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Reise- und Spesenmanagement


Reise- und Spesenmanagement

Unkompliziertes Reisen und Abrechnen

Modernes Reise- und Spesenmanagement stellt sicher, dass Ihre Mitarbeiter mit minimalem manuellem Aufwand buchen und abrechnen können, Ihr Finance-Department über weltweite Kostentransparenz verfügt und Ihr Risk-Management jederzeit weiss, wo sich Ihre Mitarbeitenden aufhalten.

Die Herausforderungen im Reise- und Spesenmanagement (RSM)

Märkte werden offener. Regionale und nationale Grenzen verschwimmen. Nur noch wenige Firmen können es sich leisten dies zu ignorieren und das globale Potential ungenutzt zu lassen. Mit der Vernetzung und Internationalisierung steigt der Reisebedarf. Ausgaben für Geschäftsreisen nehmen Jahr für Jahr stark zu – in Westeuropa ungefähr 6-8 % pro Jahr. Solange klar ist wofür diese Gelder ausgegeben werden, ist dies legitim, wenn nicht sogar notwendig – jedes wachsende Unternehmen ist mit steigenden Ausgaben konfrontiert. In vielen Fällen ist kaum noch nachvollziehbar von wem für was Geld ausgegeben wird und dies trotz anstrengender Buchungs- und Abrechnungsprozesse für Mitarbeiter und Vorgesetzte. Moderne Unternehmen nutzen starke Partner, schlanke Prozesse und intelligente Tools um diesen Herausforderungen beizukommen.

Warum intelligentes Reise- und Spesenmanagement
Ihre Mitarbeitenden glücklicher macht...

Mitarbeitende nutzen Ihr Wissen über Reiseoptionen und den eigenen Kalender im Kopf um die besten Optionen rasch und unkompliziert zu buchen.

Einfache und elektronisch unterstützte Prozesse ermöglichen Reisefreigaben in Minuten – nicht Tagen.

Vernetzte Systeme stellen sicher, dass Daten einmal eingegeben werden. Reisebüro, Kartenprovider und Travel-Anbieter werden alle an eine einzige Plattform angebunden.

Abrechnungen erfolgen mit dem minimal nötigen manuellen Aufwand. Wo möglich werden Feeds und OCR zur automatischen Datenerfassung genutzt.

Mitarbeitende werden nicht mehr durch unnötig komplizierte Buchungsprozesse in Ihrem Arbeitsalltag behindert und erhalten Ihre Spesenrückzahlungen innert kurzer Frist.

Buchungen und Abrechnungen können einfach per Mobile-App getätigt werden.

...und Ihr Unternehmen erfolgreicher:

Manager geniessen volle Kostentransparenz – es ist klar von wem für was Geld ausgegeben wird.

Reiseausgaben werden aktiv verwaltet und verschwinden nicht auf unzähligen Kostenstellen.

Daten für Vertragsverhandlungen lassen sich rasch und unkompliziert aufbereiten. Neben weniger Aufwand resultieren bessere Tarife bei Reiseanbietern.

Bei unerwünschten Kosten kann rasch Gegensteuer gegeben werden.

Eine globale Plattform ermöglicht eine viel effizientere und effektivere Compliance. Mitarbeiter können weltweit vom Hauptsitz gefunden und informiert werden.

Finance Teams haben Zugriff auf ein vollautomatisches, zentrales Datenmanagement und können Reports und Dashboards innert Minuten generieren und liefern.

Mittels eines globalen Compliance und Risk Monitoring haben Unternehmen die Möglichkeit nachzuvollziehen ob die Reise- und Spesenrichtlinien eingehalten werden oder nicht.

Die Verantwortlichen fürs Risk Management können Ihren Duty of Care-Auftrag wahrnehmen.

Die Lösung von HR Campus

HR Campus verfolgt einen holistischen Beratungsansatz, um Kunden glücklicher zu machen:

  1. In einem ersten Schritt wird eine umfassende Analyse durchgeführt. In Zusammenhang mit dem Spesen- und Reisemanagement werden Organisation, Prozesse, Tools, Verträge, das Verhalten der Mitarbeitenden sowie Policies untersucht.
  2. In einem zweiten Schritt wird gemeinsam ein Zielbild definiert, und mögliche Umsetzungsstrategien abgeleitet. Die Aufgabenblöcke werden in einer Roadmap festgehalten.
  3. Basierend auf dieser Vorarbeit werden Sollprozesse und eine globale Best-practice Konfiguration festgelegt. Dies ermöglicht im weiteren Verlauf einen raschen Rollout.
  4. Bei der Umsetzung unterstützt HR Campus je nach Bedarf. Sie entscheiden, ob wir das Projekt und die komplette Konfiguration der Lösung übernehmen oder Ihnen beratend zur Seite stehen.

Reise- und Spesenmanagement Software

Die richtige Software vereinfacht das Reise- und Spesenmanagement erheblich. HR Campus hält für Sie die passenden HR-Software-Produkte bereit, unter anderem mit den folgenden Vorteilen:

  • 100 % webbasiert
  • Integrierbar in alle HR- und Finanzsysteme
  • Automatischer Abgleich von Kreditkartendaten
  • Mobile App
  • Digitalisierung der Spesenbelege durch Belegfotos
  • Globale Distributionssysteme (GDS)
  • Über 100 standardisierte Reisereports für einen Überblick über sämtliche Ausgaben & Reisebudgets
  • Internationale Rollouts
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Reise- und Spesenmanagement Services

Es gibt viele gute Gründe, weshalb Sie unsere HR Services für Ihren Unternehmenserfolg nutzen sollten. Hier finden Sie die wichtigsten fünf:

  • Kalkulierbare Kosten dank jährlichem Mietpreis (Cloud)
  • Technologie am Puls der Zeit – keine Updates nötig
  • Sensible HR-Daten sind auf unseren Servern sicher aufgehoben
  • Unabhängigkeit von personellen Engpässen
  • Mehr Zeit für Wertschöpfung durch Konzentration auf Ihre Kernaufgaben

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