Krankheit, Unfall, Kündigung oder Ferien. Personelle Ausfälle lassen sich nicht immer planen. Der Lohnlauf schon.
Wenn in deinem Unternehmen nur eine oder wenige Personen die Payroll verantworten, kann ein kurzfristiger Ausfall schnell zum Risiko werden. Genau dann brauchst du eine Stellvertretung, auf die du dich verlassen kannst.
Mit dem Payroll Backup Service stellen wir sicher, dass deine Lohnverarbeitung auch im Notfall fristgerecht weiterläuft. Damit deine Mitarbeitenden ihren Lohn pünktlich erhalten und dein Unternehmen handlungsfähig bleibt.
Der Lohnlauf ist kein Prozess, den du verschieben kannst
Viele HR-Prozesse können ein paar Tage warten, der Lohnlauf nicht. Als Arbeitgeber bist du verpflichtet, den Lohn pünktlich und in der vereinbarten Höhe auszuzahlen. Kommt es zu Verzögerungen, kann das nicht nur zusätzliche Kosten verursachen, sondern vor allem das Vertrauen deiner Mitarbeitenden beeinträchtigen und deinem Unternehmen reputativ schaden. Gleichzeitig müssen Fristen eingehalten, Zahlungsfiles erstellt und Spezialfälle korrekt verarbeitet werden. Fällt die verantwortliche Person genau in dieser Phase aus, steigt der Druck sofort.
Vielleicht kennst du dieses Gefühl. Du hoffst, dass nichts passiert. Einen echten Plan B gibt es aber nicht.
Genau hier setzt unser Payroll Backup Service an. Wir bereiten uns gemeinsam mit dir auf den Ernstfall vor und stehen bereit, wenn du Unterstützung brauchst. So sicherst du den kritischsten HR-Prozess deines Unternehmens ab.
Wir übernehmen nicht deine Payroll – Wir sichern sie ab
Das ist ein wichtiger Unterschied. Der Payroll Backup Service ist kein Payroll Outsourcing. Du führst deine Payroll weiterhin selbst durch. Wir greifen nicht in deinen Alltag ein und übernehmen keinen laufenden Betrieb.
Wir kommen dann zum Einsatz, wenn eine Stellvertretung gefragt ist: bei Krankheit, Unfall, Kündigung oder während geplanter Ferien.
Was wir im Einsatz übernehmen
Je nach Situation unterstützen wir dich bei der Lohnverarbeitung und übernehmen vereinbarte Aufgaben.
- Durchführung des Lohnlaufs
- Bereitstellung der Zahlungsfiles
- Kommunikation mit Behörden
- Spezialfälle wie Bonusläufe, Korrekturen, EO oder Quellensteuer
- Salärrelevante Mutationen
Die Jahresendverarbeitung ist nicht Bestandteil des Payroll Backup Services. Dafür empfehlen wir unser Interim Management.
Damit wir im Notfall sofort loslegen können
Ein Backup funktioniert nur, wenn es vorbereitet ist.
Deshalb starten wir mit einem gemeinsamen Onboarding. Wir lernen deine Payroll kennen und verschaffen uns einen Überblick über Prozesse, Daten, Schnittstellen und Reglemente. Dabei stellen wir auch sicher, dass die notwendigen Zugriffe auf deine Payroll-Systeme, den Zahlungsfile-Upload und weitere benötigte Systeme eingerichtet und getestet sind. Einmal pro Jahr führen wir gemeinsam einen Lohnlauf durch.
Dadurch wissen wir im Ernstfall bereits, wie deine Payroll funktioniert. Du musst uns nicht zuerst alles erklären. Wir können direkt unterstützen.
So läuft die Zusammenarbeit beim Payroll Backup Service ab
Vorbereitung
Wir bereiten gemeinsam alles vor, damit im Notfall keine Zeit verloren geht.
Normalbetrieb
Du führst deine Payroll wie gewohnt selbst durch. Wir bleiben im Hintergrund.
Einsatz
Kommt es zu einem definierten personellen Ausfall, übernehmen wir innerhalb von zwei Arbeitstagen den vereinbarten Einsatz.
Ist der Payroll Backup Service das Richtige für dich?
Das Angebot eignet sich besonders, wenn …
- deine Payroll von einer oder wenigen Personen betreut wird
- du einen Single Point of Failure vermeiden möchtest
- dein Unternehmen mit SAP HCM, SAP SuccessFactors Employee Central Payroll (SF ECP) oder SwissSalary 365 arbeitet
- dein Payroll-System auf dem aktuellen regulatorischen und systemtechnischen Stand ist
Besonders Unternehmen mit rund 100 bis 500 Mitarbeitenden profitieren von einer vorbereiteten Payroll-Stellvertretung.
Erfolgsgeschichten
