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Digitalisierung und Outsourcing

Sicherheit und Vertrauen gewinnen

Digitalisierung und Outsourcing

Die Digitalisierung befeuert das Outsourcing diverser Aufgaben. Auch im HR können Dienstleistungen wie die Lohnbuchhaltung, die HR-Administration oder die Wartung der Software beim Spezialisten bezogen werden. Wir beleuchten, worauf dabei zu achten ist und welche Vor- und Nachteile auf Firmen zukommen.

Fachartikel von Beat Jauch / Externe Dienstleister 2022

Outsourcing ist für die meisten Unternehmen seit geraumer Zeit kein Fremdwort mehr. Stichworte, die dabei im Zuge der Globalisierung häufig fallen, sind etwa Fokussierung auf das Kerngeschäft, nicht wertschöpfende Arbeiten auslagern und extern einkaufen oder in der IT der Einsatz von Cloud-Software. Auch im HR ist Outsourcing im Trend.

Sicherheit und Risikominimierung

Einer der meistgenannten Gründe für den Bezug von Outsourcing im HR ist die Sicherheit. Für ein Unternehmen ist es ein absolutes Muss, dass die Mitarbeitenden pünktlich und korrekt für ihre Arbeit bezahlt werden. Das wird auch von den Angestellten so erwartet. Die Verantwortung dafür ist in vielen Unternehmen auf wenige Köpfe verteilt, da mag es keinen Ausfall leiden. Hinzu kommt, dass die Schweizer Lohnverarbeitung fachlich und inhaltlich nicht einfacher geworden ist. Es müssen laufend neue gesetzliche Vorgaben beachtet und umgesetzt werden (z.B. Quellensteuer, Kurzarbeit, Statistiken zur Lohngleichheit etc.). Das dafür notwendige Know-how und die richtigen Fachkräfte im Unternehmen zu haben und zu halten, ist eine Herausforderung.

Standardisierte Systeme eröffnen heute die Möglichkeit, die Prozesse der Lohnabrechnung auszulagern und in die Hände von Spezialisten zu legen. Für Unternehmen, die diesen Schritt erfolgreich vollzogen haben, resultiert unter anderem ein Gewinn an Sicherheit, sie müssen sich nicht mehr um den Unterhalt einer Payroll-Software kümmern und sind stets gesetzeskonform. Auch profitieren die Unternehmen von einfachen und transparenten Kostenstrukturen.

Beim Outsourcing wird jedoch auch ein Teil der Verantwortung abgegeben und man teilt sensible Lohndaten der eigenen Mitarbeitenden mit dem externen Anbieter. Dies kann auch als Risiko wahrgenommen werden. Daher ist es wichtig, dass bei einem Outsourcing gegenseitiges Vertrauen aufgebaut wird, dass man den Partner und die direkten Ansprechpersonen, die den Kunden betreuen, persönlich kennt. Eine offene und transparente Kommunikation ist von grosser Relevanz. Die Mitarbeitenden, die die Aufgaben bisher intern durchgeführt haben, sollten in die einzelnen Schritte stets involviert sein.

Digitalisierung als Gamechanger

Die Digitalisierung hat Outsourcing in vielen Bereichen vereinfacht. Auch in der Folge von Corona wurden einige Entwicklungen und Trends noch verstärkt. Gerade im Bereich der Kommunikation können Unternehmen von moderner Software profitieren. Im HR können Prozesse beispielsweise digital abgebildet und über eine Software-Lösung von beiden Parteien bearbeitet werden. Mit solchen Lösungen können Unternehmen einerseits die internen HR-Prozesse digitalisieren und andererseits die Kommunikation zum externen Provider vereinfachen.

Auch lassen sich die Systeme und deren aufwendiger Unterhalt, was meist nicht zur Kernkompetenz eines Unternehmens gehört, mit auslagern. Auch diese Form des Outsourcings ist bei vielen Firmen beliebt.

Es gibt einige Anbieter, die neben den klassischen HR-Services zudem die Wartung und Pflege der genutzten Payroll-Software übernehmen. Aus Sicht der IT können dabei Hardware-, Infrastruktur- sowie Unterhalts- und Wartungskosten eingespart werden. Aus fachlicher Sicht hat man mit einem guten und modernen Software-as-a-Service-Angebot (SaaS) das Versprechen, dass die Software weiterentwickelt wird, gesetzeskonform ist und dass auch Innovationspotenzial genutzt werden kann.

Die Cloud als Schlüssel zum Erfolg

Das Innovationspotenzial ist bei SaaS besonders gross und in modernen Cloud-Lösungen werden Ansätze verfolgt, die nicht nur dem Unternehmen, sondern auch den Mitarbeitenden selbst zugutekommen. Herkömmliche On-Premise-HR-Systeme wurden nur bedingt mit Blick auf die Bedürfnisse und Wünsche der Mitarbeitenden entwickelt. Neuste Erkenntnisse unterstützen jedoch stark die Tatsache, dass Unternehmen dann am erfolgreichsten und nachhaltigsten agieren können, wenn Mitarbeitende nicht bloss als Ressource, sondern als Herzstück des Unternehmens behandelt werden. Meist haben die Unternehmen weder das Know-how noch die Kapazität, solche IT-Lösungen selbst zu bauen, und können hier auf etablierte Cloud-Lösungen zugreifen.

Was ist das Ziel der Auslagerung?

Beleuchten wir die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Nutzung von externen HR-Dienstleistern, drängt sich in erste Linie eine Frage auf: Hat das Unternehmen eine klare Vorstellung davon, was und weshalb eine Aufgabe oder Prozesse ausgelagert werden sollen? Zudem sollte abgesteckt werden, welche Erleichterung man sich davon erhofft: Kosteneinsparung, die Überwindung personeller Engpässe oder Mangel an internem Know-how.

In Gesprächen äussern Kunden oft den Wunsch nach Risikominimierung. Konnten die grundlegenden Fragen geklärt werden, so geht es an die operative Einbindung der gewünschten Dienstleistung. Hier gilt es von Anfang an, viel ins Vertrauen und in eine transparente Kommunikation zu investieren. Diese kann durch eine HR-Service-Delivery-Lösung gestützt werden, sollte aber in jedem Fall reibungslos und partnerschaftlich funktionieren. Die Abläufe müssen in beiden Organisationen sauber eingebunden werden. Die Erfahrung zeigt, dass sich viele Unternehmen in einem ersten Schritt beispielsweise für eine moderne SaaS-Lösung im Bereich der Payroll entscheiden. Wenn über die Jahre das Vertrauen zum Provider gewachsen ist und die Lösung reibungslos gewartet wurde, folgt erst der Schritt zum Outsourcing.

Nachfrage befeuert durch Corona

Die Nachfrage nach der Auslagerung der Lohnabrechnung steigt seit Jahren und in den letzten Monaten, durch Corona befeuert, noch stärker. Noch vor einigen Jahren wäre diese Entwicklung kaum vorstellbar gewesen und das Vertrauen hat sich gewandelt.

Die Erkenntnis reift, dass die Lohnverarbeitung eine Dienstleistung ist, die bei externen Spezialisten eingekauft werden kann. Es ist eine repetitive und administrative Aufgabe, die je länger, desto mehr Spezialistenwissen erfordert. Die oben erwähnte Risikobetrachtung eines Unternehmens, hat viele Kunden dazu bewogen, eine Auslagerung zu prüfen und erfolgreich umzusetzen. Entscheidend aus der Sicht der Unternehmen ist letztlich ein Punkt: dass die Mitarbeitenden jeden Monat pünktlich, verlässlich und korrekt bezahlt werden.

Publiziert am: 8. Juni 2022

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