Une gestion des frais innovante

Réinventer le processus

Mais si l'on regarde au-delà de l'horizon de la gestion des frais, il devient clair que le processus des frais est bien plus important. En règle générale, les frais ne sont pas générés dans son propre bureau, mais en déplacement. Pourquoi donc ne pas intégrer la composante géographique dans le processus - par exemple en planifiant le voyage et en saisissant les données produites de manière mobile ? Mais ce n'est pas tout : de l'autre côté du justificatif de frais, il y a toujours un partenaire commercial - que ce soit les CFF ou une autre entreprise de transport, des compagnies aériennes, des hôtels ou des restaurants. Et il s'agit souvent de partenaires commerciaux récurrents. Pourquoi ne pas utiliser les synergies dans ce cas également ? Par exemple en intégrant électroniquement ces partenaires commerciaux - aussi bien avant qu'après la fourniture du service.

Le processus des frais dans le cloud

De nouvelles applications issues du cloud permettent d'avoir une vision globale du processus de gestion des frais et d'exploiter les synergies grâce à la digitalisation. Une nouvelle vision devient tangible : Saisir les frais ad hoc et sur place, partout dans le monde et de manière mobile via une application. Le déjeuner est saisi directement au restaurant, la note d'hôtel fait déjà automatiquement partie de la note de frais lors du check-out. La note de frais terminée est envoyée avant même le vol de retour à l'aéroport. Les supérieurs reçoivent également un message push mobile pour approbation via un workflow. Les justificatifs peuvent être consultés en un clic sous forme de photographie. La connexion numérique des sociétés de cartes de crédit aide en outre à respecter la conformité : Si la carte de crédit professionnelle est utilisée, la dépense apparaît automatiquement dans la note de frais - elle ne peut pas être effacée. Cela crée de la transparence.

Les collaborateurs comme les supérieurs n'ont plus de travail supplémentaire le lendemain du voyage. Les taux de change sont automatiquement pris en compte par les plateformes de conversion en ligne à la date de référence de la dépense effectuée. Pour les trajets en voiture privée ou de société, une intégration Google Maps est disponible : Les décomptes kilométriques sont ainsi représentés de manière fidèle à la réalité.

Grâce à ces possibilités, les entreprises et les administrations peuvent prévenir efficacement et sans grand effort supplémentaire les ambiguïtés et les irrégularités dans les notes de frais, tout en réduisant de manière significative la charge de travail des collaborateurs.

Le règlement des frais et la conformité sont au centre des préoccupations

Dans le cadre de l'optimisation des processus de frais, le règlement des frais est au centre des préoccupations. La législation libérale de la Suisse permet une multitude de possibilités pour s'y conformer. Est-il vraiment judicieux d'utiliser quarante types de frais différents ? Quel est le but recherché ? Un workflow d'autorisation qui passe par quatre postes apporte-t-il réellement une plus grande sécurité ? Combien a-t-on remboursé en moyenne par déjeuner au cours des dernières années - un forfait a-t-il un sens ? Mais renoncer à la récupération de la TVA pour ce montant ?

En principe, ce qui est déterminé par des règles logiques peut également être réalisé par un système automatisé. Il ne s'agit pas en premier lieu de prévenir la fraude, mais plutôt de permettre à l'instance qui délivre les autorisations de partir du principe que tout ce qui est soumis à autorisation est conforme au règlement. C'est précisément ce que font les systèmes « state of the art » du cloud, comme la solution Solution Concur de la maison SAP .

La grande question de l'intégration

Une solution cloud comme celle de Concur peut fonctionner avec n'importe quel système environnant. L'importation des données des collaborateurs se fait soit par fichier plat et SFTP, soit directement via une API web. La source des données joue un rôle secondaire, tant que le fichier d'importation fourni correspond au format requis.

Généralement, les écritures de frais sont transmises à un système financier et de paie. Les données comptables sont écrites par fichier plat sur un serveur SFTP et peuvent être traitées à partir de là par n'importe quel système secondaire. Si les systèmes périphériques font également partie de la famille SAP, le processus est encore plus simple, car SAP travaille actuellement sur des interfaces standard intégrées pour ses propres produits.

Cloud signifie aussi « big data »

Grâce à la multitude d'informations saisies dans un outil de gestion des frais, il est possible d'obtenir des informations importantes sur le comportement de dépense dans le cadre du reporting. Celles-ci peuvent servir d'arguments solides au service des achats lors des prochaines négociations de prix. Les e-factures sont importées dans le système et traitées directement avec les taux de TVA correspondants. En outre, les collaborateurs sont rendus attentifs à des circonstances particulières dès la saisie grâce à la mise en place d'habiles « règles d'audit ».

Si l'on examine les processus concernés d'un peu plus près, on découvre partout des possibilités d'optimisation, petites ou grandes. Par exemple, une intégration dans la gestion des voyages qui prend en compte les tarifs d'hôtel et de vol spécifiquement convenus et qui indique aux collaborateurs de réserver auprès du bon prestataire. Ou bien on ne donne aux collaborateurs que le choix de leurs hôtels préférés lors de la réservation des chambres.

Si les entreprises ou les administrations n'ont pas encore envisagé de solution de frais basée sur le cloud, elles devraient le faire. Les préoccupations en matière de protection des données doivent être prises au sérieux, mais elles peuvent être atténuées en choisissant le bon partenaire cloud et en rédigeant un contrat approprié. Le nombre croissant d'entreprises qui tirent profit de la digitalisation en est la preuve éclatante.