Une digitalisation réussie signifie avant tout une chose : les RH gagnent du temps pour des activités à valeur ajoutée et les travaux de routine passent au second plan. Mais sur quels leviers faut-il tirer pour réussir la numérisation des RH ?
Le domaine d'activité d'un(e) responsable RH est très vaste. Plus il ou elle consacre de temps à l'administration des salaires ou aux frais, moins il lui reste de temps pour des sujets tels que la marque employeur ou la gestion des talents. Une bonne marque employeur permet à une entreprise de se différencier sur le marché, mais pas avec un salaire versé à temps. L'objectif de la digitalisation devrait être de placer les collaborateurs RH au centre en tant que donneurs de rythme et de simplifier ou d'éliminer les travaux de routine. La Harvard Business Review a documenté cette relation dans une étude comme suit : Les pionniers de la digitalisation sont typiquement aussi les pionniers de leur industrie. Si tu veux être compétitif et leader dans ta branche, tu dois maintenir tes outils RH à jour. Nous te montrons quels sont les trois leviers dont tu disposes pour y parvenir.
Accepter la nouvelle réalité
De nombreuses entreprises ont recours à d'anciennes RFP (Request for Proposal) ou à des documentations de processus existantes pour choisir un ou plusieurs outils. Mais les exigences déposées datent souvent d'une époque où le Nokia 8210 était encore à la mode. Un SMS était limité à 160 caractères, les emojis n'existaient pas et il y avait trois lettres sur une touche. Un langage SMS spécifique a été créé sur la base des conditions générales de l'époque. Mais qui connaît encore Nokia aujourd'hui ? Personne n'aurait aujourd'hui l'idée de chercher un appareil dont les touches ont avant tout un bon point de pression. En revanche, dans les RH, on assiste malheureusement souvent à des scénarios similaires.
Un grand groupe industriel a par exemple fait l'acquisition d'un outil de gestion des frais et a tenté de le superposer aux organisations et directives nationales existantes. Mais les directives, la stratégie des moyens de paiement et l'organisation des voyages étaient complètement dépassées. Cinq ans plus tard, la plupart des collaborateurs soumettent toujours leurs frais via un Excel et les RH n'ont toujours pas de vue d'ensemble pour savoir si les directives sont respectées ou non.
Un fabricant mondial de produits chimiques a fait autrement : grâce à des possibilités de reporting étendues et au regroupement de toutes les dépenses de frais dans un seul outil, les directives mondiales ainsi que les moyens de paiement ont été harmonisés. Tous les collaborateurs de 29 pays utilisent aujourd'hui le même processus de gestion des frais, les mêmes types de frais et les mêmes mécanismes de contrôle. Seuls les aspects juridiques ont été adaptés au niveau local. Le temps consacré au processus de gestion des frais a été considérablement réduit et les coûts totaux ont diminué.
Avant d'investir massivement dans la digitalisation, il est donc essentiel de comprendre l'objectif que tu poursuis et comment il peut être atteint avec les possibilités techniques actuelles. Révise également tes processus et tes directives. Mets-les au goût du jour. Ce qui a été fait au cours des 20 dernières années devrait avoir nettement moins de poids.
Placer les collaborateurs au centre
En matière de digitalisation, on part souvent aujourd'hui des exigences en matière de RH. Or, c'est une erreur. Les RH devraient mettre leurs « clients-e », c'est-à-dire les collaborateurs, au premier plan. Cette approche est également facile à illustrer.
Les RH d'une entreprise d'emballage suisse sont relativement satisfaites de leurs processus. Les salaires sont payés à temps et les heures de travail sont correctement enregistrées. Au cours des dernières années, beaucoup d'argent et de temps ont été investis dans une solution on premise. On souhaite maintenant protéger ces investissements et retenir les innovations. Le problème est que de nombreux collaborateurs de l'entreprise sont très insatisfaits. Sur Kununu, l'entreprise se trouve dans le dernier tiers des évaluations. Avec les processus existants, les RH ne contribuent pas de manière positive à l'amélioration. De plus, il existe des risques pour l'entreprise, car les processus de candidature ne sont par exemple pas conformes à la protection des données. Les dossiers de candidature sont envoyés par mail et ne sont pas toujours supprimés à temps.
En revanche, une entreprise de private equity place systématiquement ses collaborateurs au centre de ses préoccupations et propose presque tous ses services via une plateforme cloud. L'entreprise est extrêmement prospère et attire les meilleurs talents de la branche. Là encore, les RH ne sont pas les seules responsables, mais grâce à des processus administratifs sans faille, elles peuvent se concentrer davantage sur les questions liées aux collaborateurs, comme la marque employeur, le bien-être et la gestion des talents.
Elabore une vision et une stratégie RH, en plaçant tes « clients-e », les collaborateurs, au centre de tes préoccupations. Réfléchis à la valeur ajoutée que tu souhaites offrir à tes clients-e en tant que RH. Utilise des outils simples et éprouvés comme le Business Model Canvas ou les Value Curves de Kim & Mauborgne pour identifier cette valeur. Identifie les thèmes dans lesquels tu peux offrir la plus grande valeur ajoutée et commence la digitalisation par là. N'hésite pas à remettre en question les processus existants et rigides, surtout s'ils font obstacle à la modernisation.
Numériser de bout en bout
Les RH sont un ensemble de dizaines de processus interdépendants. Pour chaque processus, petit ou grand, il existe d'innombrables outils. Rien que pour la gestion des performances, il existe plus de 300 solutions. Aussi bons que soient certains de ces outils, ils n'apportent pas grand-chose s'ils ne font pas partie d'une stratégie de numérisation globale.
BMW produit aujourd'hui la i3 avec une autonomie relativement courte de 200 km et ne fournit aucune infrastructure de recharge. Comme au cours des 20 dernières années, les propriétaires doivent se rendre dans un garage pour mettre à jour les logiciels. En 2013, l'entreprise a été l'une des premières à lancer la production en série de voitures électriques. Le chef du développement de BMW, Klaus Fröhlich, conclut aujourd'hui que les gens ne s'intéressent toujours pas vraiment aux voitures électriques.
Tesla, en revanche, suit un autre modèle. L'entreprise propose un réseau de plus de 1 300 stations de recharge et vend des véhicules ayant une autonomie de 300 à 600 km. Les voitures sont régulièrement mises à jour over-the-air. Dans plusieurs pays, la Model 3 est le véhicule le plus vendu de sa catégorie. Alors que Tesla a pensé le sujet de bout en bout, BMW s'est uniquement focalisé sur la solution technique. Résultat : avec une Tesla, tu peux aller de la Suède à la Sicile sans aucun problème. Avec une i3, cette entreprise devient une épreuve de patience en raison des différentes prises, des normes de charge, des longs temps de charge et d'un mauvais aérodynamisme. Autre conséquence : BMW perd aujourd'hui massivement des parts de marché au profit de Tesla. Aux États-Unis, il se vend plus de Tesla Model 3 que de voitures de la même catégorie de BMW, Audi et Mercedes réunies - sans publicité ni rabais.
Aborde la digitalisation des RH de manière globale. Même si la digitalisation est un processus itératif, il est essentiel d'avoir une stratégie en la matière. Ce n'est qu'ainsi que tu pourras minimiser les ruptures de médias, réduire les dépenses et garantir une expérience employé-e optimale.
Une fois que tu as choisi des solutions, il est possible de les relier et de les optimiser grâce à différents types d'intégration :
- Intégration des utilisateurs : par exemple un chatbot permettant d'accéder à différents services. Les outils utilisés en arrière-plan n'intéressent pas les collaborateurs.
- Intégration des processus : à l'aide de la RPA (Robotic Process Automation), il est possible d'automatiser fortement les étapes de processus inter-outils, par exemple dans l'onboarding. Ainsi, les directives ou les invitations aux cours peuvent être envoyées automatiquement lors de l'entrée.
- Intégration de systèmes : des interfaces et des API permettent de garantir une synchronisation fluide des données entre différentes solutions.
Il n'existe pas de recette pour une digitalisation réussie dans les RH - les situations de départ sont trop différentes. Les étapes suivantes te permettront toutefois d'éviter de nombreux écueils :
- Créer des ressources pour faire avancer le sujet.
- Constitue une équipe solide. Mets tes « chevaux de course » en position : une équipe ouverte et capable de faire avancer le changement numérique. Cette équipe ne doit pas être composée exclusivement de RH.
- Développe une stratégie RH qui place tes collaborateurs au centre.
- Pense en termes de processus de bout en bout. Analyse les processus du point de vue de tes collaborateurs.
- Commence par les thèmes qui apportent la plus grande valeur ajoutée. Vends ta stratégie en interne avec un business case solide.
Auteur
Philippe Dutkiewicz
Management, HR Strategies