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Reise- und Spesenmanagement


Reise- und Spesenmanagement

Wir bringen Ihre Reise- und Spesenprozesse zum Fliegen

Möchten Sie nicht auch, dass Ihre Mitarbeitenden mit minimalstem Aufwand Ihre Spesen buchen und abrechnen können, Ihre Finanzabteilung über weltweite Kostentransparenz verfügt und Ihr Risk-Management jederzeit weiss, wo sich Ihre Mitarbeitenden aufhalten? Dann haben wir die Lösung.

Die Herausforderungen im Reise- und Spesenmanagement (RSM)

In einer zunehmend globalisierten Welt erhöhen sich die Ausgaben für Geschäftsreisen. Viele Unternehmen verlieren dabei den Überblick und die Kontrolle über die Kosten. Moderne Unternehmen nutzen daher professionelle Partner, schlanke Prozesse und intelligente Tools um sich dieser Herausforderungen zu stellen. Wir helfen Ihnen ans selbe Ziel zu kommen.

Warum intelligentes Reise- und Spesenmanagement
Ihre Mitarbeitenden glücklicher macht...

Mitarbeitende nutzen Ihr Wissen über Reiseoptionen und den eigenen Kalender im Kopf um die besten Optionen rasch und unkompliziert zu buchen.

Einfache und elektronisch unterstützte Prozesse ermöglichen Reisefreigaben in Minuten – nicht Tagen.

Vernetzte Systeme stellen sicher, dass Daten einmal eingegeben werden. Reisebüro, Kartenprovider und Travel-Anbieter werden alle an eine einzige Plattform angebunden.

Abrechnungen erfolgen mit dem minimal nötigen manuellen Aufwand. Wo möglich werden Feeds und OCR zur automatischen Datenerfassung genutzt.

Mitarbeitende werden nicht mehr durch unnötig komplizierte Buchungsprozesse in Ihrem Arbeitsalltag behindert und erhalten Ihre Spesenrückzahlungen innert kurzer Frist.

Buchungen und Abrechnungen können einfach per Mobile-App getätigt werden.

...und Ihr Unternehmen erfolgreicher:

Manager geniessen volle Kostentransparenz – es ist klar von wem für was Geld ausgegeben wird.

Reiseausgaben werden aktiv verwaltet und verschwinden nicht auf unzähligen Kostenstellen.

Daten für Vertragsverhandlungen lassen sich rasch und unkompliziert aufbereiten. Neben weniger Aufwand resultieren bessere Tarife bei Reiseanbietern.

Bei unerwünschten Kosten kann rasch Gegensteuer gegeben werden.

Eine globale Plattform ermöglicht eine viel effizientere und effektivere Compliance. Mitarbeiter können weltweit vom Hauptsitz gefunden und informiert werden.

Finance Teams haben Zugriff auf ein vollautomatisches, zentrales Datenmanagement und können Reports und Dashboards innert Minuten generieren und liefern.

Mittels eines globalen Compliance und Risk Monitoring haben Unternehmen die Möglichkeit nachzuvollziehen, ob die Reise- und Spesenrichtlinien eingehalten werden oder nicht.

Die Verantwortlichen fürs Risk Management können ihren Duty of Care-Auftrag wahrnehmen.

Reise- und Spesenmanagement Strategies

HR Campus verfolgt einen holistischen Beratungsansatz, um Kunden glücklicher zu machen:

  • In einem ersten Schritt wird eine umfassende Analyse durchgeführt. In Zusammenhang mit dem Spesen- und Reisemanagement werden Organisation, Prozesse, Tools, Verträge, das Verhalten der Mitarbeitenden sowie Policies untersucht.
  • In einem zweiten Schritt wird gemeinsam ein Zielbild definiert, und mögliche Umsetzungsstrategien abgeleitet. Die Aufgabenblöcke werden in einer Roadmap festgehalten.
  • Basierend auf dieser Vorarbeit werden Sollprozesse und eine globale Best-practice Konfiguration festgelegt. Dies ermöglicht im weiteren Verlauf einen raschen Rollout.
  • Bei der Umsetzung unterstützt HR Campus je nach Bedarf. Sie entscheiden, ob wir das Projekt und die komplette Konfiguration der Lösung übernehmen oder Ihnen beratend zur Seite stehen.

Reise- und Spesenmanagement Software

Die richtige Software vereinfacht das Reise- und Spesenmanagement erheblich. HR Campus hält für Sie die passenden HR-Software-Produkte bereit, unter anderem mit den folgenden Vorteilen:

  • 100 % webbasiert
  • Integrierbar in alle HR- und Finanzsysteme
  • Automatischer Abgleich von Kreditkartendaten
  • Mobile App
  • Digitalisierung der Spesenbelege durch Belegfotos
  • Globale Distributionssysteme (GDS)
  • Über 100 standardisierte Reisereports für einen Überblick über sämtliche Ausgaben & Reisebudgets
  • Internationale Rollouts
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Reise- und Spesenmanagement Services

Mit unseren HR Services entlasten wir Ihr HR genau dort, wo es für Sie Sinn macht: Wählen Sie eine Software as a Service (Saas) Lösung und wir schnüren Ihnen ein sorgenfreies Software-Servicepaket zum gewünschten HR-Thema. Oder Sie lagern einzelne oder mehrere HR-Aktivitäten komplett an uns aus – wir nennen das Business Services.

Mit HR People bieten wir Ihnen zudem HR-Experten im Bereich Reise- und Spesenmanagement, die Ihr Team kurz-, mittel- und langfristig unterstützen können bei: Krankheits- oder Langzeitausfällen, fehlendem Fach-Knowhow oder bei der Überbrückung von Personalengpässen.

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