Die Digitalisierung befeuert das Outsourcing diverser Aufgaben. Auch im HR können Dienstleistungen wie die Lohnbuchhaltung, die HR-Administration oder die Wartung der Software von Spezialist:innen übernommen werden. Doch worauf sollte man dabei achten, und welche Vor- und Nachteile ergeben sich für Unternehmen?
Outsourcing ist für die meisten Unternehmen seit langer Zeit kein Fremdwort mehr. Im Zuge der Globalisierung fallen dabei häufig Stichworte wie Fokussierung auf das Kerngeschäft, das Auslagern von nicht wertschöpfenden Arbeiten und das externe Einkaufen von Dienstleistungen. Auch der Einsatz von Cloud Software in der IT ist ein typisches Beispiel. Dieser Trend macht auch vor dem HR nicht halt: Outsourcing liegt im Bereich Human Resources ebenfalls im Trend.
Sicherheit und Risikominimierung
Einer der meistgenannten Gründe für das Outsourcing im HR ist die Sicherheit. Für Unternehmen ist es essenziell, dass die Mitarbeitenden pünktlich und korrekt für ihre Arbeit bezahlt werden – eine Erwartung, die auch von den Angestellten geteilt wird. Da diese Verantwortung in vielen Unternehmen auf wenige Köpfe verteilt ist, darf es hier keinen Ausfall geben. Hinzu kommt, dass die Lohnverarbeitung in der Schweiz fachlich und inhaltlich immer komplexer wird. Neue gesetzliche Vorgaben wie Änderungen bei der Quellensteuer, Regelungen zu Kurzarbeit oder Statistiken zur Lohngleichheit müssen laufend beachtet und umgesetzt werden. Das erforderliche Know-how und die richtigen Fachkräfte im Unternehmen bereitzuhalten, ist eine grosse Herausforderung.
Standardisierte Systeme ermöglichen es heute, die Prozesse der Lohnabrechnung an Spezialisten auszulagern. Unternehmen, die diesen Schritt erfolgreich umgesetzt haben, profitieren unter anderem von einem Zugewinn an Sicherheit. Sie müssen sich nicht mehr um den Unterhalt einer Payroll Software kümmern, bleiben stets gesetzeskonform und profitieren zusätzlich von transparenten und einfachen Kostenstrukturen.
Beim Outsourcing wird jedoch auch ein Teil der Verantwortung abgegeben, und sensible Lohndaten der Mitarbeitenden werden mit dem externen Anbieter geteilt. Dies kann als potenzielles Risiko wahrgenommen werden. Daher ist es essenziell, dass gegenseitiges Vertrauen aufgebaut wird und der Partner sowie die direkten Ansprechpersonen persönlich bekannt sind. Eine offene und transparente Kommunikation spielt hierbei eine zentrale Rolle. Zudem sollten die Mitarbeitenden, die die Aufgaben bisher intern durchgeführt haben, in den Prozess eingebunden werden, um den Übergang reibungslos zu gestalten.
Digitalisierung als Gamechanger
Die Digitalisierung hat das Outsourcing in vielen Bereichen vereinfacht und durch die Corona-Pandemie wurden diese Entwicklungen zusätzlich beschleunigt. Besonders im Bereich der Kommunikation profitieren Unternehmen von moderner Software. Im HR können Prozesse beispielsweise vollständig digital abgebildet und von beiden Parteien – intern wie extern – über eine zentrale Software-Lösung bearbeitet werden. Solche Tools ermöglichen es Unternehmen nicht nur, ihre internen HR-Prozesse effizient zu digitalisieren, sondern auch die Zusammenarbeit und Kommunikation mit externen Providern deutlich zu vereinfachen.
Darüber hinaus lässt sich auch der Unterhalt von Systemen, die oft nicht zur Kernkompetenz eines Unternehmens gehören, auslagern. Diese Form des Outsourcings wird zunehmend beliebter, da sie sowohl Ressourcen als auch Kosten spart.
Einige Anbieter kombinieren klassische HR-Services mit der Wartung und Pflege der eingesetzten Payroll Software. Aus IT-Sicht können Unternehmen dadurch Kosten für Hardware, Infrastruktur sowie Unterhalt und Wartung einsparen. Fachlich profitieren sie von einem modernen Software-as-a-Service (SaaS)-Angebot, das nicht nur gesetzliche Konformität gewährleistet, sondern auch kontinuierlich weiterentwickelt wird. Damit bietet SaaS sowohl Innovationspotenzial als auch die Sicherheit, dass die eingesetzte Software stets auf dem neuesten Stand bleibt.
Die Cloud als Schlüssel zum Erfolg
Das Innovationspotenzial von SaaS-Lösungen (Software-as-a-Service) ist besonders gross. Moderne Cloud-Lösungen verfolgen Ansätze, die nicht nur Unternehmen, sondern auch den Mitarbeitenden zugutekommen. Im Vergleich zu herkömmlichen On-Premise-HR-Systemen, die oft wenig auf die Bedürfnisse und Wünsche der Mitarbeitenden ausgerichtet waren, setzen moderne Cloud-Lösungen gezielt auf eine mitarbeiterzentrierte Gestaltung. Neueste Erkenntnisse belegen, dass Unternehmen dann besonders erfolgreich und nachhaltig agieren, wenn sie ihre Mitarbeitenden nicht nur als Ressource, sondern als Herzstück des Unternehmens betrachten. Viele Unternehmen verfügen jedoch weder über das notwendige IT-Know-how noch über die Kapazitäten, solche fortschrittlichen IT-Lösungen selbst zu entwickeln. Hier kommen etablierte Cloud-Lösungen ins Spiel, die eine einfache Implementierung ermöglichen und gleichzeitig modernste Technologie sowie laufende Innovationen bieten.
Was ist das Ziel der Auslagerung?
Beleuchten wir die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit externen HR-Dienstleistern, drängt sich zunächst eine zentrale Frage auf: Hat das Unternehmen eine klare Vorstellung davon, welche Aufgaben oder Prozesse ausgelagert werden sollen – und warum? Ebenso wichtig ist die Abklärung, welche Erleichterungen oder Vorteile durch das Outsourcing erzielt werden sollen. Diese können von Kosteneinsparungen über die Überwindung personeller Engpässe bis hin zum Ausgleich von fehlendem internem Know-how reichen.
In Gesprächen äussern Kunden oft den Wunsch nach Risikominimierung. Sobald die grundlegenden Fragen geklärt sind, steht die operative Einbindung der gewünschten Dienstleistung im Fokus. Hierbei ist es essenziell, von Beginn an in Vertrauen und transparente Kommunikation zu investieren. Dies kann durch eine moderne HR-Service-Delivery-Lösung unterstützt werden, muss jedoch in jedem Fall reibungslos und partnerschaftlich funktionieren. Die Prozesse sollten in beiden Organisationen nahtlos eingebunden werden. In der Praxis zeigt sich, dass viele Unternehmen zunächst mit einer modernen SaaS-Lösung im Bereich Payroll starten. Diese bietet eine einfache Möglichkeit, erste Schritte in der Digitalisierung zu gehen und die Prozesse zu optimieren. Wächst das Vertrauen in den Provider über die Jahre und funktioniert die Lösung reibungslos, wird oft erst dann der Schritt zum vollständigen Outsourcing vollzogen.
Nachfrage befeuert durch Corona
Die Nachfrage nach der Auslagerung der Lohnabrechnung steigt seit Jahren und hat sich in den letzten Monaten, durch Corona befeuert, noch weiter verstärkt. Noch vor einigen Jahren wäre diese Entwicklung kaum vorstellbar gewesen, doch das Vertrauen hat sich gewandelt.
Die Erkenntnis reift, dass die Lohnverarbeitung eine Dienstleistung ist, die bei externen Spezialist:innen eingekauft werden kann. Es ist eine repetitive und administrative Aufgabe, die je länger, desto mehr Fachwissen erfordert. Die oben erwähnte Risikobetrachtung eines Unternehmens hat viele Kund:innen dazu bewogen, eine Auslagerung zu prüfen und erfolgreich umzusetzen. Entscheidend aus der Sicht der Unternehmen ist letztlich ein Punkt: dass die Mitarbeitenden jeden Monat pünktlich, verlässlich und korrekt bezahlt werden.
Autor
Beat Jauch
Solutions Expert Team