Comment un accompagnement ciblé dans le domaine de la paie peut-il déboucher sur une transformation RH globale ? Chez Feldschlösschen, tout a commencé par des processus de paie de plus en plus complexes et des ressources internes limitées. Le Payroll Health Check a permis d’identifier les points faibles et de définir des améliorations concrètes. Ce qui a suivi n’était pas un projet ponctuel, mais une évolution menée sur plusieurs années – étape par étape, vers une solution RH intégrée couvrant la paie, les processus RH et la gestion des effectifs. Cette réussite montre ce qu’il est possible d’accomplir lorsqu’un partenariat de longue date, une analyse approfondie et une mise en œuvre rigoureuse vont de pair.
Industrie
Commerce / Distribution / Alimentation
Employé-es
1 200
Client depuis
2006
Région
Suisse alémanique
National
Services
Consulting
Logiciels
Services
Karine Finck
Vice-présidente des ressources humaines
Contexte
Feldschlösschen et HR Campus sont liés par un partenariat de plus de 20 ans. Au fil des années, une solide relation de confiance s’est construite, ainsi qu’une véritable compréhension mutuelle. Une base précieuse lorsqu’il s’agit de faire avancer ensemble des projets complexes.
Les processus de paie chez Feldschlösschen devenaient de plus en plus complexes, tandis que les ressources internes étaient limitées. En 2021, l’entreprise a donc fait appel à un accompagnement ciblé dans ce domaine. L’objectif : stabiliser les processus de paie, vérifier les données SAP et identifier des pistes d’amélioration concrètes.
Le « Payroll Health Check » a permis d’établir un état des lieux clair et une compréhension commune de la situation. Les sources d’erreurs potentielles, les ruptures dans les flux de données et les processus inefficaces ont été identifiés. Sur cette base, des mesures ciblées ont été définies afin de stabiliser durablement la gestion de la paie et de réduire la charge opérationnelle.
Phases du projet
Les bases d’un changement durable
Le « Bilan de la paie » a marqué le point de départ d’une amélioration continue. Les processus ont été progressivement optimisés, les connaissances renforcées et la collaboration intensifiée. HR Campus a activement accompagné cette phase grâce à la Gestion intérimaire des ressources humaines : des spécialistes RH ont soutenu l’équipe pendant les périodes particulièrement intenses, libéré du temps pour le projet et transmis leur savoir-faire. Cette étape a été déterminante : elle a apporté la stabilité et la confiance nécessaires pour passer à la suite.
Réorganiser la prestation de services RH
C’est sur cette base qu’est né le projet « UKG HR Service Delivery ». La mise en œuvre a été intense et marquée par des échanges étroits. L’atelier « Process Booster » organisé au Visionscenter de St. Antönien a constitué une étape clé : trois jours au cours desquels l’équipe a travaillé ensemble sur les processus, pris des décisions et concrétisé la prochaine étape. Cela a apporté clarté, confiance et un nouvel élan à la mise en œuvre.
Transformer la gestion des effectifs
En 2024/2025, une nouvelle étape a été franchie : la gestion du temps. La planification du personnel reposait sur des solutions Excel offrant peu de transparence. De nombreuses étapes manuelles alourdissaient encore davantage le travail des RH et de la paie. Cela compliquait la vue d’ensemble et rendait les processus inutilement fastidieux. Le besoin d’une solution intégrée est ainsi devenu évident. L’objectif était de disposer d’une solution numérique intégrée pour la planification et la gestion des temps. Pour Feldschlösschen, une chose était claire dès le départ : ce projet serait également mis en œuvre en collaboration avec HR Campus. Grâce à « UKG Workforce Management », il a été possible d’harmoniser les processus malgré une grande complexité et de nombreuses règles spécifiques. L’implication précoce des responsables hiérarchiques a été déterminante. Elle a permis de s’assurer que les nouveaux processus répondent aux réalités du terrain et soient largement adoptés.
Résultats
Aujourd’hui, Feldschlösschen dispose de processus de paie et de RH stables et efficaces. Les risques ont été réduits, les tâches manuelles considérablement allégées et l’équipe RH renforcée de manière ciblée.
Grâce à UKG HR Service Delivery et UKG Workforce Management, Feldschlösschen dispose aujourd’hui d’un environnement intégré dans lequel les processus RH, la gestion des temps et la planification s’articulent de manière fluide. Les responsables opérationnels travaillent avec des outils uniformes, tandis que les RH bénéficient d’une meilleure visibilité et d’un meilleur contrôle.
C’est au quotidien que la valeur ajoutée se fait le plus sentir : les processus ne sont pas seulement définis, ils sont réellement mis en pratique et peuvent continuer à évoluer de manière autonome.