Lorsqu'il s'agit de projets de numérisation, les avis sont partagés. Certains les considèrent comme une étape inévitable vers l'augmentation de l'efficacité et la sécurité de l'avenir, tandis que d'autres sont préoccupés par la complexité, les coûts et les éventuelles résistances au sein de l'organisation. Après 10 000 projets menés à bien, nous souhaitons, en cette année anniversaire, faire le point sur les écueils les plus fréquents et sur nos principaux enseignements. Andreas Loser, qui gère des projets de numérisation depuis plus de 10 ans en tant que chef de projet et consultant-e SuccessFactors, partage son expérience dans cet article spécialisé. Il mentionne les six points les plus importants dont tu dois tenir compte lors d'un projet à venir.
Les conseillers/conseillères de HR Campus ont numérisé de nombreux services et processus RH - plus de 10 000 projets réussis parlent d'eux-mêmes. Bien sûr, il y a aussi eu des projets qui ne se sont pas déroulés sans heurts et pour lesquels il a fallu surmonter des obstacles importants.
Même si les raisons des difficultés rencontrées sont multiples, elles peuvent néanmoins être classées selon les six points suivants :
1) Nous ne voulons que la norme ! - not..
De nombreux fournisseurs de logiciels ou partenaires de mise en œuvre proposent des processus et des configurations de bonnes pratiques qui te permettent de mettre en œuvre un nouveau système RH rapidement et à moindre coût. Il est toutefois clair que ces bonnes pratiques doivent toujours être comparées à tes processus actuels dans le cadre d'une analyse Fit-Gap et, le cas échéant, être adaptées dans le système. Cette démarche ne doit en aucun cas être considérée comme un simple exercice alibi. Il ne sera efficace que si la volonté de standardisation est présente.
Après tout, les meilleures pratiques ne naissent pas dans le vide, mais se basent sur l'expérience d'innombrables projets de numérisation RH. Tu devrais donc te poser la question à chaque fois que tu t'écartes de la norme : Cet écart est-il vraiment nécessaire ?
2) Transformer un mauvais processus analogique en un mauvais processus numérique
L'introduction d'un nouveau système RH est toujours l'occasion de remettre en question l'existant. Même si l'objectif n'est pas de tout redéfinir, l'occasion est souvent manquée de s'attaquer aux processus inefficaces et de se débarrasser des charges héritées du passé. Souvent, on choisit la voie de la moindre résistance en reproduisant simplement l'existant dans le nouveau système. Si tu saisis l'occasion et que tu t'occupes de tes charges héritées du passé, le projet peut apporter un grand bénéfice.
3) There's no such thing as an easy integration
Sois conscient du fait que de nombreux systèmes consomment des données de base du personnel et que tu gères la source principale. Prévois suffisamment de temps et de budget pour connecter le nouveau système RH à ses systèmes environnants. Selon le système, cela peut rapidement devenir complexe et coûteux. Malheureusement, cette partie du projet est souvent sous-estimée. Évalue donc soigneusement une interface et évalue les dépenses à temps.
4) Il ne faut pas danser sur trop de tableaux
L'introduction d'un nouveau système RH demande beaucoup de temps et de ressources. Malheureusement, les collaborateurs des départements spécialisés sont souvent peu déchargés de leurs activités quotidiennes au profit du projet. Il arrive même que plusieurs projets soient menés en parallèle, par exemple parce que le modèle fonctionnel est révisé en même temps.
Cette charge multiple comporte le risque que les participants au projet s'épuisent. Il n'est pas rare que des détenteurs de savoir-faire démissionnent pendant ou peu après le projet, ce qui a des répercussions négatives sur l'ancrage du nouveau système et des nouveaux processus dans l'entreprise.
5) La puissance ou l'impuissance de l'habitude
Beaucoup de gens n'aiment pas le changement. L'introduction d'un nouveau système RH, souvent combinée à des processus adaptés, peut susciter de l'incertitude. Il n'est pas rare que les tâches prennent plus de temps juste après le go live, car un temps d'adaptation est nécessaire.
L'acceptation des nouveautés est compromise si cette incertitude initiale perdure et entraîne une insatisfaction persistante. Une gestion du changement systématique et prudente est donc un facteur de réussite critique pour ancrer durablement les nouveautés dans l'entreprise.
6) Ne pas occulter le monde après Go Live
Un jour ou l'autre, tu seras en direct avec ton nouveau système et la phase de suivi intensif par le partenaire d'implémentation prendra fin. Définis très tôt le futur modèle d'exploitation :
- Qui sera l'utilisateur clé du nouveau système ?
- À qui et comment les collaborateurs doivent-ils s'adresser en cas de questions ou de problèmes ?
- Qui décide des nouveautés et des versions ?
- Quel sera le rôle du partenaire de mise en œuvre à l'avenir ?
Tu devrais clarifier ces questions suffisamment tôt, car elles sont malheureusement souvent négligées ou insuffisamment traitées.
Conclusion
Considère un projet de numérisation comme une opportunité de te libérer des charges héritées du passé et de standardiser autant que possible. Ne sous-estime toutefois pas la complexité du projet et accorde à tes collaborateurs la marge de manœuvre nécessaire pour pouvoir le maîtriser. Accompagne-les, ainsi que l'entreprise, tout au long du processus de changement - ainsi, rien ne s'opposera à la réussite du projet de numérisation.
Numériser avec succès
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Auteur
Andreas Loser
Service Management
Depuis plus de 10 ans déjà, Andreas Loser numérise les processus RH de différents clients-e avec SAP SuccessFactors. Il a eu l'occasion de le faire dans différents rôles chez différents clients-e, de la PME aux grandes entreprises internationales.