Imagine le scénario d'horreur si, à la fin du mois, les salaires sont complètement erronés ou même pas payés du tout. Parce que nous voulons éviter cela et nous assurer que tu puisses profiter d'Halloween et des futures campagnes salariales, nous te présentons les quatre plus grands défis et la manière de les relever avec succès.
1. Es-tu à jour en ce qui concerne les dispositions légales ?
L'un des plus grands défis de la paie est la modification régulière des dispositions légales. Les lois fiscales, les lois sur les assurances sociales et les dispositions du droit du travail varient considérablement selon les cantons, les régions et les branches. En tant qu'expert(e) en paie, tu dois suivre ces changements sous peine de devoir payer des frais supplémentaires ou des amendes.
Comment te tiens-tu au courant des dispositions légales ?
D'une part, par des formations continues. Nous organisons par exemple chaque année en novembre l'événement de fin d'année, au cours duquel sont également présentées les modifications et les nouveautés en matière d'assurances sociales. D'autre part, par des adaptations techniques régulières du système. Ton service informatique ou ton partenaire logiciel de paie est la meilleure adresse pour savoir quelles nouveautés légales ont été intégrées dans le système et comment tu peux les intégrer. En tant qu'entreprise, tu as la responsabilité d'initier et de former les utilisateurs internes aux solutions logicielles et matérielles modifiées. Un contrôle de qualité régulier est également nécessaire pour garantir un traitement des salaires sans problème.
2. Tes données de base du personnel sont-elles correctes ?
La saisie manuelle des données de base du personnel est un processus qui prend beaucoup de temps et qui est sujet aux erreurs. Souvent, tu ne t'en rends compte que lorsque des erreurs surviennent lors du traitement des salaires. Les raisons des données erronées sont multiples. Chez nos clients-e, nous voyons entre autres les causes suivantes : La saisie est effectuée par des personnes qui ne sont pas sensibilisées et/ou insuffisamment formées et qui ne sont pas conscientes des conséquences de données erronées. Les données de base doivent être saisies plusieurs fois à l'entrée ; la paie n'est pas informée des modifications des données de base ; il n'existe pas de point de vérité unique en ce qui concerne les données de base du personnel.
Comment t'assures-tu d'avoir une saisie de données efficace et correcte ?
Outre un processus propre et une bonne communication entre les services, il est recommandé d'envisager des solutions logicielles RH modernes. Celles-ci permettent d'automatiser la saisie et la gestion des données et sont idéalement reliées entre elles par des interfaces. En intégrant des outils RH tels que des workflows automatisés et la saisie des temps dans le système des données de base, tu peux garantir que toutes les données de tes collaborateurs sont correctement saisies et gérées.
3. Ton système de paie fait-il l'objet d'une maintenance régulière et est-il à jour ?
Les difficultés techniques ont déjà empêché plus d'un responsable de la paie de dormir, en particulier lorsque des systèmes de paie obsolètes ou une infrastructure technique insuffisante sont en place. Celles-ci peuvent conduire à des erreurs indésirables qui, à leur tour, entraînent des retards dans le calcul des salaires et les incohérences qui en résultent.
Comment ton système de paie fonctionne-t-il sans problème ?
Un logiciel et un matériel de paie modernes et fiables, régulièrement mis à jour, est une condition sine qua non. Si tu as un système qui n'est plus entretenu, ta première priorité devrait être un nouveau système de paie. En investissant dans des solutions technologiques performantes, tu peux non seulement économiser du temps, mais aussi beaucoup de nerfs.
4. Tes données de paie sont-elles sécurisées ?
Dans la paie, la protection des données et la sécurité sont de la plus haute importance, car les données personnelles sensibles des collaborateurs y sont traitées. Des cas comme celui du Crédit Suisse, rendu public début 2023 et dans lequel un collaborateur aurait dérobé des données personnelles, sont un super coup dur. Les entreprises doivent s'assurer que des mesures de sécurité appropriées sont mises en œuvre et surveillées en permanence afin de garantir en permanence la confidentialité et l'intégrité des données.
Comment sécurises-tu tes données de paie ?
Investir dans la protection des données et la sécurité est essentiel pour les entreprises qui réussissent. Cela implique l'utilisation de restrictions d'accès, de technologies de cryptage et d'audits de sécurité réguliers afin de protéger ta paie contre les menaces potentielles. Si un prestataire externe traite ta paie, il est de ta responsabilité de veiller à ce que la sécurité soit la priorité absolue. Utilises-tu un logiciel de paie en nuage ? Renseigne-toi alors auprès du fournisseur sur les mesures prises pour se prémunir contre les attaques de hackers.
Conclusion
Outre les conditions générales immuables, il existe de nombreuses possibilités de faire de la vie dans la paie elle-même un cauchemar. Investis dans des formations, des technologies modernes, des processus efficaces et la sécurité des données. Ainsi, non seulement tu t'imposeras avec succès face aux défis de la paie, mais tu économiseras aussi du temps et, en fin de compte, des coûts. Une stratégie de paie bien pensée permet d'éviter les cauchemars dans la paie. Ainsi, les RH ont à nouveau le temps de viser les étoiles et de rêver à d'autres sujets.
Sources