Effektives Management von Unfall- und Krankheitsfällen

Die Verwaltung von Unfall- und Krankheitsfällen in der Schweiz ist ein komplexer Prozess, der Unternehmen vor zahlreiche Herausforderungen stellt. Doch weshalb ist das so?

Zum einen liegt es daran, dass die verfügbaren Instrumente leider oft lückenhaft sind. Diese erfordern mehrfache Dateneingaben, die manuelle Verwaltung der Akten der Mitarbeitenden und die händische Überwachung der Fristen. Letztere wird in der Praxis mit Excel-Tabellen, Post-it-Zetteln oder Outlook-Aufgaben bewerkstelligt. Zusätzlich erfordert die Koordination der verschiedenen Parteien, die an der Fallbearbeitung beteiligt sind, wie Versicherungen, Case Manager:innen, ärztliches Fachpersonal, Lohnbuchhaltung oder auch Pensionskassen, besondere Aufmerksamkeit. Das Versäumen von Fristen kann schwerwiegende Auswirkungen auf das Unternehmen und die Mitarbeitenden haben, unter anderem durch gekürzte Leistungen der Versicherungsgesellschaften. Abgesehen von der direkten Bearbeitung der Abwesenheit ist es aufgrund fehlender Informationen oft unmöglich, eine Fallanalyse durchzuführen. Der Versicherer ist häufig der einzige Beteiligte, der über eine Historie der entschädigten Fälle verfügt – eine Historie, die ein Unternehmen bei einem Versicherungswechsel verlieren könnte.

Das Ergebnis: Die Personalabteilung ist gezwungen, mehr Zeit und Ressourcen in die administrative Verwaltung zu investieren. Dadurch bleibt wenig Zeit für das Wesentliche: die Betreuung der Person, die unfall- oder krankheitsbedingt abwesend ist.

Nicht nur die Mitarbeitenden leiden unter einem mangelhaften Unfall- und Krankheitsmanagementprozess – auch das Unternehmen selbst ist betroffen. Neben der Bindung von zu vielen wertvollen HR-Ressourcen können schlecht verwaltete Prozesse auch negativ auf die Fehlzeiten und damit auf die Versicherungskosten wirken. Als letztes sind die Produktivitätsverluste nicht zu vergessen, einschliesslich derjenigen des HR.

Sind Software-Tools DIE Lösung?

Eine Möglichkeit, die Prozesse effizienter zu gestalten, ist, die erwähnten manuellen Prozesse abzuschaffen und durch digitale Lösungen zu ersetzen. So weit so gut – zumindest in der Theorie. Hier steht das HR jedoch vor einer neuen Herausforderung: dem Zurechtfinden in der Vielfalt der auf dem Markt erhältlichen Tools, wie z. B. UKA von HRM Solutions und assepro.online von Assepro. Es gibt auch Tools, die von Versicherungsgesellschaften, Versicherungsmaklern oder Personaldienstleistern angeboten werden.

Abgesehen von den Unterschieden in den eingesetzten Technologien (Achtung auf "End-of-Lifecycle"-Lösungen) oder der Wahl zwischen On-Premise und Cloud gibt es auch Unterschiede in den Funktionen und dem Potenzial für eine "End-to-End"-Digitalisierung. Die Kenntnis der aktuellen, aber vor allem der zukünftigen Bedürfnisse ist daher ein entscheidender Schritt, um die verschiedenen Lösungen miteinander vergleichen zu können.

Neben der Auswahl der Lösung sollte auch das Protokoll für die Datenübertragung an die Versicherer und die Integration in das Lohn- und Gehaltsabrechnungstool des Unternehmens analysiert werden. Tatsächlich wird das "Claim Report"-Protokoll seit vielen Jahren zur Übermittlung von Daten und Informationen an die Versicherer verwendet, und fast alle Versicherungsgesellschaften akzeptieren dieses Format.

Seit einigen Monaten bietet die Lösung KLE (Kundenintegrierter Leistungsprozess vom Anspruch bis zur Erbringung) von Swissdec einen stärker integrierten Ansatz im Lohnabrechnungsprozess (adieu Mehrfacheingaben und Schnittstellen). Hierbei wird eine fortschrittliche Verschlüsselungsmethode auf der Grundlage symmetrischer und asymmetrischer Verschlüsselungsalgorithmen verwendet. Die Einschätzung zu KLE: In den letzten Monaten wurde das KLE-Protokoll intensiv mit dem Lohnabrechnungs-Tool SwissSalary getestet, wobei äusserst positive Erfahrungen gesammelt wurden. Aktuell ist jedoch zu beachten, dass nur wenige Versicherer dieses Protokoll akzeptieren und dass es zudem auf der Ebene der Lohnabrechnungssoftware von der ELM 5.0-Zertifizierung abhängig ist. Ob dies die Lösung der Zukunft sein wird, bleibt abzuwarten. Dennoch bietet das Wertangebot erhebliche Vorteile in Bezug auf Zeitersparnis, Datengenauigkeit, Prozessvereinfachung und Datensicherheit. Die Zukunft wird zeigen, ob sich dieser Ansatz weiter durchsetzen wird.

Und wieso diesen Prozess nicht auslagern?

Neben der Investition in ein leistungsfähiges Tool besteht eine weitere Möglichkeit darin, diese Prozesse ganz auszulagern. Das Outsourcing der Verwaltung von Unfall- und Krankheitsfällen kann verschiedene Vorteile bieten, geht jedoch auch mit unterschiedlichen Implikationen einher.

• Zeitersparnis: Durch die Auslagerung des Fallmanagements kann das HR Zeit sparen, da die interne Abwicklung dieser Prozesse entfällt. Stattdessen kann sich das HR auf andere Aufgaben konzentrieren, die eine höhere Wertschöpfung bieten.
• Fachwissen: Unternehmen, die sich mit der Verwaltung von Unfall- und Krankheitsfällen befassen, müssen über hochqualifiziertes und erfahrenes Personal verfügen, um eine schnelle und genaue Fallbearbeitung sicherzustellen. In Zeiten des Fachkräftemangels kann es jedoch schwierig sein, solche Fachspezialist:innen zu finden.
• Kostensenkung: Durch die Auslagerung des Fallmanagements können Unternehmen die Kosten vermeiden, die mit der Aus- und Weiterbildung von internem Personal verbunden sind.
• Flexibilität: Das Outsourcing des Fallmanagements kann Unternehmen mehr Flexibilität bieten, da entschieden werden kann, ob die Verwaltung aller oder nur ein Teil der Fälle an einen externen Anbieter übertragen wird.

Outsourcing kann jedoch auch Nachteile mit sich bringen, wie beispielsweise den Verlust der Kontrolle über den Prozess, die Notwendigkeit einer kontinuierlichen engen Kommunikation mit dem externen Dienstleister und mögliche zusätzliche Kosten, die mit dem Outsourcing einhergehen können. Wenn im Rahmen der Auslagerung die Mitarbeitenden schlussendlich mit einer externen Person in Kontakt sind, muss dies klar und transparent kommuniziert werden. Darüber hinaus ist sicherzustellen, dass trotz externer Betreuung das HR den Kontakt mit der verunfallten oder kranken Person nicht verliert. Daher ist es wichtig, die Vor- und Nachteile sorgfältig abzuwägen, bevor eine Entscheidung über das Outsourcing der Verwaltung von Unfall- und Krankheitsfällen getroffen wird.

Fazit: Unternehmensstrategie- und kultur im Auge behalten

Möglichkeiten, das Unfall- und Krankheitsmanagement in deinem Unternehmen zu optimieren, gibt es viele. Die zur Verfügung stehenden Tools und möglichen Ansätze sind vielfältig und es gibt nicht nur eine einzige Lösung. Bei der Suche solltest du dich auf die Strategie deines Unternehmens fokussieren. Verliere im Dschungel der vielen Möglichkeiten vor allem die gewünschte Unternehmenskultur nicht aus den Augen, denn deine Mitarbeitenden sind dein wertvollstes Gut.