User Experience, Customer Experience, Employee Experience, Candidate Experience, Onboarding Experience - ce que ces mots-clés ont en commun, c'est la philosophie de placer l'être humain au centre et d'offrir une expérience positive. Quel est le rapport avec les logiciels RH ? Les collaborateurs et les supérieurs veulent également être enthousiasmés par les outils RH. Et pas seulement de chaque outil séparément, mais aussi de leur interaction parfaite : une suite RH ! Tous les outils RH (comme par exemple le recrutement, la paie et l'outil de gestion du temps) doivent être reliés entre eux et accessibles depuis un site web central. Pas de double saisie de données ou de connexions multiples. Mais cela existe-t-il vraiment ? La suite RH parfaite ?
La réponse est d'emblée : non.
Il existe de nombreux efforts sur le marché des logiciels pour réunir les différents outils RH. Mais à l'heure actuelle, aucune solution ne couvre toutes les fonctionnalités RH. On peut bien sûr discuter de la signification de « toutes les fonctionnalités RH ». Chez HR Campus, nous l'avons défini comme suit :
Mais revenons un peu en arrière : quelles sont les possibilités lorsqu'un département RH a pour vision de devenir 100 % numérique et d'offrir aux collaborateurs une expérience utilisateur inoubliable ? Nous parlons de trois stratégies pour cette voie de numérisation : best-of-breed, suite ou une combinaison des deux.
Best-of-Breed
Traduit en français, Best-of-Breed signifie « le meilleur de son genre ». Appliqué à la stratégie de numérisation, cela signifie qu'une entreprise utilise l'outil le plus approprié pour chaque thème RH. Par exemple, un outil du fournisseur A pour la paie, un outil du fournisseur B pour la gestion du temps et un outil du fournisseur C pour le recrutement. L'avantage est que les fonctionnalités répondent exactement aux besoins de l'entreprise et que l'expérience utilisateur est excellente pour les différents thèmes. Souvent, à première vue, cela peut aussi être l'option la plus économique. Une entreprise dispose d'une solution moderne et avantageuse pour chaque thème. Cela semble super, non ? Malheureusement pas seulement. Comme les différents outils se présentent comme des solutions isolées, ils ne communiquent pas entre eux. Si c'est une exigence, l'entreprise doit construire des interfaces, ce qui entraîne des clarifications et des coûts supplémentaires.
Prenons l'exemple d'un processus d'onboarding : lors du recrutement, une candidate a déjà saisi de nombreuses données de base et soumis des documents essentiels. Si l'outil de recrutement ne parle pas avec l'outil des données de base, les données doivent être saisies une deuxième fois. De plus, les documents doivent être tirés manuellement de l'outil de recrutement vers le dossier numérique du collaborateur. De plus, les RH ont des interlocuteurs et des services d'assistance différents pour chaque outil, ce qui prend beaucoup de temps et peut être très énervant.
Pour les candidats et les collaborateurs-ices, l'expérience utilisateur est certes bonne dans chaque outil et ils ne se rendent pas compte de la charge de travail supplémentaire en arrière-plan. Mais ce qui leur manque, c'est un portail d'accès central. Dans quel outil le changement d'adresse doit-il être saisi ? Et où se trouve le formulaire de demande de congé non payé ? Avec des plateformes wiki et des liens, un employeur peut certes y remédier. Mais cela implique à nouveau des efforts et des investissements supplémentaires. Best-of-Breed signifie donc d'excellentes solutions individuelles au détriment de dépenses supplémentaires pour les RH, l'informatique et d'autres secteurs de l'entreprise.
La suite complète
« The suite always wins », a dit un jour Bill McDermott (ancien CEO de SAP). La suite signifie que tous les outils RH proviennent d'un seul fournisseur et - ce qui est important - que les outils sont reliés entre eux. Il existe également des concepts dans lesquels tous les outils RH proviennent du même fournisseur, mais où ils ne communiquent pas entre eux. Cela ne correspondrait pas à l'approche de la suite. Pour les RH, une suite signifie des processus automatisés et des transitions transparentes entre les outils.
Reprenons l'exemple de l'onboarding : les données d'une candidate sont automatiquement transférées du processus de recrutement vers l'outil de données de base. De là, elles passent dans l'outil d'onboarding, et les RH lancent l'ensemble du processus d'onboarding en appuyant sur un bouton. Tout ce que les nouveaux collaborateurs transmettent au cours de ce processus se retrouve facilement dans le dossier personnel. Là où les RH le souhaitent - ou le doivent - des contrôles peuvent bien sûr être insérés avant que les données ne soient automatiquement adaptées.
Les collaborateurs disposent d'un lieu central pour toutes les questions RH. Sur ce portail, ils trouvent des réponses à toutes leurs questions, peuvent faire des demandes, modifier leurs données, etc. Un rêve absolu d'expérience utilisateur. L'approche de la suite signifie donc un environnement logiciel RH entièrement intégré et optimisé, provenant d'une seule source, qui procure du plaisir aux collaborateurs. Mais il en va ainsi des rêves : ils sont souvent trop beaux pour être vrais. Il en va de même pour la suite RH complète. Chez HR Campus, nous ne connaissons à ce jour aucune solution logicielle qui couvre tous les thèmes et exigences pertinents de notre graphique dans une seule suite. Si tu en connais une, n'hésite pas à nous contacter.
La combinaison : une suite individualisée
Ce qui reste donc, c'est une combinaison de l'approche « best of breed » et de l'approche « suite ». En tant qu'entreprise, on choisit une suite complète et adaptée et on la complète avec les meilleurs outils. Contrairement à l'approche Best-of-Breed, il n'y a que peu d'interfaces, ce qui permet en même temps d'éviter les ruptures de médias. De plus, les suites proposent souvent un portail RH central à partir duquel il est possible d'établir des sauts vers les autres outils. Les changements d'outils sont facilités pour les collaborateurs grâce au Single Sign On. Pour les RH et les collaborateurs, tout donne l'impression d'une solution unique et cohérente. Une entreprise peut ainsi composer sa propre suite individuelle. Cela offre l'avantage de pouvoir choisir les fournisseurs de logiciels les mieux adaptés à ses besoins. Les inconvénients de cette stratégie sont la charge de travail toujours présente pour la configuration et la maintenance des interfaces ainsi que les différents interlocuteurs et points de support pour les différents outils.
Chez HR Campus, nous avons trouvé la situation insatisfaisante pour nos clients, à savoir qu'il n'existe pas de HR Campus Suite de rêve sur le marché. C'est pourquoi nous avons développé notre propre suite : HR Campus Suite. Dans la HR Campus Suite, nous relions les systèmes RH que nous considérons comme les meilleurs avec des interfaces standardisées pour former un paysage de systèmes RH cohérent. Comme tout provient d'une seule source, les services RH n'ont qu'un seul interlocuteur et un seul support - en quelque sorte un « package sans souci ».
Te demandes-tu maintenant quelle est la meilleure approche stratégique pour toi ? Nous recommandons toujours à nos clients d'avoir autant de suite que possible !
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