Seit der Übernahme von Concur durch SAP hat sich im Bereich des Datenaustauschs zwischen den beiden Systemwelten einiges verändert. SAP investiert kontinuierlich in die Integration der Reiseplanungs-, Buchungs- und Spesenabrechnungslösung mit den eigenen Systemen. Dank nativer Integrationen können mittlerweile viele Szenarien nahtlos abgebildet werden – vorausgesetzt, die passenden Voraussetzungen sind gegeben. Trotz der stetigen Erweiterung der Möglichkeiten stehen Unternehmen jedoch weiterhin vor einigen Herausforderungen.
Seit Ende 2014 hat SAP erheblich in die Standardisierung der Anbindung an die eigenen Lösungen investiert. Ziel ist es, künftig auch die Integration mit Nicht-SAP-ERP-Systemen zu erleichtern. Bisher wurde Concur vorwiegend über SFTP-Flatfiles angebunden, um Daten zwischen den Systemen hoch- und herunterzuladen. Als Alternative stellte Concur eine API für den Datenaustausch via Webservices bereit. Kunden haben die Integration in ihre Systemlandschaft meist eigenständig auf Basis einer dieser Technologien umgesetzt. SAP hat diesen Prozess nun durch eine vereinfachte und standardisierte Lösung optimiert. Dieses Produkt wird von SAP als „SAP Integration with Concur Solutions“ bezeichnet, während es bei Concur schlicht als „Native Connector to SAP“ bekannt ist.
Der Datenfluss im Fokus
Die Integration gewährleistet auf mehreren Ebenen einen reibungslosen Datenfluss. Einerseits betrifft dies die Personalstammdaten und andererseits Kostenobjekte sowie Auszahlungen, Verbuchungen und Statusinformationen. Die Personalstammdaten einschließlich Organisationsinformationen sind essenziell, um die Benutzer:innen in Concur anzulegen. Zudem muss das System in der Lage sein, die Vorgesetzten für die Workflow-Abwicklung zu identifizieren. Für Concur Travel, Request und Invoice sind darüber hinaus zusätzliche Informationen erforderlich, die traditionell nicht in einem HR-System gespeichert sind. Daher ist es unerlässlich, das Gesamtbild zu betrachten. Auch sollte geklärt werden, welche Informationen von wem gepflegt werden, da dies stark von den unternehmensinternen Prozessen abhängt. Für die korrekte Kontierung der Spesen werden Kostenobjekte wie Kostenstellen, Innenaufträge und Projekte aus dem SAP-System in Concur übertragen. Am Ende des Spesenprozesses fliessen alle relevanten Informationen wie Sachkonten, Mitarbeiterkreditoren, Totalbeträge, Zahlungstypen und Mehrwertsteuercodes zur Auszahlung in das SAP-Finanzsystem. Abschliessend werden Statusinformationen aus dem SAP ERP-System zurück an Concur übermittelt, um den Mitarbeitenden eine Rückmeldung über den Auszahlungsprozess zu geben.
Was sind die Voraussetzungen?
Damit der Informationsfluss erfolgreich stattfinden kann, müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein. Das SAP ERP-System muss Unicode aktiviert haben und ab Version ECC 6.0 kann der native Integration Wizard installiert werden. Die Schnittstelle in SAP kann nachträglich konfiguriert werden. Seitens Concur muss die native Integration als Zusatz bestellt werden. Bestehende Concur Kunden können dies über den Concur Support abwickeln, während es bei Neukunden im Rahmen des Scopings berücksichtigt wird.
Zusätzlich muss in Concur pro Mitarbeitergruppe definiert werden, ob diese Population über die native Integration laufen soll, da der Auszahlungsprozess sowie die Verbuchung in unterschiedlichen ERP-Systemen erfolgen können. Für bestehende Concur Kunden mit bestehenden Konfigurationen gilt es zu beachten, dass die native Integration spezifische Anforderungen an die in Concur konfigurierte Company Hierarchy stellt. Deshalb sollte der Wechsel eines bestehenden Concur Systems auf die native Integration zuvor durch SAP geprüft werden.
Was funktioniert, was nicht?
Die native Integration überträgt Mitarbeitendeninformationen aus dem SAP HCM-System nach Concur und Kontierungsobjekte werden aus dem SAP FI-System ebenfalls an Concur gesendet. Abrechnungsinformationen fliessen von Concur zurück in SAP FI. Die Möglichkeit, Spesen direkt über den Lohn auszuzahlen, befindet sich derzeit in der Entwicklung. Eine Integration mit SAP HCM Payroll wird somit in naher Zukunft möglich sein und auch die SuccessFactors Employee Central Integration ist bereits in der Early Adopter Phase verfügbar. Viele Szenarien lassen sich jedoch schon heute mit den bestehenden Integrationsmöglichkeiten abbilden.
Herausforderungen bestehen weiterhin bei Themen wie Mehrfachanstellung und Auslandeinsätzen, die von der nativen Integration nicht vollständig abgedeckt werden.
Wie geht es weiter?
SAP arbeitet kontinuierlich an der Weiterentwicklung der Integration in die vielfältige SAP Systemlandschaft. Besonders die starke Fokussierung auf Concur im Bereich Reisen- und Spesenmanagement zeigt, dass SAP weitere Durchbrüche in der Integration plant. Dennoch gibt es aktuell noch Anforderungen, die nicht oder nur teilweise durch die native Integration abgedeckt werden können. Es macht einen wesentlichen Unterschied, ob die Integration auf einer bestehenden Concur Landschaft oder im Rahmen eines neuen Projekts aufgebaut wird. SAP wird jedoch weiterhin an Lösungen arbeiten, um den Integrationsprozess zu optimieren und neue Szenarien abzudecken.
Autor
Simon Wespi
Management