Depuis le rachat de Concur par SAP, l'échange de données entre les deux mondes de systèmes a beaucoup évolué. SAP investit continuellement dans l'intégration de la solution de planification des voyages, de réservation et de gestion des frais avec ses propres systèmes. Grâce aux intégrations natives, il est désormais possible de reproduire de nombreux scénarios de manière transparente, pour autant que les conditions préalables adéquates soient réunies. Malgré l'élargissement constant des possibilités, les entreprises restent toutefois confrontées à certains défis.
Depuis fin 2014, SAP a considérablement investi dans la standardisation de la connexion à ses propres solutions. L'objectif est de faciliter à l'avenir l'intégration avec des systèmes ERP non-SAP. Jusqu'à présent, Concur était principalement connecté via des fichiers plats SFTP pour télécharger et charger des données entre les systèmes. Comme alternative, Concur a mis à disposition une API pour l'échange de données via des services web. Les clients-e ont généralement mis en œuvre l'intégration dans leur environnement système de manière autonome sur la base de l'une de ces technologies. SAP a désormais optimisé ce processus en proposant une solution simplifiée et standardisée. Ce produit est appelé par SAP « SAP Integration with Concur Solutions », tandis que chez Concur, il est simplement connu sous le nom de « Native Connector to SAP ».
Le flux de données en point de mire
L'intégration garantit un flux de données fluide à plusieurs niveaux. Il s'agit d'une part des données de base du personnel et d'autre part des objets de coûts ainsi que des paiements, des imputations et des informations de statut. Les données de base du personnel, y compris les informations organisationnelles, sont essentielles pour créer les utilisateurs dans Concur. En outre, le système doit être en mesure d'identifier les supérieurs hiérarchiques pour le traitement des flux de travail. Concur Travel, Request et Invoice nécessitent également des informations supplémentaires qui ne sont traditionnellement pas stockées dans un système RH. Il est donc indispensable d'avoir une vue d'ensemble. Il convient également de clarifier quelles informations sont gérées par qui, car cela dépend fortement des processus internes de l'entreprise. Pour une imputation correcte des frais, les objets de coûts tels que les centres de coûts, les ordres internes et les projets sont transférés du système SAP vers Concur. A la fin du processus de gestion des frais, toutes les informations pertinentes telles que les comptes généraux, les créanciers des collaborateurs, les montants totaux, les types de paiement et les codes de TVA sont transférées dans le système financier SAP pour le paiement. Enfin, les informations de statut sont transmises à Concur depuis le système ERP SAP afin de fournir aux collaborateurs un retour sur le processus de paiement.
Quelles sont les conditions préalables ?
Pour que le flux d'informations puisse avoir lieu avec succès, certaines conditions doivent être remplies. Le système ERP SAP doit avoir activé Unicode et, à partir de la version ECC 6.0, l'assistant d'intégration native peut être installé. L'interface dans SAP peut être configurée ultérieurement. Du côté de Concur, l'intégration native doit être commandée en tant que supplément. Les clients-e existants de Concur peuvent s'en charger via le support Concur, tandis que pour les nouveaux clients, cela sera pris en compte dans le cadre du scoping.
De plus, il faut définir dans Concur, pour chaque groupe de collaborateurs, si cette population doit passer par l'intégration native, car le processus de paiement ainsi que la comptabilisation peuvent être effectués dans différents systèmes ERP. Pour les clients-e existants de Concur avec des configurations existantes, il faut tenir compte du fait que l'intégration native pose des exigences spécifiques à la Company Hierarchy configurée dans Concur. C'est pourquoi le passage d'un système Concur existant à l'intégration native doit être vérifié au préalable par SAP.
Qu'est-ce qui fonctionne et qu'est-ce qui ne fonctionne pas ?
L'intégration native transfère les informations sur les collaborateurs du système SAP HCM vers Concur et les objets d'imputation sont également envoyés du système SAP FI vers Concur. Les informations de facturation sont renvoyées de Concur vers SAP FI. La possibilité de payer les frais directement par le biais du salaire est actuellement en cours de développement. Une intégration avec la paie SAP HCM sera donc possible dans un avenir proche et l'intégration SuccessFactors Employee Central est déjà disponible en phase d'adoption précoce. De nombreux scénarios peuvent toutefois déjà être représentés aujourd'hui avec les possibilités d'intégration existantes.
Des défis subsistent pour des thèmes tels que les engagements multiples et les missions à l'étranger, qui ne sont pas entièrement couverts par l'intégration native.
Quelles sont les prochaines étapes ?
SAP travaille en permanence au développement de l'intégration dans le paysage varié des systèmes SAP. La forte focalisation sur Concur dans le domaine de la gestion des voyages et des frais montre en particulier que SAP prévoit d'autres percées dans l'intégration. Cependant, il existe encore actuellement des exigences qui ne peuvent pas être couvertes par l'intégration native, ou seulement en partie. Il y a une différence importante si l'intégration est construite sur un paysage Concur existant ou dans le cadre d'un nouveau projet. SAP continuera cependant à travailler sur des solutions permettant d'optimiser le processus d'intégration et de couvrir de nouveaux scénarios.
Auteur
Simon Wespi
Management