<iframe src="//www.googletagmanager.com/ns.html?id=GTM-MJ2G9LZ" height="0" width="0" style="display:none;visibility:hidden"></iframe>PeopleDoc - Digitale HR-Plattform für Personalmanagement, Cloudbasiert, SAP- und SuccessFactors-Integration | HR Strategieberatung, Software & Services

PeopleDoc


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Die digitale HR-Plattform

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HR goes digital. Dank PeopleDoc, der einzigartigen digitalen Plattform für Mitarbeitende, Vorgesetzte sowie das HR, werden administrative HR Tätigkeiten und Anfragen von Mitarbeitern um ein Vielfaches vereinfacht. Von der Bereitstellung von Personalinformationen und Reglementen, über einfaches Absetzen von Anfragen ans HR bis hin zu komplexen HR Prozessen und Dokumentenmanagement ist PeopleDoc die administrative HR Drehscheibe im Unternehmen. Selbsterklärend. Mobil. Einfach. 

PeopleDoc verwandelt das klassische Personalmanagement

Mit mehr als 2.5 Millionen Anwendern und seit 10 Jahren auf dem Markt hat sich PeopleDoc seinen Platz in der Welt der HR-Lösungen erarbeitet. Von Gartner als Cool Vendor kategorisiert, überzeugt PeopleDoc mit Einfachheit und Effizienz im administrativen HR.

Für die standardisierten und planbaren HR Prozesse sind die meisten Unternehmen heute gut mit IT Lösungen eingedeckt. Was aber typischerweise einen hohen administrativen Aufwand verursacht sind die spontanen, nicht kalendarisch planbaren Anfragen und damit verbundenen Aktivitäten. Genau hier setzt PeopleDoc an und bringt Struktur und Effizienz.

Im Fokus steht die Reduktion der administrativen Arbeit. Indem den Mitarbeitenden alle relevanten Informationen zentral zur Verfügung gestellt werden, können fast 80% aller auftauchenden Fragen somit selbsterklärend beantwortet werden. Wo das nicht reicht, kann rasch ein Ticket ausgelöst oder ein Prozess gestartet werden. Dokumente, die im Prozessverlauf entstehen, werden automatisch erzeugt und im digitalen Dossier abgelegt.

 

Lösungsspektrum von PeopleDoc

Die nachfolgende Abbildung zeigt das Lösungsspektrum von PeopleDoc im Überblick.

Die Cloud-basierte Lösung kann in wenigen Wochen implementiert werden und zeichnet sich durch höchste Sicherheit aus (SSAE16 SOC2 Zertifizierung, ISO 27001 Zertifizierung). Zudem unterliegen alle Aktivitäten der strengen europäischen Datenschutzrichtlinie.  Ausserdem können dank App-ähnlicher Benutzerführung Mitarbeiter die Lösung ohne Schulung anwenden. Und der Clou! Dank umfassender Reportings und Statistiken sehen Sie jederzeit, wo noch Optimierungsbedarf besteht und können Ihr PeopleDoc kontinuierlich ausbauen.

Natürlich kommuniziert PeopleDoc mit Ihren bestehenden operativen und strategischen HR Systemen. PeopleDoc dockt sich nahtlos an und gibt ihren bestendenden Systemen messbaren Mehrwert.

HR Ticketing

PeopleDoc ist mehr als nur ein Ticketsystem für das HR. Mit PeopleDoc finden Mitarbeiter rund um die Uhr Antworten auf ihre Fragen. Auch dann wenn Ihre Personalabteilung Feierabend hat. PeopleDoc kombiniert eine online Wissensdatenbank mit einem effizienten und zeitgemässen HR Ticketsystem. PeopleDoc ist der zentrale Einstiegspunkt für die Kommunikation mit dem HR.

Wissensdatenbank und HR Ticketsystem

Wenn Mitarbeiter mit dem HR unzufrieden sind, dann liegt das nachweisbar daran, dass sie nicht oder nicht schnell genug die Informationen bekommen, die sie benötigen. Und genau hier setzt PeopleDoc an.    Mitarbeiter können über ein anwenderfreundliches und personalisiertes Portal Antworten auf ihre HR-bezogenen Fragen finden. Falls die Antwort auf die gewünschte Frage noch nicht in der Wissensdatenbank vorhanden ist, kann einfach und unkompliziert ein Ticket ans HR aufgegeben werden. Für komplexere Anfragen kann das HR bereits vordefinierte Antragsformulare bereitstellen, um sicherzustellen, dass der Mitarbeiter alle für die Bearbeitung relevanten Informationen erfasst. Die Bearbeitung der Tickets und Anträge ist für den Mitarbeiter transparent nachvollziehbar, was wiederum lästige Rückfragen vermeidet.

Weiterentwicklung dank Reports

Clevere Auswertungen und Statistiken zeigen dem HR, welche Themen am meisten Klärungsbedarf benötigen und welche Inhalte in der Wissensdatenbank ergänzt werden sollten. Die besten Tickets sind solche, die gar nicht erst eröffnet werden müssen und von der Wissensdatenbank abgefangen werden.  Das Resultat: Das HR kann mit weniger Ressourcen mehr leisten und gleichzeitig die Mitarbeiterzufriedenheit nachhaltig stärken.

 

HR Prozessmanagement

HR Prozesse sind dynamisch und unterliegen ständigem Wandel. Vom einfachen Prozess einer Gehaltsänderung bis hin zum komplexen Onboarding-Prozess gilt es sicherzustellen, dass alle relevanten Schritte durchlaufen und rechtliche Grundlagen eingehalten werden. Mit PeopleDoc gestalten Sie Ihre HR Prozesse nach Ihren Bedürfnissen. Flexibel und ganz ohne IT Unterstützung. 

Modellierung und Automatisierung aller HR Prozesse

HR Prozesse sind Unternehmensprozesse. Sie betreffen jeden einzelnen Mitarbeiter und oft sind zahlreiche Abteilungen, Vorgesetzte und  Mitarbeitende involviert. Wie behalten Sie die Transparenz und Kontrolle? Wie stellen Sie sicher, dass auch bei Abwesenheiten Prozesse nicht einfach liegen bleiben? Dass alles revisionssicher nachvollziehbar ist? Dass Sie bei Prozessänderungen nicht von der IT Abteilung abhängig sind?

Egal welches HRIS System Sie im Einsatz haben, die übergreifende Prozessabwicklung bleibt oft auf der Strecke. PeopleDoc bringt Power in Ihre HR Prozesse. Es ist so verknüpft, dass aus einem Mitarbeiterantrag heraus ganz einfach auch ein komplexer HR Prozess ausgelöst werden kann. Dokumente, die im Rahmen der Antragsbearbeitung oder an deren Ende entstehen werden können in PeopleDoc gespeichert werden. Von einfachen Checklisten bis hin zu komplexen Workflows mit IFTTT Logiken (If This Then That) erlaubt Ihnen PeopleDoc eine komfortable Modellierung und Automatisierung Ihrer Prozesse. Insbesondere der strategisch wichtige Onboarding Prozess kann mit PeopleDoc massiv optimiert und verschlankt werden.   

First Class Onboarding:

  • Bereits vor dem ersten Arbeitstag erhalten neue Mitarbeiter Zugang zu einem massgeschneiderten Onboarding Portal
  • Notwendige Formulare werden vom Mitarbeiter online ausgefüllt und signiert
  • Alle beteiligten Abteilungen und Stellen sind in den Prozess integriert
  • Klassische Fragen neuer Mitarbeiter klären sich bereits durch die Inhalte der Wissensdatenbank
  • Das HR sieht alle offenen und überfälligen Aufgaben und kann, wann immer notwendig, in die Prozesse eingreifen
  • Alle aufbewahrungspflichten Dokumente werden in PeopleDoc abgelegt
  • Der Dokumentenfluss erfolgt komplett digital, d.h. Mitarbeiter können Dokumente im Rahmen der Prozessführung einfach hochladen und auch signieren

HR Prozesse sind dynamisch, komplex und unterliegen einem  permanentem Wandel. Daher sind starr definierte Workflows ungeeignet für Prozesse wie z.B. On-/Offboarding, Funktionswechsel, Mutterschaftsurlaub, Sabbatical, Beförderung, Probezeitende und viele andere typische HR Prozesse.  

Mit PeopleDoc kann die Fachabteilung selbständig via Drag&Drop Prozesse erstellen und anpassen. Aber nicht nur das! Sie entscheiden auch wieviel Automatisierung angemessen ist, um sich nicht in ein starres Korsett zu zwängen. Und der Clou? Das HR kann jederzeit dynamisch in einen laufenden Prozess eingreifen und Schritte hinzufügen oder auch entfernen. So wird Prozessmanagement zu einem alltagstauglichen Werkzeug und bringt höchste Flexibilität.

Ein umfassendes Reporting erlaubt Ihnen, die Analyse Ihrer Prozesseffizienz und der Identifikation von Engpässen. So optimieren Sie Tag für Tag Ihre HR Produktivität.

 

HR Dokumentenmanagement

Wird Ihr HR noch mit Papier überschwemmt? PeopleDoc verändert die Art und Weise, wie Personalabteilungen Ihre Dokumente managen und verwalten. Effizient und regelkonform. So bleibt mehr Zeit für Tätigkeiten, die einen Mehrwert bieten, zum Beispiel für die Weiterentwicklung der Mitarbeiter und ihre Identifikation mit dem Unternehmen.

Digitale Personalakten an einem Ort

Dokumente entstehen im HR Tag für Tag, oft auch als Resultat eines Prozesses und landen am Ende meistens in der Personalakte des Mitarbeitenden. Doch Papier braucht nicht nur viel Platz, auch ist der Zugriff bürokratisch und administrativ aufwändig. Das ist nicht mehr zeitgemäss.
PeopleDoc setzt genau hier an und bietet moderne Möglichkeiten für die Erstellung und Ablage von Dokumenten sowie einen flexiblen und standortunabhängigen Zugriff. PeopleDoc erlaubt es Ihnen, Ihre Papierakten komplett zu vernichten und in Zukunft nur noch elektronisch zu arbeiten. Der Zugriff ist von jedem Gerät und jedem Ort jederzeit möglich.

HR Dokumente archivieren

PeopleDoc zentralisiert Dokumente aus verschiedensten Quellen: von eingescannten Papierdokumenten über Dokumente, die innerhalb der verwendeten HR Systeme erzeugt werden bis hin zu Office-Dokumenten oder E-Mails, die aktenkundig abgelegt werden sollen.

Übrigens können nicht nur Mitarbeiterdokumente sondern auch Firmendokumente, wie beispielsweise AHV- und Quellensteuerabrechnungen ganz einfach in PeopleDoc verwaltet werden.

Intelligentes Dokumentenmanagement mit PeopleDoc

PeopleDoc ist mehr als nur ein einfaches Archiv, sondern ein intelligentes Dokumentenmanagement. Sie setzen Termine, verschicken E-Mailerinnerungen, leiten Dokumente geschützt weiter und können über alle Dokumente mit hilfreichen Filtern hinweg suchen. Mitarbeiter, in deren Personalakte Dokumente fehlen oder abgelaufen sind, werden per E-Mail informiert und zum Upload der Dokumente aufgefordert. Die Rücklaufkontrolle erfolgt bequem direkt in der Personalakte.

Damit auch die Compliance gewährleistet ist bietet PeopleDoc flexible Berechtigungen, Prüfprotokolle und detaillierte Audit-Logs.

Auf einen Blick

  • Vordefinierte Integration mit SAP SuccessFactors
  • Offene Architektur zur Anbindung an beliebige HRIS Systeme
  • Sicheres Sharing von Dokumenten statt klassischem E-Mailversand
  • Flexible Verwaltung von Aufbewahrungsfristen
  • Zugriffsrechte nach Rollen und Dokumentarten
  • Umfassende Dashboards nach Dokumentarten und Aktionen

 

Highlights

  • Umfassende HR Service Delivery Lösung
  • Rasche Beantwortung von Mitarbeiter-Anfragen durch HR-Ticketing
  • Effizienzsteigerung in der HR Administration
  • Papierloses, effizientes Dokumentenmanagement
  • Schnelles Finden von Informationen im Mitarbeiterportal
  • Nahtlose Integration in bestehende Systeme (z.B. SAP, SuccessFactors)
  • Kurze Implementationszeit
  • Einfachste Bedienung (keine Programmierkenntnisse notwendig)

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