Pourquoi la gestion des documents doit être numérisée.
Chaque processus dans les RH commence ou se termine par un document. C'est précisément pour cette raison qu'une gestion documentaire efficace est indispensable. Elle soutient la gestion des documents RH numériques, que ce soit la création, l'archivage ou le traitement basé sur les processus.
Bien que 90 % des données soient déjà automatisées dans la plupart des entreprises, cela ne concerne que 30 % des processus basés sur des documents. La digitalisation de la gestion documentaire recèle non seulement un énorme potentiel d'efficacité et de réduction des coûts, mais aussi de garantie d'une plus grande sécurité juridique et des données.
Il existe d'autres raisons pour lesquelles la gestion documentaire doit être révolutionnée. Sans processus numérisés, l'actualité, la sécurité des données et la transparence ne peuvent plus être suffisamment garanties. Une gestion moderne des documents comprend l'administration centrale des modèles, le versionnement de ces modèles et la reprise des données du système SIRH. Il en résulte une augmentation de l'efficacité, une réduction des erreurs et une plus grande transparence. L'introduction d'un dossier personnel numérique permet par exemple de gagner 50 % de temps - grâce à des fonctions de recherche et de classement intelligentes et à la suppression des frais de copie et d'impression. Les coûts peuvent être réduits de 20 %, car les frais de personnel et d'impression sont moindres. Il en résulte en outre un effet secondaire pratique : pour 1'000 dossiers numérisés, 114 m² de surface sont libérés.
Une gestion efficace des processus garantit en outre le flux de travail sans erreur d'un document. L'ensemble du processus - de la demande par le collaborateur à l'envoi et à l'archivage, en passant par la création automatique et la validation par le cadre - peut être surveillé et traité de bout en bout, y compris les rapports.
Un système de gestion des documents numérisé rend les contenus existants disponibles, automatise les processus récurrents et permet d'économiser du temps et de l'argent. Enfin, l'aspect écologique ne doit pas être oublié : Le canton de Lucerne gère à lui seul 20 000 dossiers, ce qui correspondait à environ 10 tonnes de papier avant la digitalisation. La gestion documentaire numérisée n'est donc pas seulement moderne et efficace, elle contribue aussi activement à la protection de l'environnement.