Warum das Dokumentenmanagement digitalisiert werden muss.
Jeder Prozess im HR beginnt oder endet mit einem Dokument. Genau deshalb ist ein effizientes Dokumentenmanagement unabdingbar. Es unterstützt die Verwaltung von digitalen HR-Dokumenten, sei dies die Erzeugung, Archivierung oder prozessgestützte Bearbeitung.
Obwohl in den meisten Unternehmen bereits 90 % der Daten automatisiert sind, betrifft dies nur 30 % der dokumentbasierten Prozesse. In der Digitalisierung des Dokumentenmanagements liegt nicht nur ein enormes Potenzial für Effizienz und Kosteneinsparung, sondern auch für die Gewährleistung höherer Rechts- und Datensicherheit.
Es gibt noch weitere Gründe, warum das Dokumentenmanagement revolutioniert werden muss. Ohne digitalisierte Prozesse können Aktualität, Datensicherheit und Transparenz nicht mehr ausreichend gewährleistet werden. Ein modernes Dokumentenmanagement umfasst die zentrale Administration von Vorlagen, die Versionierung dieser Vorlagen sowie die Datenübernahme aus dem HRIS-System. Das führt zu Effizienzsteigerung, Fehlerreduktion und mehr Transparenz. Mit der Einführung eines digitalen Personaldossiers kann beispielsweise eine Zeitersparnis von 50 % erzielt werden – dank intelligenter Such- und Ablagefunktionen sowie dem Wegfall von Kopier- und Druckaufwand. Die Kosten lassen sich um 20 % senken, da weniger Personal- und Druckkosten anfallen. Zudem entsteht ein praktischer Nebeneffekt: Pro 1'000 digitalisierte Dossiers werden 114 m² Fläche freigemacht.
Ein effizientes Prozessmanagement sichert darüber hinaus den fehlerfreien Workflow eines Dokuments. Der gesamte Prozess – von der Beantragung durch den Mitarbeitenden über die automatische Erstellung, Freigabe durch die Führungskraft, bis hin zum Versand und der Archivierung – kann durchgängig überwacht und bearbeitet werden, inklusive Reports.
Ein digitalisiertes Dokumentenmanagementsystem macht bestehende Inhalte verfügbar, automatisiert wiederkehrende Prozesse und spart Zeit sowie Kosten. Zuletzt darf auch der ökologische Aspekt nicht vergessen werden: Allein der Kanton Luzern bewirtschaftet 20'000 Dossiers, was vor der Digitalisierung etwa 10 Tonnen Papier entsprach. Digitalisiertes Dokumentenmanagement ist also nicht nur modern und effizient, sondern trägt auch aktiv zum Umweltschutz bei.