Die Digitalisierung von HR-Prozessen schreitet auch auf regulatorischer Ebene voran. Ein aktuelles Beispiel liefert Deutschland. Dort müssen bestimmte sozialversicherungsrechtlich relevante Entgeltunterlagen bereits seit 2022 grundsätzlich elektronisch geführt werden. Bis Ende 2026 können sich Arbeitgeber auf Antrag noch von dieser Pflicht befreien lassen. Ab dem 1. Januar 2027 entfällt diese Möglichkeit.
Die Regelung betrifft zwar deutsches Sozialversicherungsrecht, kann aber auch für Schweizer Unternehmen relevant sein. Dies gilt insbesondere für Organisationen mit deutschen Gesellschaften oder Niederlassungen sowie für Unternehmen, die HR- und Payroll-Prozesse für Deutschland zentral aus der Schweiz steuern.
Darüber hinaus zeigt die Gesetzesänderung einen übergeordneten Trend: Behörden und Prüfstellen erwarten zunehmend digitale, strukturierte und jederzeit verfügbare Personaldaten. Die digitale Personalakte wird damit nicht nur zur Frage der Effizienz, sondern auch der Compliance und Governance.
Das Wichtigste in Kürze
- Eine allgemeine Pflicht zur digitalen Personalakte gibt es in Deutschland nicht
- Prüfrelevante Entgeltunterlagen müssen jedoch spätestens ab dem 1. Januar 2027 elektronisch geführt werden
- Die bisher mögliche Befreiung von dieser Pflicht endet am 31. Dezember 2026
- Ab dem 1. Januar 2027 müssen betroffene Arbeitgeber die entsprechenden Entgeltunterlagen grundsätzlich elektronisch führen
- Zu den relevanten Rechtsgrundlagen gehören insbesondere § 28f Sozialgesetzbuch Viertes Buch (SGB IV) sowie §§ 8 und 9a der Beitragsverfahrensverordnung (BVV)
- Für Unternehmen mit entsprechenden arbeits- oder sozialversicherungsrechtlichen Verpflichtungen in Deutschland erhöht die Regelung den praktischen Bedarf an durchgängig digitalen HR-, Payroll- und Dokumentenprozessen
Was ist eine digitale Personalakte?
Die digitale Personalakte ist die elektronische Form der klassischen Personalakte. Sämtliche mitarbeitendenbezogenen Dokumente und Informationen werden zentral digital in einem HR-System verwaltet und können über definierte Rollen- und Berechtigungskonzepte den jeweils berechtigten Personen zugänglich gemacht werden.
Die digitale Personalakte dient dabei nicht nur der Ablage, sondern bildet zunehmend die Grundlage für integrierte HR-, Payroll- und Compliance-Prozesse.
Welche gesetzlichen Regelungen stehen hinter der Änderung in Deutschland?
Oft wird im Zusammenhang mit der Gesetzesänderung in Deutschland von einer «Pflicht zur digitalen Personalakte» gesprochen. Genau betrachtet existiert eine solche Pflicht in Deutschland jedoch nicht. Die Gesetzgebung konzentriert sich auf die begleitenden Entgeltunterlagen, die für sozialversicherungsrechtliche Prüfungen benötigt werden.
§ 28f SGB IV – Die Grundpflicht
§ 28f Sozialgesetzbuch IV verpflichtet Arbeitgeber dazu, für jeden Beschäftigten Entgeltunterlagen zu führen und geordnet aufzubewahren. Die Unterlagen müssen jederzeit nachvollziehbar und prüfbar sein.
§ 8 BVV – Welche Unterlagen relevant sind
Die Beitragsverfahrensverordnung konkretisiert diese Pflicht. § 8 BVV definiert detailliert, welche Angaben und Nachweise zu den Entgeltunterlagen gehören. Dazu zählen unter anderem Informationen zur Beschäftigung, Sozialversicherung, Entgeltabrechnung und Versicherungsfreiheit.
§ 8 Abs. 2 BVV – Die Digitalisierungspflicht
Die entscheidende Änderung für HR-Abteilungen liegt in § 8 Abs. 2 BVV. Dort wird festgelegt, dass bestimmte begleitende Entgeltunterlagen elektronisch geführt werden müssen. Seit 2022 galt dies bereits grundsätzlich, allerdings mit einer Befreiungsmöglichkeit. Diese Befreiungsmöglichkeit endet Ende 2026. Ab 2027 gilt die elektronische Führung der relevanten Entgeltunterlagen für alle betroffenen Arbeitgeber.
§ 9a BVV – Die technischen Anforderungen
Die elektronische Ablage allein genügt nicht. § 9a BVV regelt, dass die Sozialversicherungsträger gemeinsame technische Standards definieren dürfen. Die Unterlagen müssen strukturiert und identifizierbar gespeichert, lesbar und bei Prüfungen verfügbar sein.
§ 28p SGB IV – Die Betriebsprüfung
Hinter den neuen Anforderungen steht die zunehmende Digitalisierung der Betriebsprüfung durch die deutschen Rentenversicherungsträger. Unternehmen müssen prüfungsrelevante Unterlagen deshalb elektronisch bereitstellen können.
Was bedeutet das für Schweizer Unternehmen?
Für rein schweizerische Unternehmen, die keine Berührungspunkte zum Sozialversicherungssystem in Deutschland aufweisen, ergeben sich aus der deutschen BVV grundsätzlich keine Verpflichtungen.
Eine genauere Prüfung empfiehlt sich jedoch insbesondere bei Unternehmen, die:
- Gesellschaften oder Niederlassungen in Deutschland führen,
- in Deutschland sozialversicherungsrechtlichen Arbeitgeberpflichten unterliegen,
- HR- oder Payroll-Prozesse für deutsche Gesellschaften zentral aus der Schweiz steuern,
- Shared-Service-Center für mehrere Länder, u.a. Deutschland, nutzen oder
- internationale HR-, Payroll oder Dokumentenmanagementsysteme betreiben.
In diesen Fällen lohnt sich eine Überprüfung der bestehenden Dokumenten- und Archivierungsprozesse. Die Einführung oder Weiterentwicklung einer digitalen Personalakte kann dabei helfen, den rechtlichen Anforderungen zu genügen sowie gleichzeitig Datenqualität und Effizienz zu verbessern.
Drei typische Szenarien aus der Praxis
1. Schweizer Konzern mit deutscher Tochtergesellschaft
Verfügt ein Schweizer Unternehmen über eine deutsche Gesellschaft mit Beschäftigten, sollte geprüft werden, ob die dort relevanten Entgeltunterlagen bereits vollständig elektronisch geführt werden und ob diese den rechtlichen und technischen Anforderungen genügen.
2. Zentrale HR- oder Payroll-Administration in der Schweiz
Werden Personal- oder Payroll-Prozesse einer deutschen Gesellschaft zentral aus der Schweiz gesteuert, sollten Prozesse, Systeme und Verantwortlichkeiten so ausgestaltet sein, dass die deutschen Anforderungen eingehalten werden können.
3. Länderübergreifende HR-Systeme
Werden dieselben HR- oder Dokumentenmanagementsysteme für mehrere Länder eingesetzt, sollte geprüft werden, ob die deutsche Gesellschaft die benötigten Unterlagen entsprechend den dort geltenden Anforderungen führen und bereitstellen kann.
Fazit
Die deutsche Regelung ist mehr als eine technische Anpassung bei den Entgeltunterlagen. Sie zeigt, wie sich die Anforderungen an moderne HR- und Payroll-Prozesse verändern.
Für Unternehmen mit entsprechenden Arbeitgeberpflichten in Deutschland ist der Handlungsbedarf konkret. Sie sollten frühzeitig prüfen, ob relevante Dokumente, Zuständigkeiten und Systeme für 2027 vorbereitet sind.
Aus unserer Sicht greift es jedoch zu kurz, nur auf die unmittelbar vorgeschriebenen Dokumente zu schauen. Unternehmen sollten sich deshalb nicht allein fragen, ob und welche Unterlagen sie ab 2027 elektronisch führen müssen. Die strategisch wichtigere Frage lautet: Sind unsere HR-, Payroll- und digitalen Vereinbarungsprozesse so aufgestellt, dass wir regulatorische Veränderungen künftig effizient umsetzen können?
Die Entwicklung in Deutschland zeigt exemplarisch, warum eine moderne HR-Architektur zunehmend auch eine Governance-Frage ist. Wer Prozesse, Verantwortlichkeiten, Daten und Systeme heute sauber strukturiert, schafft bessere Voraussetzungen für Compliance. Gleichzeitig sinkt der manuelle Aufwand und die HR-Organisation kann einfacher wachsen.
Digitalisierung bedeutet deshalb nicht, Papier lediglich durch PDFs zu ersetzen. Sie bedeutet, HR-Prozesse so zu gestalten, dass Informationen sicher fliessen, Verantwortlichkeiten klar sind und neue Anforderungen ohne grundlegenden Umbau umgesetzt werden können.
Genau darin liegt aus unserer Sicht der langfristige Wert einer modernen digitalen HR-Architektur.
Autorin
Jasmin Rehmann
Documents & Processes
Jasmin Rehmann bringt über 20 Jahre HR-Erfahrung in unterschiedlichen Bereichen mit. Bei HR Campus ist sie als Projektleiterin tätig und begleitet Unternehmen bei der Digitalisierung von HR-Prozessen mit Fokus auf Dokumentenmanagement, digitale Personalakten, Analytics sowie effiziente und compliance-konforme Prozesse.
Die Angaben in diesem Beitrag sind unverbindlich und dienen ausschliesslich Informationszwecken. Es handelt sich in keiner Form um eine Rechtsauskunft oder eine Rechtsberatung. HR Campus übernimmt keine Haftung oder Garantie für Fehler oder Unvollständigkeiten in diesem Beitrag.
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