Dossier personnel numérique 2027

Bien que cette réglementation concerne le droit allemand de la sécurité sociale, elle peut également s’appliquer aux entreprises suisses. Cela vaut en particulier pour les organisations disposant de sociétés ou de succursales en Allemagne, ainsi que pour les entreprises qui gèrent de manière centralisée depuis la Suisse les processus RH et de paie pour l’Allemagne. 

Par ailleurs, cette modification législative reflète une tendance générale : les autorités et les organismes de contrôle s'attendent de plus en plus à disposer de données du personnel numériques, structurées et accessibles à tout moment. Le dossier personnel numérique devient ainsi non seulement une question d'efficacité, mais aussi de conformité et de gouvernance. 

L’essentiel en bref

• Il n’existe pas d’obligation générale de disposer d’un dossier personnel numérique en Allemagne  
• Les documents relatifs à la rémunération soumis à contrôle doivent toutefois être conservés sous forme électronique au plus tard à compter du 1er janvier 2027 
• La dérogation à cette obligation, qui était jusqu’à présent possible, prend fin le 31 décembre 2026 
• À compter du 1er janvier 2027, les employeurs concernés devront en principe conserver les documents relatifs à la rémunération sous forme électronique
• Parmi les bases juridiques applicables figurent notamment l’article 28f du Code de la sécurité sociale, livre IV (SGB IV), ainsi que les articles 8 et 9a du règlement relatif aux procédures de cotisation (BVV)
• Pour les entreprises soumises à des obligations en matière de droit du travail ou de sécurité sociale en Allemagne, cette réglementation renforce la nécessité pratique de disposer de processus RH, de paie et de gestion documentaire entièrement numériques

Quelles sont les dispositions légales à l’origine de ce changement en Allemagne ?

On parle souvent, dans le contexte de la modification législative en Allemagne, d’une « obligation de dossier personnel numérique ». À y regarder de plus près, une telle obligation n’existe toutefois pas en Allemagne. La législation se concentre sur les documents relatifs à la rémunération qui sont nécessaires aux contrôles en matière de sécurité sociale. 

§ 28f du Code social allemand (SGB IV) – L’obligation fondamentale
Le § 28f du Code social allemand(SGB IV) oblige les employeurs à tenir à jour et à conserver de manière ordonnée les documents relatifs à la rémunération de chaque salarié. Ces documents doivent pouvoir être retracés et vérifiés à tout moment. 

§ 8 du BVV – Quels sont les documents pertinents?
Le règlement relatif à la procédure de cotisation (BVV) précise cette obligation. Le §8 du BVV définit en détail les informations et justificatifs qui doivent figurer dans les documents relatifs à la rémunération. Il s’agit notamment d’informations concernant l’emploi, la sécurité sociale, le décompte de salaire et l’exonération d’assurance. 

§ 8, al. 2, BVV – L’obligation de numérisation
Le changement décisif pour les services des ressources humaines réside dansle § 8, al. 2, dela BVV. Celui-ci stipule que certains documents annexes relatifs à la rémunération doivent être conservés sous forme électronique. Cette obligation s’appliquait déjà en principe depuis 2022, mais avec une possibilité de dérogation. Cette possibilité de dérogation prend fin à la fin de l’année 2026. À partir de 2027, la conservation sous forme électronique des documents de rémunération concernés s’appliquera à tous les employeurs concernés.  

§ 9a du BVV – Les exigences techniques
Le simple archivage électronique ne suffit pas. Le § 9a du BVV stipule que les organismes de sécurité sociale sont autorisés à définir des normes techniques communes. Les documents doivent être stockés de manière structurée et identifiable, être lisibles et disponibles en cas de contrôle.  

§ 28p du SGB IV – Le contrôle fiscal
Ces nouvelles exigences s’inscrivent dans le cadre de la digitalisation croissante des contrôles fiscaux menés par les organismes allemands d’assurance retraite. Les entreprises doivent donc être en mesure de fournir sous forme électronique les documents pertinents pour ces contrôles.  

Qu’est-ce que cela signifie pour les entreprises suisses ?

Pour les entreprises purement suisses qui n’ont aucun lien avec le système de sécurité sociale allemand, la BVV allemande n’entraîne en principe aucune obligation. 

Il est toutefois recommandé de procéder à un examen plus approfondi, en particulier pour les entreprises qui :

• gèrent des sociétés ou des succursales en Allemagne, 
• sont soumises à des obligations patronales en matière de sécurité sociale en Allemagne, 
• gèrent de manière centralisée depuis la Suisse les processus RH ou de paie de sociétés allemandes, 
• utilisent des centres de services partagés pour plusieurs pays, dont l'Allemagne, ou 
• exploitent des systèmes internationaux de gestion des ressources humaines, de la paie ou de la gestion documentaire. 

Dans ces cas, il est judicieux de réexaminer les processus existants en matière de gestion des documents et d’archivage. La mise en place ou le développement d’un dossier personnel numérique peut aider à satisfaire aux exigences légales tout en améliorant la qualité des données et l’efficacité.  

Trois scénarios typiques tirés de la pratique 

1. Groupe suisse disposant d’une filiale allemande
Si une entreprise suisse possède une sociétéallemande employant du personnel, il convient de vérifier si les documents relatifs à la rémunération y sont déjà gérés intégralement sous forme électronique et s’ils répondent aux exigences légales et techniques. 

2. Administration centralisée des ressources humaines ou de la paie en Suisse
Lorsque les processusRH ou de paie d’une société allemande sont gérésde manière centralisée depuisla Suisse, les processus, les systèmes et les responsabilités doivent être organisés de manière à garantir le respect des exigences allemandes. 

3. Systèmes RH transnationaux
Si les mêmes systèmes RH ou de gestion documentaire sont utilisés pour plusieurs pays, il convient de vérifier si la société allemande est en mesure de tenir et de mettre à disposition les documents requis conformément aux exigences en vigueur dans ces pays. 

Conclusion

La réglementation allemande va au-delà d’une simple adaptation technique des documents relatifs à la rémunération. Elle illustre l’évolution des exigences imposées aux processus modernes de gestion des ressources humaines et de la paie. 

Pour les entreprises soumises à ces obligations patronales en Allemagne, il est impératif d’agir concrètement. Elles devraient vérifier suffisamment tôt si les documents, les responsabilités et les systèmes concernés sont prêts pour 2027. 

À notre avis, il ne suffit toutefois pas de se limiter aux documents directement prescrits. Les entreprises ne devraient donc pas se contenter de se demander si, et quels documents elles devront gérer par voie électronique à partir de 2027. La question stratégiquement plus importante est la suivante : nos structures RH, de paie et Processus de conclusion d’accords numériques sont-elles organisées de manière à nous permettre de mettre en œuvre efficacement les changements réglementaires à l’avenir ?

L’évolution observée en Allemagne illustre parfaitement pourquoi une architecture RH moderne relève de plus en plus d’une question de gouvernance. En structurant clairement dès aujourd’hui les processus, les responsabilités, les données et les systèmes, on crée les conditions idéales pour la conformité. Parallèlement, la charge de travail manuel diminue et l’organisation des RH peut se développer plus facilement. 

La digitalisation ne consiste donc pas simplement à remplacer le papier par des fichiers PDF. Elle consiste à concevoir les processus RH de manière à ce que les informations circulent en toute sécurité, que les responsabilités soient clairement définies et que les nouvelles exigences puissent être mises en œuvre sans restructuration en profondeur. 

C’est précisément là que réside, selon nous, la valeur à long terme d’une architecture RH numérique moderne. 

Sources

• § 8 du Règlement relatif au calcul, au paiement, au transfert, au décompte et au contrôle de la cotisation globale de sécurité sociale (Règlement sur la procédure de cotisation – BVV) – Documents relatifs à la rémunération

• Article 9 du BVV – Tenue des documents relatifs à la rémunération

• Article 9a du BVV – Principes communs

• Article 28f du Code de la sécurité sociale, livre IV (SGB IV) – Obligation de tenue de registres

• Article 28p du SGB IV – Contrôle fiscal

• Assurance retraite allemande – Documents relatifs aux rémunérations

• Principes communs conformément à l’article 9a du BVV pour les documents relatifs à la rémunération visés à l’article 8 du BVV et pour le décompte des cotisations visé à l’article 9 du BVV, du 18 mars 2022