung bleibt oft auf der Strecke. PeopleDoc bringt Power in Ihre HR Prozesse. Es ist so verknüpft, dass aus einem Mitarbeiterantrag heraus ganz einfach auch ein komplexer HR Prozess ausgelöst werden kann. Dokumente, die im Rahmen der Antragsbearbeitung entstehen, können in PeopleDoc gespeichert werden. Von einfachen Checklisten bis hin zu komplexen Workflows erlaubt Ihnen PeopleDoc eine komfortable Automatisierung Ihrer Prozesse. Insbesondere der strategisch wichtige Onboarding Prozess kann mit PeopleDoc massiv optimiert und verschlankt werden.   

First Class Onboarding:

  • Bereits vor dem ersten Arbeitstag erhalten neue Mitarbeiter Zugang zu einem massgeschneiderten Onboarding Portal
  • Notwendige Formulare werden vom Mitarbeiter online ausgefüllt und signiert
  • Alle beteiligten Abteilungen und Stellen sind in den Prozess integriert
  • Klassische Fragen neuer Mitarbeiter klären sich bereits durch die Inhalte der Wissensdatenbank
  • Das HR sieht alle offenen und überfälligen Aufgaben und kann, wann immer notwendig, in die Prozesse eingreifen
  • Alle aufbewahrungspflichten Dokumente werden in PeopleDoc abgelegt
  • Der Dokumentenfluss erfolgt komplett digital, d.h. Mitarbeiter können Dokumente im Rahmen der Prozessführung einfach hochladen und auch signieren

HR Prozesse sind dynamisch, komplex und unterliegen einem permanentem Wandel. Daher sind starr definierte Workflows ungeeignet für Prozesse wie z.B. On-/Offboarding, Funktionswechsel, Mutterschaftsurlaub, Sabbatical, Beförderung, Probezeitende und viele andere typische HR Prozesse.  

Mit PeopleDoc kann die Fachabteilung selbständig Prozesse erstellen und anpassen. Aber nicht nur das! Sie entscheiden auch, wieviel Automatisierung angemessen ist, um sich nicht in ein starres Korsett zu zwängen. Und der Clou? Das HR kann jederzeit dynamisch in einen laufenden Prozess eingreifen und Schritte hinzufügen oder auch entfernen. So wird Prozessmanagement zu einem alltagstauglichen Werkzeug und bringt höchste Flexibilität.

Ein umfassendes Reporting erlaubt Ihnen die Analyse Ihrer Prozesseffizienz und die Identifikation von Engpässen. So optimieren Sie Tag für Tag Ihre HR Produktivität.

Digitales Personaldossier

Wird Ihr HR noch mit Papier überschwemmt? PeopleDoc verändert die Art und Weise, wie Personalabteilungen Ihre Dokumente managen und verwalten. Effizient und regelkonform. So bleibt mehr Zeit für Tätigkeiten, die einen Mehrwert bieten, zum Beispiel für die Weiterentwicklung der Mitarbeiter und ihre Identifikation mit dem Unternehmen.

Digitales Personaldossier an einem Ort

Dokumente entstehen im HR Tag für Tag, oft auch als Resultat eines Prozesses und landen am Ende meistens in der Personalakte des Mitarbeitenden. Doch Papier braucht nicht nur viel Platz, auch ist der Zugriff bürokratisch und administrativ aufwändig. Das ist nicht mehr zeitgemäss.
PeopleDoc setzt genau hier an und bietet moderne Möglichkeiten für die Erstellung und Ablage von Dokumenten sowie einen flexiblen und standortunabhängigen Zugriff. PeopleDoc erlaubt es Ihnen, Ihre Papierakten komplett zu vernichten und in Zukunft nur noch elektronisch zu arbeiten. Der Zugriff ist von jedem Gerät und jedem Ort jederzeit möglich.

HR Dokumente archivieren

PeopleDoc zentralisiert Dokumente aus verschiedensten Quellen: von eingescannten Papierdokumenten über Dokumente, die innerhalb der verwendeten HR Systeme erzeugt werden bis hin zu Office-Dokumenten oder E-Mails, die aktenkundig abgelegt werden sollen.

Übrigens können nicht nur Mitarbeiterdokumente sondern auch Firmendokumente, wie beispielsweise AHV- und Quellensteuerabrechnungen ganz einfach in PeopleDoc verwaltet werden.

Intelligentes Dokumentenmanagement mit PeopleDoc

PeopleDoc ist mehr als nur ein einfaches Archiv, sondern ein intelligentes Dokumentenmanagement. Sie setzen Termine, verschicken E-Mailerinnerungen, leiten Dokumente geschützt weiter und können über alle Dokumente mit hilfreichen Filtern hinweg suchen. Mitarbeiter, in deren Personalakte Dokumente fehlen oder abgelaufen sind, werden per E-Mail informiert und zum Upload der Dokumente aufgefordert. Die Rücklaufkontrolle erfolgt bequem direkt im Personaldossier.

Damit auch die Compliance gewährleistet ist, bietet PeopleDoc flexible Berechtigungen, Prüfprotokolle und detaillierte Audit-Logs.

Auf einen Blick

  • Vordefinierte Integration mit SAP SuccessFactors
  • Offene Architektur zur Anbindung an beliebige HRIS Systeme
  • Sicheres Sharing von Dokumenten statt klassischem E-Mailversand
  • Flexible Verwaltung von Aufbewahrungsfristen
  • Zugriffsrechte nach Rollen und Dokumentarten
  • Umfassende Dashboards nach Dokumentarten und Aktionen

 

Dokumentenerzeugung

Arbeitsverträge, Salärbriefe, Bestätigungen und vieles mehr – mit der Dokumentenerzeugung PeopleDoc wird das Erstellen von HR-Dokumenten immens vereinfacht. Standardisiert und weitgehend automatisiert kann beliebige mitarbeiterbezogene Korrespondenz erstellt, bei Bedarf in einen Unterschriftenworkflow gesendet und im digitalen Personaldossier abgelegt werden.

Die PeopleDoc HR Service Delivery Plattform unterstützt den gesamten Lebenszyklus von Mitarbeiterdokumenten: von der Dokumentenerzeugung über die Archivierung bis zum Löschen nach Ende der Aufbewahrungsfrist.

Die automatisierte Dokumentenerzeugung ermöglicht es Ihnen, schwierige und zeitaufwändige Dokumente mit Leichtigkeit zu erstellen. Vorhandene Mitarbeiterdaten und Textbausteine, zum Beispiel abhängig vom Standort oder der Mitarbeiterkategorie, werden aufgrund von Regeln automatisch eingefügt. Somit erstellen Sie Dokumente nicht nur im Bruchteil der bisherigen Zeit, sondern reduzieren auch das Fehlerrisiko massgeblich.

Vorlagen werden ganz einfach im gewohnten Microsoft Word Umfeld erstellt und können so auch flexibel immer wieder den aktuellen Bedürfnissen angepasst werden. Erzeugte Dokumente können als Word- oder PDF-Dokument ausgegeben, direkt im elektronischen Personaldossier archiviert oder in einen Unterschriftenworkflow gesendet werden. Sie möchten eine grössere Anzahl an Dokumenten (z.B. Bonusbriefe) in einem Schritt automatisiert erstellen? Auch das ist selbstverständlich möglich.

MyPeopleDoc

MyPeopleDoc ermöglicht einen schnellen, einfachen und sicheren Online-Versand von Lohnabrechnungen und Lohnausweisen. So werden nicht nur umfangreich Kosten gespart - auch die Umwelt freuts!

Ganz einfach Dokumente versenden

Stellen Sie Ihren Mitarbeitenden Lohnabrechnungen, Lohnausweise und weitere Dokumente online in MyPeopleDoc bereit. Ihre Mitarbeitende können von zu Hause aus über ihre private E-Mail-Adresse jederzeit zugreifen.

Dauerhaftes und sicheres Speichern

Ihre Mitarbeitenden können dauerhaft auf MyPeopleDoc zugreifen, selbst beim Verlassen Ihres Unternehmens. Sie können sogar weiterhin Lohnabrechnungen in MyPeopleDoc erhalten, wenn der zukünftige Arbeitgeber den MyPeopleDoc Service verwendet. PeopleDoc garantiert, dass die Dokumente mindestens 50 Jahre gespeichert werden oder solange bis der MyPeopleDoc-Account durch den Mitarbeitenden gelöscht wird.

Ihre Mitarbeitenden erhalten zudem kostenlos 10 GB Speicherplatz, um ihre persönlichen Dokumente und Dateien unabhängig vom Format zu speichern.

Ein sicheres elektronisches Schliessfach

Alle gespeicherten Dokumente werden ausschließlich in der Europäischen Union in sicheren und ISO-zertifizierten Rechenzentren gespeichert.

Umweltfreundlich und kostengünstig

Reduzieren Sie der Umwelt zuliebe den Papierverbrauch und reduzieren Sie Ihre Druck-, Versand- und Verarbeitungskosten.

Reibungslose Integration

Wenn Sie PeopleDoc im Einsatz haben, umso besser! Dann sind Sie nur noch wenige Schritte von der Aktivierung von MyPeopleDoc entfernt. MyPeopleDoc ist in die bestehende PeopleDoc-Plattform integriert und Sie können zukünftig Ihren Mitarbeitenden auch flexibel mit einem Klick Dokumente aus dem e-Dossier in die MyPeopleDoc Inbox zustellen.

 

Success Story

Helvetia Versicherungen

Helvetia Versicherungen

Helvetia besitzt dank PeopleDoc eine digitale HR-Drehscheibe für eine reibungslosen Kommunikation zwischen Mitarbeitenden und HR.

Mehr

Highlights

  • Umfassende HR Service Delivery Lösung
  • Rasche Beantwortung von Mitarbeiter-Anfragen durch HR-Ticketing
  • Effizienzsteigerung in der HR Administration
  • Papierloses, effizientes Dokumentenmanagement
  • Schnelles Finden von Informationen im Mitarbeiterportal
  • Nahtlose Integration in bestehende Systeme (z.B. SAP, SuccessFactors)
  • Kurze Implementationszeit
  • Einfachste Bedienung (keine Programmierkenntnisse notwendig)
  • Flexible und dynamische Workflows

To the top

Cookies

Um unsere Webseite für Sie optimal zu gestalten und fortlaufend verbessern zu können, verwenden wir Cookies. Durch die weitere Nutzung der Webseite stimmen Sie der Verwendung von Cookies zu.

Weitere Informationen zu Cookies erhalten Sie in unserer Datenschutzerklärung.