Stell dir das Schreckensszenario vor, wenn am Monatsende die Löhne komplett falsch oder sogar gar nicht ausgezahlt werden. Weil wir genau das vermeiden möchten und sicherstellen wollen, dass du Halloween und auch zukünftige Lohnläufe geniessen kannst, zeigen wir dir die vier grössten Herausforderungen und wie du diese erfolgreich meistern kannst.
1. Bist du auf dem neuesten Stand in Bezug auf gesetzliche Vorschriften?
Eine der grössten Herausforderungen in der Payroll ist die regelmässige Änderung der gesetzlichen Vorschriften. Steuer-, Sozialversicherungsgesetze und arbeitsrechtliche Bestimmungen variieren je nach Kanton, Region und Branche erheblich. Als Payroll-Expert:in musst du mit diesen Veränderungen Schritt halten, da andernfalls zusätzliche Gebühren oder auch Bussgelder drohen.
Wie bleibst du bei gesetzlichen Vorschriften auf dem neuesten Stand?
Zum einen durch kontinuierliche Schulungen. Wir veranstalten beispielsweise jedes Jahr im November den Jahreswechsel-Event, an dem auch die Änderungen und Neuerungen der Sozialversicherungen präsentiert werden. Zum anderen durch regelmässige technische Anpassungen im System. Deine IT oder dein Payroll-Software-Partner ist die beste Adresse, um zu erfahren, welche gesetzlichen Neuerungen ins System eingespielt wurden und wie du diese einspielen kannst. Als Unternehmen trägst du die Verantwortung, interne Anwender:innen in die geänderten Soft-/Hardwarelösungen einzuführen und darin zu schulen. Eine regelmässige Qualitätssicherstellung ist ebenfalls erforderlich, um einen reibungslosen Lohnlauf zu gewährleisten.
2. Sind deine Personalstammdaten korrekt?
Die manuelle Eingabe von Personalstammdaten ist ein zeitaufwändiger und fehleranfälliger Prozess. Oft merkst du dies erst, wenn beim Lohnlauf Fehler auftreten. Die Gründe für falsche Daten sind vielfältig. Bei unseren Kunden sehen wir unter anderem folgende Ursachen: Die Erfassung wird von Personen durchgeführt, die nicht sensibilisiert und/oder unzureichend ausgebildet sind und sich der Konsequenzen falscher Daten nicht bewusst sind. Stammdaten müssen beim Eintritt mehrfach eingegeben werden; Payroll wird über Stammdatenänderungen nicht informiert; es gibt keinen Single Point of Truth, was Personalstammdaten angeht.
Wie stellst du sicher, dass du eine effiziente und korrekte Dateneingabe hast?
Neben einem sauberen Prozess und einer guten Kommunikation zwischen den Abteilungen empfiehlt es sich, moderne HR-Softwarelösungen in Betracht zu ziehen. Diese ermöglichen eine Automatisierung der Dateneingabe und -verwaltung und sind idealerweise durch Schnittstellen miteinander verbunden. Mit der Integration von HR Tools, wie automatisierten Workflows und Zeiterfassung in das Stammdaten-System, kannst du sicherstellen, dass sämtliche Daten deiner Mitarbeitenden korrekt erfasst und verwaltet werden.
3. Wird dein Payroll-System regelmässig gewartet und ist es auf dem neuesten Stand?
Technische Schwierigkeiten haben schon so manchen Payroll-Verantwortlichen den Schlaf geraubt, insbesondere wenn veraltete Payroll-Systeme oder unzureichende technische Infrastruktur im Einsatz sind. Diese können zu unerwünschten Fehlern führen, die wiederum zu Verzögerungen bei der Lohnabrechnung und daraus resultierenden Unstimmigkeiten führen.
Wie läuft dein Payroll-System reibungslos?
Eine moderne und zuverlässige Payroll-Soft- und Hardware, die regelmässig aktualisiert wird, ist eine Grundvoraussetzung. Falls du ein System hast, das nicht mehr gewartet wird, sollte deine oberste Priorität ein neues Payroll-System sein. Durch die Investition in leistungsstarke technologische Lösungen kannst du nicht nur Zeit, sondern auch viele Nerven sparen.
4. Sind deine Payroll-Daten sicher?
In der Payroll sind Datenschutz und Sicherheit von höchster Bedeutung, da hier sensible Personendaten von Mitarbeitenden verarbeitet werden. Fälle wie der von der Credit Suisse, der Anfang 2023 publik wurde und bei dem ein Mitarbeitender personenbezogene Daten entwendet haben soll, sind ein Supergau. Unternehmen müssen sicherstellen, dass angemessene Sicherheitsmassnahmen implementiert und kontinuierlich überwacht werden, um die Vertraulichkeit und Integrität der Daten stets zu gewährleisten.
Wie sicherst du deine Payroll-Daten ab?
Das Investieren in Datenschutz und Sicherheit ist unerlässlich für erfolgreiche Unternehmen. Dies beinhaltet die Nutzung von Zugriffsbeschränkungen, Verschlüsselungstechnologien und regelmässigen Sicherheitsaudits, um deine Payroll vor möglichen Bedrohungen zu schützen. Wenn ein externer Anbieter deine Lohnabrechnung verarbeitet, liegt es in deiner Verantwortung sicherzustellen, dass Sicherheit oberste Priorität hat. Verwendest du eine Payroll-Cloud-Software? Dann erkundige dich beim Anbieter, welche Massnahmen zur Abwehr von Hackerangriffen getroffen werden.
Fazit
Neben den unveränderlichen Rahmenbedingungen gibt es viele Möglichkeiten, sich das Leben in der Payroll selbst zum Albtraum zu machen. Investiere in Schulungen, moderne Technologien, effiziente Prozesse und Datensicherheit. So setzt du dich nicht nur erfolgreich gegen die Herausforderungen in der Payroll durch, sondern sparst auch Zeit und letztendlich Kosten. Mit einer gut durchdachten Payroll-Strategie lassen sich Albträume in der Payroll verhindern. So hat das HR wieder Zeit, nach den Sternen zu greifen und von anderen Themen zu träumen.
Quellen