UKG Document Manager


UKG Document Manager

Mit UKG Document Manager können Personalabteilungen Dokumente aktiv managen. Das reicht von der Dokumentenerzeugung über die Archivierung, den Zugriff, die Verteilung bis hin zum Löschen einer Personalakte. Die Datenhaltung erfolgt an einem zentralen und sicheren Ort, der von jedem Gerät jederzeit und von überall erreichbar ist.

Warum UKG Document Manager?

  • Zentralisiertes und digitales Mitarbeiterdossier

  • Einfache Dokumentenerzeugung

  • Sicheres Teilen von Dokumenten

  • Einfaches Managen von Aufbewahrungsfristen

  • Elektronischer Briefkasten für Mitarbeitende

  • Elektronische Signatur

Alle Dokumente an einem Ort

Dokumente entstehen im HR Tag für Tag, sind oft das Resultat eines Prozesses und landen am Ende meistens in der Personalakte des Mitarbeitenden. Doch Papier braucht nicht nur viel Platz, auch ist der Zugriff bürokratisch und administrativ aufwändig. Das ist nicht mehr zeitgemäss. UKG Document Manager bietet moderne Möglichkeiten für die Erstellung und Ablage von Dokumenten sowie einen flexiblen und standortunabhängigen Zugriff. UKG Document Manager erlaubt es Ihnen, Ihre Papierakten komplett zu vernichten und in Zukunft nur noch elektronisch zu arbeiten.

E-Dossier

Erstellen, verwalten, speichern und sichern Sie alle Dokumente Ihrer Mitarbeitenden in einem zentralisierten Mitarbeiterdossier. Fortgeschrittene Suchfunktionen über das ganze Archiv vereinfachen wiederkehrende Kontrollaufgaben. Rechtskonforme Aufbewahrungsfristen werden dank der hinterlegten Regeln automatisiert sichergestellt. So managen Sie die globale Compliance mit gesetzlichen und regulativen Vorgaben.

  • Zentralisiertes Mitarbeiterdossier
  • Fortgeschrittene Suchfunktion
  • Sicheres Teilen von Dokumenten
  • Sicherer rollenbasierter Zugriff
  • Automatisierte Aufbewahrungsfristen
  • Integration ins UKG People Assist

Dokumentenerzeugung

Erzeugen Sie einfache und komplexe Dokumente und nutzen Sie dafür Daten aus Workflows oder Stammdaten aus einem Ihrer HR-Informationssystemen. Arbeitsverträge und andere HR-Dokumente werden mit wenigen Klicks erzeugt und können direkt in einen digitalen Unterschriftenworkflow gesendet, im digitalen Mitarbeiterdossier abgelegt oder in den elektronischen Briefkasten zugestellt werden. Dokumentenvorlagen werden durch Sie selber erstellt oder angepasst – ganz einfach in der von Ihnen genutzten Textbearbeitungssoftware.

  • Automatisierte Dokumentenerzeugung
  • Nutzung von zentralen Textbausteinen
  • Einfache Vorlagenerstellung in Ihrer Textbearbeitungssoftware

Elektronischer Briefkasten

Jeden Monat müssen Gehaltsabrechnungen und andere Dokumente an Mitarbeitende gesendet werden. Verteilen Sie HR-Dokumente mit wenigen Klicks in den elektronischen Briefkasten. Mitarbeitende profitieren von einem lebenslangen, kostenlosen Zugriff auf den Briefkasten. Auch eigene Dokumente können darin gespeichert und mit Dritten geteilt werden.

  • Digitale Zustellung von HR-Dokumenten
  • Keine Druck- und Portokosten
  • Unbegrenzter Speicherplatz für Dokumente des Arbeitgebers
  • Lebenslang kostenloser Zugang für Mitarbeitende mit 10 GB Speicherplatz
  • Sicherer Zugang durch Zwei-Faktoren-Authentifizierung

Elektronische Signatur

Dokument ausdrucken, tagelang auf Unterschriften warten und danach das Dokument wieder einscannen. Damit dieser Medienbruch und Effizienzkiller für Sie der Vergangenheit angehört bietet Employee File Management eine standardisierte Integration zu DocuSign und Adobe Sign. Signieren Sie Dokumente innert Sekunden mit wenigen Klicks. Das Dokument archiviert sich danach sogar gleich selbst im Mitarbeiterdossier.

  • Dokumente direkt aus der Dokumentenerzeugung in den Signaturworkflow senden
  • Digitales Signieren mit wenigen Klicks – auch auf dem Smartphone
  • Automatisierte Archivierung im Personaldossier

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