Der Schuldner der steuerbaren Leistung (SSL) muss die geschuldeten Quellensteuern direkt mit dem anspruchsberechtigten Kanton und nach dessen Weisungen und Tarife abrechnen. Es ist nicht mehr möglich, die Quellensteuerabrechnung für sämtliche quellensteuerpflichtigen Personen über den Kanton des Sitzes oder der Betriebsstätte des SSL vorzunehmen. Als anspruchsberechtigter Kanton gilt grundsätzlich der Wohn- oder Wochenaufenthaltskanton des quellensteuerpflichtigen Arbeitnehmenden. Ist dieser im Ausland ansässig und ohne Wochenaufenthaltsort in der Schweiz, ist der Kanton anspruchsberechtigt, in welchem der SSL seinen Sitz, seine tatsächliche Verwaltung oder seine Betriebsstätte hat. Bei Künstlern, Sportlern und Referenten gilt weiterhin der Kanton als anspruchsberechtigt, in welchem der öffentliche Auftritt stattfindet. Damit die Quellensteuerabrechnungen über das einheitliche Lohnmeldeverfahren (ELM-QST) an die kantonalen Steuerbehörden übermittelt werden, muss sich der SSL in allen relevanten Kantonen bei der zuständigen Steuerbehörde anmelden und eine SSL-Nummer verlangen.

Die Kantone dürfen die Bezugsprovision für die Mitwirkung der SSL nur noch auf ein bis zwei Prozent des gesamten Quellensteuerbetrages festlegen. Für Kapitalleistungen beträgt die Bezugsprovision ein Prozent des Quellensteuerbetrags, jedoch höchstens CHF 50 pro Kapitalleistung. In vielen Kantonen wird somit eine Senkung der Bezugsprovision erfolgen.

• Verfügt eine in der Schweiz ansässige quellensteuerpflichtige Person über Einkünfte oder Vermögen, die der Quellensteuer unterliegen, wird neu eine obligatorische NOV durchgeführt. Die heute bekannte ergänzende ordentliche Veranlagung entfällt. Eine obligatorische NOV wird auch weiterhin vorgenommen, wenn die quellensteuerpflichtige Person in einem Steuerjahr ein Bruttoeinkommen von mehr als CHF 120'000 erzielt. Die NOV gilt bis zum Ende der Quellensteuerpflicht.
• In der Schweiz ansässige quellensteuerpflichtige Personen können bis am 31. März des Folgejahres einen Antrag auf NOV stellen. Wurde einmal ein Antrag gestellt, wird bis zum Ende der Quellensteuerpflicht eine obligatorische NOV durchgeführt. Ein gestellter Antrag kann nicht mehr zurückgezogen werden.
• Im Ausland ansässige quellensteuerpflichtige Personen können für jede Steuerperiode bis am 31. März des Folgejahres einen Antrag auf NOV stellen, wenn der überwiegende Teil ihrer weltweiten Einkünfte in der Schweiz steuerbar ist (sog. Quasi-Ansässigkeit), ihre Situation mit derjenigen einer in der Schweiz ansässigen Person vergleichbar ist oder eine NOV erforderlich ist, um Abzüge geltend zu machen, die in einem Doppelbesteuerungsabkommen vorgesehen sind.
• In allen Fällen einer NOV gilt neu das Stichtagsprinzip, d.h. die quellensteuerpflichtige Person wird für die gesamte Steuerperiode in demjenigen Kanton nachträglich ordentlich veranlagt, in welchem sie am Ende der Steuerperiode bzw. der Steuerpflicht ihren Wohnsitz oder Wochenaufenthalt hatte bzw. in welchem sie erwerbstätig war. Allfällige an andere Kantone überwiesene Quellensteuern werden an den für die NOV zuständigen Kanton überwiesen.
• Bei in der Schweiz ansässigen Personen wird für das gesamte Jahr und bis zum Ende der Quellensteuerpflicht von Amtes wegen eine NOV vorgenommen, wenn eine Person innerhalb einer Steuerperiode zunächst der ordentlichen Besteuerung und dann der Quellensteuer unterliegt. 

Erhält eine quellensteuerpflichtige Person die Niederlassungsbewilligung oder heiratet eine quellensteuerpflichtige Person eine Person, die im Besitz des Schweizer Bürgerrechts oder der Niederlassungsbewilligung ist, ist sie ab dem Folgemonat nicht mehr quellensteuerpflichtig und wird für die gesamte Steuerperiode ordentlich veranlagt. Die bereits bezahlten Quellensteuern werden zinslos angerechnet.

Die eidgenössische Steuerverwaltung ESTV hat zusammen mit den Kantonen zwei Berechnungsmodelle ausgearbeitet. Einerseits das Jahresmodell, welches in den Kantonen Waadt, Genf, Wallis, Fribourg und Tessin zur Anwendung gelangt, sowie andererseits das Monatsmodell, welches in den übrigen Kantonen gilt. Die beiden Berechnungsmodelle werden im Kreisschreiben Nr. 45 der ESTV im Detail beschrieben. Das Kreisschreiben umschreibt sodann, welche Leistungen in welchem Umfang steuerbar sind und welcher Tarifcode unter welchen Voraussetzungen angewendet wird. Diese Vorgaben sind grundsätzlich für alle Kantone verbindlich. Besonderheiten können sich ergeben in Kantonen, welche spezielle Vereinbarungen zur Besteuerung von Grenzgängern gemäss Doppelbesteuerungsabkommen mit den Nachbarstaaten berücksichtigen müssen. Eine wesentliche Neuerung betrifft die Berechnung des satzbestimmenden Einkommens bei nicht monatlicher Auszahlung eines allfälligen 13. Monatslohnes im Monatsmodell. Der 13. Monatslohn gilt grundsätzlich als periodische Leistung, ist aber bei einem untermonatigen Ein- oder Austritt nur bezogen auf die Periode umzurechnen, für welche er bezahlt wird. Im Jahresmodell kann ein vertraglich zugesicherter 13. Monatslohn für die Ermittlung des satzbestimmenden Einkommens auf zwölf Monate verteilt werden. Dadurch wird im Jahresmodell eine Glättung des satzbestimmenden Einkommens erwirkt, welche im Monatsmodell ausdrücklich nicht erlaubt ist. Bei Falschberechnungen durch den Arbeitgebenden haftet dieser. Er kann, falls praktisch möglich, die Differenz auf den Mitarbeitenden abwälzen.

Für den Quellensteuerabzug massgebend sind die Verhältnisse im Zeitpunkt der Fälligkeit der steuerbaren Leistung. Für die Erhebung der Quellensteuer ist der Zufluss massgebend. Somit muss bei rückwirkenden Korrekturen (z. B. wenn eine fällige Leistung erst später bekannt wird, inzwischen ein Kantonswechsel stattgefunden hat oder ein Tarifcodewechsel obliegt) für die Besteuerung immer die Fälligkeit beachtet werden. Dies führt folglich zu einer Korrekturabrechnung durch den Arbeitgebenden.

Ebenfalls harmonisiert wurde die Frist zur Vornahme von Korrekturen des Quellensteuerabzuges. Unterlaufen dem SSL bei der Festlegung des quellensteuerpflichtigen Bruttolohns oder bei der Anwendung des Tarifcodes Fehler, kann er die erforderlichen Korrekturen selber vornehmen, sofern er diese bis spätestens am 31. März des Folgejahres den Steuerbehörden übermitteln kann. Ist der SSL oder die quellensteuerpflichtige Person mit dem Quellensteuerabzug nicht einverstanden, kann er bzw. sie bis am 31. März des Folgejahres eine Verfügung über Bestand und Umfang der Quellensteuerpflicht oder eine NOV bzw. Neuberechnung der Quellensteuern bei der zuständigen Steuerbehörde verlangen.

Neu gilt eine einheitliche Anwendung aller Kantone bei fehlender Tarifeinstufung; für ledige Mitarbeitende Tarifcode A0 und bei Verheirateten C0. Der Kindertarif kann zudem neu bei Tarifcode C beiden Ehepartner zugewiesen werden. Entscheidend für den Kinderabzug bei minderjährigen Kindern ist z. B. die Geburtsurkunde, Zulagenentscheide oder Adoptivurkunde. Bei volljährigen Kindern benötigt es z. B. einen Nachweis der Erstausbildung, Lehrvertrag oder Immatrikulationsbestätigung. Bei Alleinstehenden braucht es zusätzlich ein Nachweis, dass das Kind im gleichen Haushalt lebt. Es ist nicht mehr zwingend nötig, einen Zulagenentscheid vorliegend zu haben. Änderungen, die eine neue Tarifeinstufung bedingen, werden bei der Quellenbesteuerung ab dem Folgemonat entsprechend berücksichtig.

Der Tarifcode D ist nicht mehr anwendbar auf Einkünfte aus einem Nebenerwerb und auf Ersatzeinkünfte, die direkt von einem Versicherer an die quellensteuerpflichtige Person ausgerichtet werden. Für Ersatzeinkünfte, die nicht über den SSL an die quellensteuerpflichtige Person ausbezahlt werden, gilt neu der Tarifcode G (bzw. Tarifcode Q bei deutschen Grenzgängern). Geht eine quellensteuerpflichtige Person gleichzeitig mehreren Erwerbstätigkeiten nach bzw. bezieht sie Lohnzahlungen und/oder Ersatzeinkünfte von verschiedenen SSL (auch ausserhalb der Schweiz), ist das satzbestimmende Einkommen für jedes Arbeits- bzw. Versicherungsverhältnis wie folgt zu ermitteln:

1. Die periodische Leistung wird auf den effektiven Gesamtbeschäftigungsgrad aller Erwerbstätigkeiten (inkl. Ersatzeinkünften) umgerechnet. Als periodische Leistungen gelten auch Familienzulagen und müssen somit entsprechend umgerechnet werden.
2. Die periodische Leistung wird auf einen Beschäftigungsgrad von 100 Prozent, wenn der effektive Gesamtbeschäftigungsgrad durch den Arbeitnehmenden nicht offengelegt wird (inkl. Familienzulagen), umgerechnet.
3. Die Umrechnung erfolgt auf das tatsächliche Gesamtbruttoeinkommen, sofern die Einkünfte dem SSL bekannt sind bzw. bekannt gegeben werden (z. B. im Konzern oder bei mehreren Arbeitsverträgen beim gleichen SSL).
4. Kann das Arbeitspensum einer Erwerbstätigkeit nicht bestimmt werden, kann der betroffene SSL für die Ermittlung des satzbestimmenden Einkommens den im massgebenden Steuerjahr für die Berechnung des Tarifcodes C zugrunde gelegten Betrag aufrechnen.
5. Ist der Arbeitnehmende im Stunden- oder Tageslohn angestellt und wird ihm der Lohn nicht in Form einer monatlichen Zahlung ausgerichtet (insb. im Personalverleih), wird der vereinbarte Stundenlohn auf 180 Stunden (im Monatsmodell) bzw. 2’160 Stunden (im Jahresmodell) oder der vereinbarte Tageslohn auf 21,667 Tage (im Monatsmodell) bzw. 260 Tage (im Jahresmodell) umgerechnet.

• Im Ausland wohnhafte Künstler können einen pauschalen Gewinnungskostenabzug in Höhe von 50 % der Bruttoeinkünfte geltend machen. Der Abzug der effektiven Gewinnungskosten ist nicht mehr zulässig.
• Als Arbeitgebende und Schuldner der steuerbaren Leistung (SSL) sind Sie in der Verantwortung über die korrekte Ablieferung der Quellensteuer Ihrer Mitarbeitenden. Daher empfehlen wir Ihnen, die aktuellen Personendaten bei Ihren Mitarbeitenden anzufragen und sie über das angepasste Vorgehen zu informieren.

Umsetzung neue Quellensteuerrevision 2021 im SAP HCM - System oder im Success Factors Employee Central Payroll – System

SAP ist ein von Swissdec zertifizierter Software-Hersteller, der sich für die Umsetzung der neuen QST-Berechnung an die Richtlinien der Swissdec hält. Dabei ist irrelevant, wie nach dem Lohnlauf die Quellensteuer-Abrechnungen ans Steueramt gemeldet werden (ELM 4.0, Papier, usw.); die Berechnung im SAP-Payroll-System erfolgt in jedem Fall nach den Swissdec-Richtlinien. Die Swissdec-Richtlinien sind in Rücksprache mit der Steuerkonferenz in gewissen Themen abweichend vom Kreisschreiben Nr. 45 des Eidgenössischen Finanzdepartements.

Die Swissdec-Richtlinien sowie ebenfalls zwei sehr informative Berechnungs-Tabellen in Excel sind hier online abrufbar: Dokument «Richtlinien für Lohndatenverarbeitung» sowie «Anhang 1 Beispiele QST-Berechnung».

WICHTIG: Die Richtlinien sowie auch die Berechnungsbeispiele werden von Swissdec laufend erneuert / angepasst und es ist auch noch im Q1-2021 mit Präzisierungen / Erweiterungen / Anpassungen zu rechnen!

Hinweis zu Lohndatenübermittlung mit ELM 5.0

Die neue QST-Berechnung 2021 wird unabhängig von der neuen ELM-Version 5.0 umgesetzt. Die Umsetzung von ELM 5.0 als neue Datenübermittlungsversion ist seitens Swissdec & SAP noch nicht abschliessend geplant. Mit einer produktiven Nutzung ist frühstens im Jahr 2022 zu rechnen (allenfalls sogar später)!

Die Datenübermittlungen an Ämter, Versicherungen, usw. können wie heute weiterhin mit der Version ELM 4.0 gemeldet werden.

System – Voraussetzungen und Anpassungen

Im Online Support Portal der SAP (nur mit registriertem Benutzer zugänglich) wird mit Hinweis 2906976 informiert, dass die Kunden-Systeme mindestens folgende Release-Stände vom 10.05.2018 aufweisen müssen:

HR SP Release 6.08: mind. SP Stand 54

HR SP Release 6.04: mind. SP Stand C6

Sollte dieser Release-Stand in Ihrem System vorhanden sein, können die neuen Updates mittels manueller Hinweis-Einspielung ins System übernommen werden.

Dabei ist jedoch zu berücksichtigen, dass seit dem oben genannten Release-Stand aus dem Jahr 2018 viele Entwicklungen und somit viele Hinweise von SAP zum Thema QST21 ausgeliefert wurden und ein manuelles Einspielen dieser mit erheblichem Aufwand verbunden ist.

Wir empfehlen daher in Rücksprache mit SAP unbedingt die Support Packages in diesem Jahr einzuspielen. Je neuer der Support-Packages-Level im System ist, desto weniger manueller Aufwand fällt für die Konfiguration an.

Auf der Terminliste der Support-Packages-Auslieferung von SAP ist ersichtlich, dass am 11.11.2020 das spezielle Synchronisation Package ausgeliefert wird. Es ist daher zu empfehlen, dieses Support Package sobald wie möglich ins System zu übernehmen. Sollte dies aus irgendwelchen organisatorischen Gründen nicht möglich sein, sollte jedoch mindestens ein Support Package-Level von März bis Oktober 2020 im System verfügbar sein.

WICHTIG: Aus diversen Gründen (Fehlerkorrekturen, aber auch Präzisierungen der Swissdec, usw.) ist bis im Jahr 2021 mit weiteren Programm-Anpassungen seitens der SAP zu rechnen. Daher sind ein fortlaufendes Überwachen und aktives Einspielen von neuen SAP-Hinweisen nebst der initialen Umsetzung zwingend notwendig.

Nachdem die Support Packages im System eingespielt sind, müssen anschliessend noch weitere Anpassungen im Customizing für die Aktivierung der SAP Quellensteuer 2021 vorgenommen werden. Bei Fragen dazu wenden Sie sich bitte an uns oder direkt an Ihren SAP HCM Berater.