Sophie - Your little HR friend.


Sophie –Your little HR Friend

Sophie ist die digitale HR-Assistenz für Ihre Mitarbeitenden und bereichert Ihr HR im gesamten Employee-Life-Cycle. Sie ist die zentrale Ansprechpartnerin für HR-Anfragen, Aufgaben und Prozesse. Sophie beantwortet HR-Fragen, erinnert an wichtige Termine oder Aufgaben, hilft beim Erfassen von Daten und vieles mehr.

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Sophie-Animation

Warum Sophie?

Entlastung für Ihr HR

  • Weniger repetitive Supportanfragen

  • Modularer Aufbau für individuelle Funktionen

  • Kompatibel mit allen gängigen HR-Systemen

Anlaufstelle für Ihre Mitarbeitenden

  • Zentrale Anlaufstelle für diverse HR-Anfragen

  • 24/7 sowie ortsunabhängig erreichbar

  • Schnelles, einfaches und unkompliziertes Chat-Erlebnis

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Unterstützung entlang des Empolyee Lifecycle

Die digitale HR-Assistenz Sophie ist mehr als ein Chatbot. Sie unterstützt Ihre Mitarbeitenden auf eine neue Art und Weise entlang des gesamten Employee Lifecycle. Vom Recruiting bis hin zum Offboarding begleitet Sophie die Mitarbeitenden bei ihren HR-Anliegen und Aufgaben – zentral und persönlich.

Sophies Kompetenzen

Beantworten von Mitarbeiterfragen

Mit der Kombination von AI (Artificial Intelligence) und NLP (Natural Language Processing) werden Mitarbeiterfragen erkannt, mit einer individuell erstellbaren (Wissens)-Datenbank abgeglichen und anschliessend direkt beantwortet. Dabei lernt Sophie bei häufigem Einsatz automatisch mehr dazu.  

Beispiele:

  • Wiedergabe von Bestimmungen zur Übernahme von Ferientagen ins nächste Jahr​
  • Informationen zu internen Entwicklungsmassnahmen mit Absprungmöglichkeit ins LMS​
  • Weiterleitung zu einem Antragsformular für ein Zwischenzeugnis

 

Bearbeitung von HR-Anfragen

Über Schnittstellen in HR-Systeme, können direkt im Chat Prozesse von Drittsystemen bearbeitet werden. Bei komplexen Anfragen wird der Mitarbeitende direkt zur passenden Ansprechperson oder Intranetseite weitergeleitet.

Beispiele:

  • Anfragen einer Arbeitsbestätigung oder Zwischenzeugnisses
  • Genehmigung eines Weiterbildungsantrags​
  • Antrag für unbezahlten Urlaub stellen

Senden von Erinnerungen und Aufgaben

Hintergrundverknüpfungen mit Kalendern, Datenbanken oder Systemen im Hintergrund senden persönliche Benachrichtigungen bei wichtigen Ereignissen. Mögliche Aktionen können direkt im Chat ausgelöst werden.

Beispiele:

  • Geburtstagserinnerung an Teamleitende
  • Dienstjubiläums-Erinnerung ans HR​
  • Erinnerung an Zielvereinbarungs- und Zielbeurteilungsgespräche

Erfassen fotografierter Spesenbelege

In Kombination mit dem Spesentool Edi und dessen intelligenter Bilderkennungstechnologie werden fotografierte Belege erkannt, erfasst und weitergeleitet. Manuelle Eingaben sind dadurch überflüssig.

Beispiele:

  • Erfassen von Spesenbelegen
  • Benachrichtigung und Genehmigung von Spesenabrechungen
  • Allgemeine Benachrichtigungen aus dem Spesensystem

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Die Geburtsstunde von Sophie

Die Idee zu dem HR Chatbot Sophie entstand an einem Geschäftsessen: Wieso lässt sich eigentlich der Spesenbeleg nicht mit dem Smartphone einlesen? Im Zeitalter der Digitalisierung und der Harmonisierung so vieler Prozesse müsste das doch möglich sein.

Der erste Gedanke, dafür eine App zu entwickeln, wurde rasch verworfen. Ein HR Chatbot würde die Aufgabe viel besser und einfacher lösen. Mit rhyno solutions fanden wir den passenden Partner.

Nach einigen Brainstormings und Workshops wurden wir uns der Genialität und Brisanz dieser Technologie immer mehr bewusst: Sophie würde nicht nur einzelne Prozesse verbessern, sondern könnte sogar eins zu eins in die bestehende Systemlandschaft eingebettet werden – ganz so, als hätte sie schon immer dorthin gehört.

Der HR Chatbot Sophie ist Teil des Google Startup Programms und wird von der Wirtschaftsförderung Schaffhausen unterstützt.

HR Chatbot FAQ

Ein Chatbot ist ein Computerprogramm, das in Form von digitalen Gesprächen persönliche Unterstützung bietet. Eingebettet in eine Kommunikationssoftware wie Microsoft-Teams können Nutzer via Chat der digitalen Assistenz Fragen stellen und Aufträge erteilen. Diese werden mittels künstlicher Intelligenz, automatisierten Regeln, Natural-Language Processing (NLP) und maschinellem Lernen (ML) erkannt, direkt beantwortet oder bearbeitet. Durch die Möglichkeit, andere Programme durch Schnittstellen mit der digitalen Assistenz zu verbinden, ergibt sich eine Vielzahl möglicher Prozesse und Aufgaben, die automatisiert oder vereinfacht werden können.

Ein Chatbot ist zu jeder Tageszeit erreichbar, gibt dank Schnittstellen in Wissensdatenbanken immer sofort eine Antwort und kann von mehreren Mitarbeitenden gleichzeitig genutzt werden.

Sophie lässt sich an diverse Systeme anbinden. Es ist Ihre Entscheidung, mit welchen HR-Software-Programmen sich Sophie verbinden soll. Nachfolgend finden Sie eine Auswahl:

  • Kernsysteme wie SAP SuccessFactors, Haufe und SAP HCM
  • Reise- und Spesenmanagementsysteme wie SAP Concur und Edi
  • Prozessmanagementsysteme wie UKG HR Service Delivery
  • Kommunikationssysteme wie Micrososft Teams und Beekeeper
  • Viele mehr…

Die Funktionalität von Sophie ist nur bei Standardanfragen gewährleistet. Ehrliche Begeisterung und Empathie kann nur von Menschen ausgedrückt werden und Maschinen sind nur so intelligent wie der Datensatz im Hintergrund.

Ob Grosskonzern oder KMU – jede Anforderung ist unterschiedlich und erfordert andere Sicherheitsstandards. Diese Bedürfnisse an Datenschutz und Vertrauenswürdigkeit sind somit eng an die umzusetzende Idee gebunden. Am besten melden Sie sich bei uns und wir finden eine optimale Lösung für Ihre Situation.

Nein, Sophie ist eine Assistenz, die zur Unterstützung der Personalabteilung und zur Vereinfachung des Arbeitsalltags eingesetzt wird. Den persönlichen und zwischenmenschlichen Kontakt kann sie nicht ersetzten. Sie kann alle Standardanfragen oder generell repetitive Aufgaben übernehmen. Je nachdem, wie wichtig Empathie dabei ist, tritt das HR mehr oder weniger in den Vordergrund. Für die Mitarbeitenden des HRs bedeutet das eine Entlastung und Reduktion von Störfaktoren wie Unterbrechungen oder stetiges Beantworten der gleichen Fragen. Das wirkt sich positiv auf die Mitarbeitenden aus und schenkt ihnen mehr Zeit für wichtigere Aufgaben.


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