Hébergement de données RH à l'étranger : ce que les entreprises doivent savoir

Les RH en pleine transformation digitale

Les entreprises sont aujourd’hui plus que jamais sous pression pour rendre leurs processus RH plus efficaces grâce à des solutions IT modernes. Alors qu’autrefois, les serveurs internes et les équipes IT dédiées étaient la norme, la tendance s’oriente de plus en plus vers le cloud. Les solutions cloud séduisent par leur flexibilité, leur évolutivité et leur accessibilité, reléguant peu à peu les systèmes « on-premise » au rang d’exception.

Dans les RH en particulier, l’offre de prestataires locaux comme internationaux est immense. Les entreprises de toutes tailles disposent ainsi d’opportunités inédites pour repenser leur paysage applicatif RH. L’hébergement de données RH à l’étranger prend une importance croissante et devient pour beaucoup une décision stratégique.

Les avantages des solutions cloud

L’hébergement cloud s’est imposé ces dernières années comme la norme – et ce pour de bonnes raisons. Quatre atouts principaux se démarquent, allégeant concrètement le quotidien RH et ouvrant de nouvelles perspectives.

1) Flexibilité et évolutivité

Contrairement aux solutions on-premise, les systèmes cloud sont nettement plus souples et évolutifs. Les entreprises peuvent adapter leurs ressources en temps réel à leurs besoins, sans investissement lourd en infrastructures. Les fluctuations du marché et les exigences internes sont ainsi gérées rapidement et efficacement. La plupart des fournisseurs sont actifs à l’international et exploitent des centres de données à l’étranger.

2) Réduction des coûts

Le cloud permet de réduire fortement les dépenses liées au matériel, à la maintenance et aux mises à jour. Plutôt que d’investir dans des serveurs et du personnel IT, les entreprises paient des frais prévisibles sous forme de licences ou d’abonnements. Cela simplifie la planification budgétaire, évite les coûts imprévus et supprime le besoin de mises à jour matérielles coûteuses.

3) Accessibilité et collaboration

Avec les solutions cloud, données et applications sont accessibles en tout temps et en tout lieu – une connexion Internet suffit. La collaboration entre différents sites s’en trouve facilitée, la productivité renforcée et le travail flexible encouragé. Des outils comme les VPN ou les pare-feux assurent par ailleurs un accès sécurisé.

4) Sécurité et sauvegarde des données

Les fournisseurs cloud investissent massivement dans la sécurité et la disponibilité des données. Chiffrement, tests de pénétration, systèmes de détection d’intrusion et sauvegardes régulières font partie du standard. Les entreprises atteignent ainsi un niveau de protection souvent difficile à égaler en interne, tout en externalisant l’exploitation et la surveillance de l’infrastructure de sécurité.

Focus sur la protection des données

La protection des données est – à juste titre – l’un des thèmes RH les plus débattus. Les entreprises comme les prestataires cloud doivent se conformer à la Loi suisse sur la protection des données (LPD) et, le cas échéant, au Règlement général de l’UE sur la protection des données (RGPD).

Confier des données à un fournisseur cloud revient en réalité à recourir à un sous-traitant. Celui-ci a généralement accès à des informations sensibles, en particulier aux données personnelles traitées par les RH. L’entreprise reste toutefois pleinement responsable de leur sécurité et est considérée en droit comme le « responsable du traitement ». Un accord avec le prestataire doit donc définir précisément quelles données sont traitées, à quelles fins et dans quelle mesure. À noter : même un simple stockage constitue déjà un « traitement » selon le RGPD, respectivement un « traitement » au sens de la LPD suisse (qui parle de « traitement » ou « traitement de données » – nous utilisons ici les deux termes comme équivalents).

Hébergement dans l'UE vs. pays tiers

Le marché du cloud étant fortement internationalisé, il est fréquent que des données soient traitées en dehors de la Suisse – que ce soit lors du stockage ou du transfert. Il est alors essentiel de distinguer deux cas :

Hébergement dans l'UE 

Si les données sont stockées dans l’UE, les mécanismes de protection du RGPD s’appliquent automatiquement – indépendamment du siège de l’entreprise responsable. Étant donné qu’il s’agit de données de collaborateurs-trices en Suisse, la LPD s’applique également. Point important : le RGPD n’impose pas automatiquement l’ensemble de ses obligations à l’entreprise suisse. Toutefois, les parties contractantes peuvent convenir que l’entreprise se soumette volontairement à l’intégralité du RGPD.

Hébergement dans des pays tiers 

Si les données sont hébergées en dehors de la Suisse/de l’UE, la vigilance est de mise. Les standards élevés de la LPD et du RGPD n’y sont en principe pas applicables. Il est donc impératif de garantir contractuellement un niveau de protection adéquat. Les listes établies par l’Office fédéral de la justice et par la Commission européenne fournissent des repères en répertoriant les États reconnus comme disposant d’un niveau de protection suffisant. La Suisse y figure du côté de l’UE, et réciproquement les États membres de l’UE sont listés par la Suisse – un signe de la forte convergence entre les deux régimes.

Conclusion

L’hébergement de données RH à l’étranger est déjà une réalité pour nombre d’entreprises. Les grands acteurs dominent le marché, tandis que des start-ups innovantes stimulent son évolution. Les solutions cloud offrent un potentiel immense, mais exigent une gestion responsable des données sensibles. La multiplication des prestataires rend vite la situation complexe. Avoir une vision claire de l’emplacement des données et des lois applicables en matière de protection des données est essentiel – que l’on traite ses dossiers RH dans le cloud ou dans une armoire au bureau.