Maladie, accident, licenciement ou vacances. Les absences ne peuvent pas toujours être planifiées. La paie, elle, doit l'être.
Si la paie repose sur une seule personne ou une petite équipe dans ton entreprise, une absence imprévue peut rapidement devenir un risque. C’est précisément dans ces moments-là que tu as besoin d’une solution de remplacement fiable.
Avec notre Payroll Backup Service, ta paie continue à être traitée dans les délais, même en cas d’urgence. Tes collaborateur-trices reçoivent leur salaire à temps et ton entreprise reste opérationnelle.
Le traitement des salaires n’est pas un processus que l’on peut reporter
De nombreux processus RH peuvent attendre quelques jours, mais pas le traitement des salaires. En tant qu’employeur, tu es tenu-e de verser les salaires à temps et selon le montant convenu. Tout retard peut non seulement entraîner des coûts supplémentaires, mais entamer la confiance de tes collaborateur-trices et nuire à la réputation de ton entreprise. Parallèlement, il faut respecter les délais, créer les fichiers de paiement et traiter correctement les cas particuliers. Si la personne responsable est absente précisément pendant cette phase, la pression monte immédiatement.
Tant que tout se passe bien, pas de problème. Mais que se passe-t-il si la personne responsable de la paie est soudainement absente et qu’il n’y a pas de plan B ?
C’est précisément là qu’intervient notre Payroll Backup Service. Nous nous préparons avec toi à toute éventualité et sommes prêts à intervenir si tu as besoin d’aide. Tu sécurises ainsi le processus RH le plus critique de ton entreprise.
Nous ne prenons pas en charge ta paie – nous la sécurisons
C’est une différence importante.
Le Payroll Backup Service n’est pas un service d'externalisation de la gestion de la paie . Tu continues à gérer la paie toi-même. Nous n’intervenons pas dans ton quotidien et ne prenons pas en charge l’exploitation.
Nous intervenons lorsqu’un remplacement est nécessaire : en cas de maladie, d’accident, de licenciement ou pendant des congés planifiés.
Ce que nous prenons en charge lors de nos interventions
En fonction de la situation, nous t'aidons dans le traitement des salaires et prenons en charge les tâches convenues.
- Exécution du cycle de paie
- Mise à disposition des fichiers de paiement
- Communication avec les autorités
- Cas particuliers tels que les versements de bonus, les corrections, les allocations pour pertes de gain (APG) ou l'impôt à la source
- Modifications ayant une incidence sur les salaires
Le traitement de fin d'année ne fait pas partie du Payroll Backup Service. Pour cela, nous te recommandons notre service « Gestion intérimaire ».
Pour pouvoir intervenir immédiatement en cas d’urgence
Une solution de secours ne fonctionne que si elle est préparée.
C’est pourquoi nous commençons par une phase de préparation commune. Nous nous familiarisons avec ta paie et nous nous faisons une idée d’ensemble des processus, des données, des interfaces et des règlements. Ce faisant, nous nous assurons également que les accès nécessaires à tes systèmes de paie, au chargement des fichiers de paiement et aux autres systèmes requis sont configurés et testés. Une fois par an, nous effectuons ensemble un cycle de paie.
Ainsi, en cas d'urgence, nous savons déjà comment fonctionne ton système de paie. Tu n'as pas besoin de tout nous expliquer au préalable. Nous pouvons t'apporter une aide immédiate.
Voici comment se déroule notre collaboration
Préparation
Nous préparons tout ensemble afin de ne pas perdre de temps en cas d’urgence.
Fonctionnement normal
Tu gères toi-même ta paie comme d’habitude. Nous restons en arrière-plan.
Intervention
En cas d'absence de personnel définie au préalable, nous assurons la prestation convenue dans un délai de deux jours ouvrables.
Le Payroll Backup Service est-il la solution qu’il te faut ?
Cette offre est particulièrement adaptée si…
- la gestion de la paie est assurée par une seule ou quelques personnes
- tu souhaites éviter que ta paie dépende d'une seule personne
- ton entreprise utilise SAP HCM , SAP SuccessFactors Employee Central Payroll (SF ECP) ou SwissSalary 365
- ton système de paie est conforme aux dernières exigences réglementaires et techniques
Cette solution est particulièrement adaptée aux entreprises d'environ 100 à 500 collaborateur-trices.
