Wie entwickelt sich aus punktueller Unterstützung im Payroll eine umfassende HR-Transformation? Bei Feldschlösschen begann alles mit steigender Komplexität und begrenzten Ressourcen im Payroll. Der Payroll Health Check machte konkrete Schwachstellen sichtbar und schuf die Basis für gezielte Verbesserungen. Was folgte, war kein einmaliges Projekt, sondern eine Entwicklung über mehrere Jahre – Schritt für Schritt hin zu einer integrierten HR- und Workforce-Lösung. Diese Erfolgsgeschichte zeigt, was möglich ist, wenn langjährige Partnerschaft, fundierte Standortbestimmung und konsequente Umsetzung zusammenspielen.
Branche
Handel / Detailhandel / Lebensmittel
Mitarbeitende
1'200
Kunde seit
2006
Region
Deutschschweiz
National
Leistungen
Consulting
Software
Services
Karine Finck
Vice President Human Resources
Ausgangslage
Feldschlösschen und HR Campus verbindet eine Partnerschaft von über 20 Jahren. Über die Jahre hat sich ein starkes Vertrauensverhältnis gefestigt und ein echtes Verständnis füreinander entwickelt. Genau diese Basis macht den Unterschied, wenn es darum geht, anspruchsvolle Themen gemeinsam voranzubringen.
Die Komplexität der Payroll-Prozesse bei Feldschlösschen nahm fortlaufend zu, während die internen Ressourcen knapp waren. Deshalb suchte das Unternehmen 2021 gezielt Unterstützung im Payroll-Bereich. Ziel war es, die Lohnprozesse zu stabilisieren, SAP-Daten zu überprüfen und konkrete Verbesserungen zu identifizieren. Der Payroll Health Check schuf Transparenz und ein gemeinsames Verständnis: potenzielle Fehlerquellen, bestehende Medienbrüche und ineffiziente Abläufe wurden sichtbar. Die bestehenden Prozesse wurden strukturiert analysiert und gezielte Massnahmen definiert, um die Payroll nachhaltig zu stabilisieren und den operativen Aufwand zu senken.
Projektphasen
Die Basis für nachhaltige Veränderung
Nach dem Payroll Health Check folgte die gezielte Weiterentwicklung im Alltag. Prozesse wurden schrittweise optimiert, Wissen aufgebaut und die Zusammenarbeit intensiviert. HR Campus begleitete diese Phase aktiv mit HR Interim Management : HR-Fachpersonen entlasteten das Team in intensiven Phasen, schufen Freiräume für das Projekt und gaben ihr Know-how weiter. Diese Phase war entscheidend: Sie schuf die nötige Stabilität und das Vertrauen, um den nächsten Schritt zu gehen.
HR Service Delivery neu aufstellen
Auf dieser Grundlage entstand das UKG HR Service Delivery Projekt. Die Umsetzung war intensiv und von engem Austausch geprägt. Ein zentraler Meilenstein war der Prozess-Booster-Workshop im Visionscenter in St. Antönien: Drei Tage, in denen das Team gemeinsam an den Prozessen arbeitete, Entscheidungen traf und den nächsten Schritt greifbar machte. Das schuf Klarheit, Vertrauen und neuen Schwung für die Umsetzung.
Workforce Management transformieren
Jahre später 2024/5 folgte der nächste Ausbau: die Zeitwirtschaft. Die Einsatzplanung lief über uneinheitliche Excel-Lösungen, die wenig Transparenz boten. Viele manuelle Zwischenschritte belasteten HR und Payroll zusätzlich. Das erschwerte den Überblick und machte die Abläufe unnötig aufwendig. Der Bedarf nach einer durchgängigen Lösung wurde damit offensichtlich. Ziel war eine durchgängige, digitale Lösung für Planung und Zeitprozesse. Für Feldschlösschen war früh klar: Auch dieses Projekt setzen sie gemeinsam mit HR Campus um. Mit UKG Workforce Management gelang es, trotz hoher Komplexität und vieler Spezialregelungen die Prozesse zu harmonisieren. Entscheidend war der frühe Einbezug der Linie. So konnte sichergestellt werden, dass die neuen Prozesse praxistauglich sind und breit akzeptiert werden.
Ergebnisse
Heute arbeitet Feldschlösschen mit stabilen und effizienten Payroll- und HR-Prozesse. Risiken wurden reduziert, manuelle Aufwände deutlich gesenkt und das HR-Team gezielt gestärkt.
Mit UKG HR Service Delivery und Workforce Management ist eine integrierte Plattform entstanden, in der HR, Zeitwirtschaft und Planung ineinandergreifen. Die Linie arbeitet mit einheitlichen Tools, HR gewinnt Transparenz und Kontrolle zurück.
Der grösste Mehrwert zeigt sich im Alltag: die Prozesse sind nicht nur definiert, sondern werden gelebt. Und sie lassen sich eigenständig weiterentwickeln.