Spesenerfassung und -verarbeitung sind ein leidiges Übel in allen Unternehmen und Verwaltungen. Der gemeinsame Nenner: Die Spesenadministration hält Mitarbeitende von ihrer eigentlichen Arbeit ab. Trotzdem braucht man sie – die Excel-Vorlagen, die Originalbelege auf Papier, die Barvorbezugsabrechnungen. Alles klar geregelt in Spesenreglementen, von Steuerverwaltungen in den verschiedensten Varianten bewilligt. Die Cloud-Lösung, welche alles einfacher macht, existiert bereits. Doch hält sie, was sie verspricht?
Den Prozess neu erfinden
Doch schaut man über den Horizont der Spesenabrechnung hinaus, wird klar, dass es beim Spesenprozess um weit mehr geht. Spesen entstehen in der Regel nicht im eigenen Büro, sondern unterwegs. Warum also die geografische Komponente nicht in den Prozess einfliessen lassen – beispielsweise mit der Planung der Reise und der mobilen Erfassung der anfallenden Daten? Aber es geht noch weiter: Auf der anderen Seite des Spesenbelegs steht immer ein Geschäftspartner – sei es die SBB oder ein anderes Transportunternehmen, Fluggesellschaften, Hotels oder Restaurants. Und oft handelt es sich dabei um wiederkehrende Geschäftspartner. Warum nicht auch hier Synergien nutzen? Beispielsweise durch die elektronische Integration dieser Geschäftspartner – sowohl vor als auch nach der Erbringung der Dienstleistung.
Der Spesenprozess in der Cloud
Neue Anwendungen aus der Cloud ermöglichen eine gesamtheitliche Sicht auf den Spesenprozess und die Nutzung von Synergien durch Digitalisierung. Eine neue Vision wird greifbar: Spesen erfassen ad hoc und vor Ort, rund um den Globus und mobil per App. Das Mittagessen wird direkt im Restaurant erfasst, die Hotelrechnung ist beim Checkout bereits automatisch Teil der Spesenabrechnung. Die fertige Spesenabrechnung wird noch vor dem Rückflug am Flughafen verschickt. Die Vorgesetzten erhalten ebenfalls mobil eine Pushnachricht zur Bewilligung über einen Workflow. Die Belege sind per Klick als Fotografie einsehbar. Die digitale Anbindung von Kreditkartenfirmen hilft zudem, die Compliance einzuhalten: Wird die Geschäftskreditkarte genutzt, erscheint die Ausgabe automatisch in der Spesenabrechnung – nicht löschbar. Das schafft Transparenz.
Mitarbeitende wie auch Vorgesetzte haben am Tag nach der Reise keinen zusätzlichen Aufwand mehr. Umrechnungskurse werden von Online-Umrechnungsplattformen zum Stichtag der getätigten Ausgabe automatisch berücksichtigt. Für Fahrten mit dem Privat- oder Firmenfahrzeug steht eine Google-Maps-Integration zur Verfügung: Kilometerabrechnungen werden so realitätsgetreu abgebildet.
Mit diesen Möglichkeiten können Unternehmen und Verwaltungen effektiv und ohne grossen Zusatzaufwand Unklarheiten und Unregelmässigkeiten in Spesenabrechnungen vorbeugen und gleichzeitig den Aufwand für Mitarbeitende signifikant verringern.
Spesenreglement und Compliance stehen im Zentrum
Im Zuge der Optimierung von Spesenprozessen steht das Spesenreglement im Fokus. Die liberale Gesetzgebung der Schweiz erlaubt eine Vielzahl von Möglichkeiten, sich darin zu verwirklichen. Macht es wirklich Sinn, vierzig verschiedene Spesenarten zu nutzen? Was soll damit erreicht werden? Bringt ein Bewilligungs-Workflow, der über vier Stellen führt, tatsächlich eine höhere Sicherheit? Wie viel wurde in den letzten Jahren im Schnitt pro Mittagessen erstattet – macht eine Pauschale Sinn? Dafür aber der Verzicht auf eine Mehrwertsteuer-Rückforderung für diesen Betrag?
Grundsätzlich gilt: Was mittels logischer Regeln ermittelt wird, kann auch ein automatisiertes System erledigen. Es geht dabei nicht primär darum, Betrug vorzubeugen – vielmehr soll die bewilligende Stelle davon ausgehen können, dass alles, was zur Bewilligung ansteht, reglementskonform ist. Genau dies leisten „state of the art“-Systeme aus der Cloud, wie die Concur-Lösung aus dem Hause SAP .
Die grosse Frage der Integration
Eine Cloudlösung, wie Concur sie bietet, kann mit jedem Umsystem arbeiten. Der Import von Mitarbeitendendaten erfolgt entweder per Flatfile und SFTP oder direkt über eine Web-API. Dabei spielt die Datenquelle eine untergeordnete Rolle, solange das gelieferte Importfile dem geforderten Format entspricht.
Üblicherweise werden die Spesenbuchungen an ein Finanz- und Payrollsystem weitergegeben. Buchungsdaten werden per Flatfile auf einen SFTP-Server geschrieben und können von dort aus von jedem beliebigen Umsystem verarbeitet werden. Wenn die Umsysteme ebenfalls aus der SAP-Familie stammen, wird der Prozess noch einfacher, denn SAP arbeitet derzeit an integrierten Standardschnittstellen für die eigenen Produkte.
Cloud heisst auch „Big Data“
Durch die Vielzahl an erfassten Informationen in einem Spesentool lassen sich im Reporting wichtige Erkenntnisse über das Ausgabeverhalten gewinnen. Diese können dem Einkauf bei den nächsten Preisverhandlungen als handfeste Argumente dienen. E-Rechnungen werden in das System eingespielt und mit den entsprechenden Mehrwertsteuersätzen direkt verarbeitet. Zudem werden Mitarbeitende durch das Setzen von geschickten „Audit-Regeln“ bereits während der Erfassung auf besondere Umstände aufmerksam gemacht.
Schaut man sich die betroffenen Prozesse etwas genauer an, entdeckt man überall kleine und grosse Optimierungsmöglichkeiten. Beispielsweise eine Integration ins Travel Management, die spezifisch vereinbarte Hotel- und Flugraten mit einbezieht und Mitarbeitende darauf hinweist, beim richtigen Anbieter zu buchen. Oder man gibt Mitarbeitenden bei der Zimmerbuchung nur bevorzugte Hotels zur Auswahl.
Wenn Unternehmen oder Verwaltungen noch keine cloudbasierte Spesenlösung in Betracht gezogen haben, sollten sie dies nachholen. Datenschutzbedenken sind ernst zu nehmen, können jedoch durch die Wahl des richtigen Cloud-Partners und eine angemessene Vertragsgestaltung entschärft werden. Die wachsende Zahl an Unternehmen, die sich die Vorteile der Digitalisierung zunutze macht, beweist dies eindrucksvoll.
Autor
Simon Wespi
Management