La digitalisation alimente l'externalisation de diverses tâches. Dans les RH également, des services tels que la comptabilité salariale, l'administration RH ou la maintenance des logiciels peuvent être pris en charge par des spécialistes. Mais à quoi faut-il faire attention et quels sont les avantages et les inconvénients pour les entreprises ?
L'externalisation n'est plus un concept étranger pour la plupart des entreprises depuis longtemps. Dans le cadre de la mondialisation, des mots clés tels que la concentration sur l'activité principale, l'externalisation de travaux sans valeur ajoutée et l'achat externe de services reviennent souvent. L'utilisation de logiciels en nuage dans l'informatique est également un exemple typique. Cette tendance n'épargne pas les RH : l'externalisation RH est également en vogue dans le domaine des ressources humaines.
Sécurité et réduction des risques
L'une des raisons les plus souvent citées pour l'externalisation RH est la sécurité. Pour les entreprises, il est essentiel que les collaborateurs soient payés à temps et correctement pour leur travail - une attente qui est également partagée par les employés. Comme dans de nombreuses entreprises, cette responsabilité est répartie sur un petit nombre de personnes, il ne peut y avoir de défaillance dans ce domaine. A cela s'ajoute le fait que le traitement des salaires en Suisse devient de plus en plus complexe, tant sur le plan technique que sur celui du contenu. Les nouvelles dispositions légales telles que les modifications de l'impôt à la source, les réglementations sur le chômage partiel ou les statistiques sur l'égalité salariale doivent être prises en compte et appliquées en permanence. Disposer du savoir-faire nécessaire et des spécialistes adéquats au sein de l'entreprise est un défi de taille.
Des systèmes standardisés permettent aujourd'hui d'externaliser les processus de décompte des salaires à des spécialistes. Les entreprises qui ont franchi cette étape avec succès profitent notamment d'un gain de sécurité. Elles n'ont plus à se soucier de l'entretien d'un logiciel de paie, restent toujours en conformité avec la loi et profitent en outre de structures de coûts transparentes et simples.
Toutefois, l'externalisation implique également le transfert d'une partie des responsabilités et le partage de données salariales sensibles des collaborateurs avec le prestataire externe. Cela peut être perçu comme un risque potentiel. Il est donc essentiel d'établir une confiance mutuelle et de connaître personnellement le partenaire et les interlocuteurs directs. Une communication ouverte et transparente joue un rôle central à cet égard. En outre, les collaborateurs qui effectuaient jusqu'à présent les tâches en interne doivent être impliqués dans le processus afin que la transition se fasse en douceur.
La digitalisation comme gamechanger
La digitalisation a simplifié l'externalisation dans de nombreux domaines et la pandémie Corona a encore accéléré ces évolutions. Dans le domaine de la communication en particulier, les entreprises profitent de logiciels modernes. Dans les RH, par exemple, les processus peuvent être représentés de manière entièrement numérique et traités par les deux parties - internes et externes - via une solution logicielle centrale. De tels outils permettent aux entreprises non seulement de numériser efficacement leurs processus RH internes, mais aussi de simplifier considérablement la collaboration et la communication avec les prestataires externes.
En outre, il est également possible d'externaliser la maintenance de systèmes qui ne font souvent pas partie des compétences clés d'une entreprise. Cette forme d'externalisation est de plus en plus appréciée, car elle permet d'économiser à la fois des ressources et des coûts.
Certains fournisseurs combinent des services RH classiques avec la maintenance et l'entretien des logiciels de paie utilisés. D'un point de vue informatique, les entreprises peuvent ainsi économiser des coûts de matériel, d'infrastructure ainsi que d'entretien et de maintenance. D'un point de vue professionnel, elles bénéficient d'une offre moderne de logiciels en tant que services (SaaS) qui non seulement garantissent la conformité légale, mais sont également développés en continu. Le SaaS offre ainsi à la fois un potentiel d'innovation et la garantie que les logiciels utilisés sont toujours à jour.
Le cloud comme clé du succès
Le potentiel d'innovation des solutions SaaS (Software-as-a-Service) est particulièrement important. Les solutions modernes de cloud computing adoptent des approches qui profitent non seulement aux entreprises, mais aussi aux collaborateurs. Par rapport aux systèmes RH traditionnels sur site, qui étaient souvent peu axés sur les besoins et les souhaits des collaborateurs, les solutions cloud modernes misent de manière ciblée sur une conception centrée sur les collaborateurs. Les connaissances les plus récentes montrent que les entreprises sont particulièrement performantes et durables lorsqu'elles considèrent leurs collaborateurs non seulement comme une ressource, mais aussi comme le cœur de l'entreprise. Or, de nombreuses entreprises ne disposent ni du savoir-faire informatique nécessaire ni des capacités pour développer elles-mêmes de telles solutions informatiques avancées. C'est là qu'interviennent les solutions cloud établies, qui permettent une implémentation simple tout en offrant une technologie de pointe et des innovations permanentes.
Quel est l'objectif de l'externalisation ?
Si nous mettons en lumière les conditions préalables à une collaboration réussie avec des prestataires de services RH externes, une question centrale s'impose tout d'abord : L'entreprise a-t-elle une idée claire des tâches ou des processus qui doivent être externalisés - et pourquoi ? Il est tout aussi important de clarifier les facilités ou les avantages qui doivent être obtenus grâce à l'externalisation. Ceux-ci peuvent aller de la réduction des coûts à la compensation du manque de savoir-faire interne, en passant par la résolution de problèmes de personnel.
Lors des entretiens, les clients-e expriment souvent le souhait de minimiser les risques. Dès que les questions fondamentales ont été clarifiées, l'accent est mis sur l'intégration opérationnelle du service souhaité. Il est alors essentiel d'investir dès le départ dans la confiance et la communication transparente. Cela peut être soutenu par une solution moderne de livraison de services RH, mais doit dans tous les cas fonctionner sans heurts et en partenariat. Les processus doivent être intégrés de manière transparente dans les deux organisations. Dans la pratique, on constate que de nombreuses entreprises commencent par utiliser une solution SaaS moderne dans le domaine de la paie. Celle-ci offre une possibilité simple de faire les premiers pas dans la digitalisation et d'optimiser les processus. Si la confiance dans le fournisseur grandit au fil des ans et que la solution fonctionne sans problème, ce n'est souvent qu'à ce moment-là que l'on franchit le pas de l'externalisation complète.
Une demande alimentée par le Corona
La demande d'externalisation de la gestion des salaires augmente depuis des années et s'est encore renforcée ces derniers mois, sous l'impulsion de Corona. Il y a quelques années encore, cette évolution aurait été difficilement imaginable, mais la confiance a changé.
On se rend compte que le traitement des salaires est un service qui peut être acheté auprès de spécialistes externes. Il s'agit d'une tâche répétitive et administrative qui, plus elle est longue, plus elle requiert de connaissances spécialisées. L'analyse des risques susmentionnée a incité de nombreux clients-e-s à envisager et à mettre en œuvre avec succès une externalisation. Du point de vue des entreprises, un point est finalement décisif : que les collaborateurs soient payés chaque mois à temps, de manière fiable et correcte.
Auteur
Beat Jauch
Solutions Expert Team