Les collaborateurs malades ou accidentés ont besoin d'un soutien professionnel et efficace pendant leur absence, afin qu'ils puissent se rétablir et reprendre leur travail le plus rapidement possible. Les RH jouent un rôle central à cet égard. Or, en raison de processus coûteux et inefficaces, les RH perdent un temps et des ressources précieux pour des tâches administratives au lieu de se consacrer à l'essentiel : s'occuper de la personne qui est absente. Mais qu'est-ce qui rend la gestion des accidents et des maladies en Suisse si difficile ? Dans cet article de blog, nous expliquons ce qui rend ce processus si complexe et quelles solutions sont déjà à la disposition des RH.
La gestion des cas d'accident et de maladie en Suisse est un processus complexe qui pose de nombreux défis aux entreprises. Mais pourquoi en est-il ainsi ?
D'une part, c'est parce que les outils disponibles sont malheureusement souvent lacunaires. Ils nécessitent de multiples saisies de données, la gestion manuelle des dossiers des collaborateurs et le suivi manuel des délais. Dans la pratique, ce dernier point est géré à l'aide de tableaux Excel, de post-it ou de tâches Outlook. En outre, la coordination des différentes parties impliquées dans le traitement des cas, telles que les assurances, les gestionnaires de cas, le personnel médical spécialisé, la comptabilité salariale ou encore les caisses de pension, requiert une attention particulière. Le non-respect des délais peut avoir de graves conséquences pour l'entreprise et les collaborateurs, notamment en réduisant les services des compagnies d'assurance. Hormis le traitement direct de l'absence, il est souvent impossible de procéder à une analyse de cas en raison du manque d'informations. L'assureur est souvent le seul intervenant à disposer d'un historique des cas indemnisés - un historique qu'une entreprise pourrait perdre en cas de changement d'assurance.
Résultat : le service du personnel est obligé d'investir plus de temps et de ressources dans la gestion administrative. Il reste ainsi peu de temps pour l'essentiel : s'occuper de la personne qui est absente pour cause d'accident ou de maladie.
Les collaborateurs ne sont pas les seuls à souffrir d'un processus de gestion des accidents et des maladies déficient - l'entreprise elle-même est également touchée. Outre la fidélisation d'un trop grand nombre de précieuses ressources RH, des processus mal gérés peuvent avoir un impact négatif sur l'absentéisme et donc sur les coûts d'assurance. En dernier lieu, il ne faut pas oublier les pertes de productivité, y compris celles des RH.
Les logiciels sont-ils LA solution ?
Une possibilité de rendre les processus plus efficaces est de supprimer les processus manuels mentionnés et de les remplacer par des solutions numériques. Jusqu'ici, tout va bien - du moins en théorie. Mais ici, les RH sont confrontés à un nouveau défi : s'y retrouver dans la multitude d'outils disponibles sur le marché, comme UKA de HRM Solutions et assepro.online d'Assepro. Il existe également des outils proposés par des compagnies d'assurance, des courtiers en assurance ou des agences de recrutement.
Au-delà des différences dans les technologies utilisées (attention aux solutions de « fin de cycle de vie » ) ou dans le choix entre sur site et dans le cloud, il existe également des différences dans les fonctionnalités et le potentiel de digitalisation « de bout en bout ». Connaître les besoins actuels, mais surtout futurs, est donc une étape cruciale pour pouvoir comparer les différentes solutions.
Outre le choix de la solution, il convient également d'analyser le protocole de transmission des données aux assureurs et l'intégration dans l'outil de gestion de la paie de l'entreprise. En effet, le protocole « Claim Report » est utilisé depuis de nombreuses années pour transmettre les données et informations aux assureurs, et presque toutes les compagnies d'assurance acceptent ce format.
Depuis quelques mois, la solution KLE (processus de prestations intégrées au client, de la réclamation à la prestation) de Swissdec offre une approche plus intégrée du processus de décompte des salaires (adieu les saisies multiples et les interfaces). Une méthode de cryptage avancée basée sur des algorithmes de cryptage symétriques et asymétriques est utilisée à cet effet. L'évaluation de KLE : au cours des derniers mois, le protocole KLE a été testé de manière intensive avec l'outil de décompte des salaires SwissSalary, ce qui a permis de recueillir des expériences extrêmement positives. Actuellement, il convient toutefois de noter que seuls quelques assureurs acceptent ce protocole et qu'il dépend en outre, au niveau du logiciel de décompte des salaires, de la certification ELM 5.0. Il reste à voir si cette solution sera celle de l'avenir. Néanmoins, la proposition de valeur offre des avantages considérables en termes de gain de temps, de précision des données, de simplification des processus et de sécurité des données. L'avenir nous dira si cette approche continuera à s'imposer.
Et pourquoi ne pas externaliser ce processus ?
Outre l'investissement dans un outil performant, une autre possibilité consiste à externaliser totalement ces processus. L'externalisation de la gestion des cas d'accident et de maladie peut présenter différents avantages, mais s'accompagne également de différentes implications.
- Gain de temps:l'externalisation de la gestion des cas permet aux RH de gagner du temps, car il n'est plus nécessaire de traiter ces processus en interne. Au lieu de cela, les RH peuvent se concentrer sur d'autres tâches qui offrent une plus grande valeur ajoutée.
- Expertise:Les entreprises qui s'occupent de la gestion des cas d'accident et de maladie doivent disposer d'un personnel hautement qualifié et expérimenté afin de garantir un traitement rapide et précis des cas. Or, en période de pénurie de personnel qualifié, il peut être difficile de trouver de tels spécialistes.
- Réduction des coûts:en externalisant la gestion des cas, les entreprises peuvent éviter les coûts liés à la formation et au perfectionnement du personnel interne.
- Flexibilité:l'externalisation de la gestion des cas peut offrir aux entreprises une plus grande flexibilité, car elles peuvent décider de confier la gestion de tous les cas ou d'une partie seulement à un prestataire externe.
Toutefois, l'externalisation peut également présenter des inconvénients, tels que la perte de contrôle du processus, la nécessité d'une communication étroite et continue avec le prestataire de services externe et les éventuels coûts supplémentaires qui peuvent être associés à l'externalisation. Si, dans le cadre de l'externalisation, les collaborateurs sont finalement en contact avec une personne externe, cela doit être communiqué de manière claire et transparente. En outre, il faut s'assurer que, malgré la prise en charge externe, les RH ne perdent pas le contact avec la personne accidentée ou malade. Il est donc important de peser soigneusement les avantages et les inconvénients avant de prendre la décision d'externaliser la gestion des cas d'accident et de maladie.
Conclusion : garder à l'esprit la stratégie et la culture de l'entreprise
Il existe de nombreuses possibilités d'optimiser la gestion des accidents et des maladies dans ton entreprise. Les outils disponibles et les approches possibles sont nombreux et il n'y a pas qu'une seule solution. Lors de ta recherche, tu dois te concentrer sur la stratégie de ton entreprise. Dans la jungle des nombreuses possibilités, ne perds surtout pas de vue la culture d'entreprise souhaitée, car tes collaborateurs sont ton bien le plus précieux.
Auteur
Patrick Zwahlen
Service Management
Patrick accompagne les entreprises dans leur transformation numérique et a dirigé par le passé un grand centre de services RH en tant que prestataire de services. Il a ainsi constaté à maintes reprises que de nombreux services du personnel avaient du mal à gérer les accidents et les maladies et n'utilisaient pas les solutions adaptées.