Garant für HR-Datenqualität und Auditierung
Zunehmende Komplexität und wechselnde gesetzliche Compliance-Anforderungen verlangen von Unternehmen mehr Transparenz. Das erfordert auch neue Ansätze im Umgang mit Personaldaten und HR-Prozessen. Datenqualität, Konsistenz und Sicherheit müssen nachweisbar sichergestellt werden.
Dass HR Daten höchst sensibel sind, Datenqualität und Plausibilität aber auch die Sicherheit der Systeme essenzielle Grundlagen professioneller HR Arbeit darstellen, liegt auf der Hand. Aber wie lässt sich das im Alltag einfach und pragmatisch sicherstellen?
Genau hier setzt das Audit & Compliance Tool an! Dieses mächtige Werkzeug ermöglicht HR- und IT-Abteilungen, Personaldaten auf einem qualitativ konstant sehr hohen Level zu halten und somit ihre Personalsysteme nachhaltig zu optimieren. Plausibilitätsprüfungen werden ganz ohne Programmierkosten oder manuelle Arbeit ermöglicht, so dass Sie nicht nur die Qualität steigern, sondern auch die Kosten senken. Regelmässige Systemprüfungen, bis anhin mit viel manuellem Analyseaufwand verbunden, werden mit dem Audit & Compliance Tool standardisiert und automatisiert. Dabei werden Stammdaten-, Organisationsdaten wie auch Abrechnungsdaten unter die Lupe genommen. Sie erreichen ein hohes Mass an Flexibilität, Datenqualität, Sicherheit und Transparenz.
Mit Audit & Compliance Tool sind Sie sicher, dass Ihr SAP HCM System sicher ist. Aber sind es auch Ihre HR-Organisation und Ihre HR Prozesse? Ein HR Compliance Check kann hier wertvolle Aufschlüsse geben und Ihnen das gute Gefühl geben, dass Ihr HR wirklich auf gesunden Beinen steht.
Die Software ermöglicht Ihnen die Revision folgender Prozesse:
SAP™ ERP HCM Master Data HR-Stammdaten sind das Herzstück Ihres HR. Unvollständige oder fehlerhafte Informationen führen zu Fehlern in der Lohnabrechnung und Zeitbewertung.
Das TheAuditor unterstützt Sie bei der zuverlässigen Prüfung von Stammdaten und gewährleistet Integrität in folgenden Bereichen:
1. Falsche oder unvollstädige Daten
Können Sie prüfen, ob Ihre Daten vollständig und aktuell sind? Wurde der Mitarbeiter, der das Unternehmen verliess, auch tatsächlich von der Abrechnung ausgeschlossen?
2. Redundanzen
Können Sie prüfen, ob zwei oder mehr Mitarbeiter Daten wie z. B. Bankverbindungen oder AHV-Nummern „eilen", die eigentlich einmalig sein müssten?
3. Verknüfungen
Können Sie sicherstellen, dass eine Arbeitsbewilligung noch gültig ist? Spiegeln die vom System erzeugten Lohnarten den Vertragsstatus und die Konditionen angemessen wider? Stimmen zum Beispiel Informationen über Lohnarten und aktueller Status (Mutterschaftsurlaub, Zeit- oder unbefristeter Vertrag) des Mitarbeiters überein?
Lohnabrechnungsprozesse sind hochsensibel und zeitkritisch: Unentdeckte Fehler können großen Schaden anrichten und sehr kostspielig werden.
1. Post-Payroll Checks
Nach der Abrechnung können Sie Lohnsummen für unterschiedliche Kategorien mit den Ergebnistabellen des aktuellen Monats vergleichen, Schwellenwertüberschreitungen identifizieren und – anhand der kumulativen Werte – auch Jahresplanvergleiche vornehmen.
Das TheAuditor macht aus der komplizierten Prüfung von Reisekosten und Spesen eine leichte Übung.
1. Belegprüfung
Übersteigt die Gesamtsumme der Bewirtungskosten eines bestimmten Zeitraumes die dem Mitarbeiter zugestandenen Beträge?
2. Reiseinformationen
Entspricht die angegebene Entfernung zwischen Arbeitsplatz oder Privatwohnung und Zielort den genehmigten Transportwegen?
3. Verknüpfungen
Ist eine bestimmte Kostenart, beispielsweise Bewirtung, für den Status des betreffenden Mitarbeiters zulässig? Fallen Belege in Abwesenheitszeiträume? Sind Kilometerpauschalen nur für Mitarbeiter ohne Dienstwagen anwendbar?
Ein sicheres System ist das Ergebnis einer fehlerfreien Einrichtung und regelmäßigen Prüfung von Parametern und Zugriffsberechtigungen. Diese zeitaufwändige, komplexe Aufgabe wird mit dem TheAuditor entscheidend erleichtert.
1. Passwortregel
Wie oft müssen Passwörter erneuert werden? Welchen Kriterien müssen die Kennwörter genügen?
2. Kritische Berechtigungen
Wie oft wurde das Passwort geändert? Wie viele Nutzer sind aufgrund fehlender Daten blockiert? Wie lang muss ein Passwort mindestens sein?
3. Trennung der Verantwortlichkeit
Können Sie garantieren, dass ein Mitarbeiter der Lohnadministration in keinem Fall berechtigt ist, seine eigenen Daten zu mutieren? Können Sie gewährleisten, dass ein Lohnbuchhalter in keinem Fall Arbeits-zeitdaten und Gehaltszahlung gleichzeitig freigeben kann?
TheAuditor stellt die Prüfergebnisse in übersichtlichen, klar strukturierten Prüfberichten zusammen und gibt, wo möglich, Empfehlungen, welche Veränderungen oder Korrekturen vorgenommen werden sollten. Ferner sind weiterführende Systeminformationen wie SAP Release und Patch Level verfügbar.
Gian Paolo Ramacci freut sich über Ihre Kontaktaufnahme und beantwortet gerne Ihre Fragen.
HR Consulting
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