La Fondation Genève Tourisme & Congrès a mis fin au chaos des justificatifs papier et des notes manuscrites. En centralisant ses cartes de crédit et en adoptant une solution numérique intégrée, elle a automatisé la gestion des dépenses, fluidifié les validations et allégé la charge administrative. Résultat : des processus plus rapides, un contrôle facilité et des équipes libérées pour se concentrer sur l’essentiel – la promotion de Genève
Industrie
Tourisme / Hôtellerie / Gastronomie
Employé-es
50
Client depuis
2024
Région
Suisse romande
Services
Consulting
Logiciels
Contexte de départ
Depuis sa création, la Fondation Genève Tourisme & Congrès s’est engagé à promouvoir Genève comme destination touristique et de congrès, tout en assurant une gestion rigoureuse de ses activités. Mais derrière les événements, les campagnes et les accueils de visiteurs, le quotidien administratif et plus particulièrement la gestion des notes de frais devenait de plus en plus complexe.
Les justificatifs s’accumulaient : reçus papier, extraits de cartes de crédit, notes manuscrites. Les collaborateur-trices collectaient les documents à la main. Le transfert à l'équipe de comptabilité qui les contrôlait se faisait physiquement, ce qui entraînait des pertes de temps et une charge croissante pour les équipes.
Pour la Fondation, une chose était claire : il fallait une solution numérique pour simplifier la gestion des notes de frais et des cartes de crédit.
Teuta Syla
Senior Accountant
Le projet
Face à ces défis, la fondation a réagi rapidement. En quelques mois, l’équipe projet a regroupé l’ensemble des besoins, centralisé toutes les cartes de crédit et intégré une solution numérique parfaitement adaptée à l’environnement informatique existant. Grâce à l'équipe du projet, toutes les informations nécessaires ont été réunies, ce qui a considérablement accéléré la mise en œuvre.
Résultats
Quelques semaines après le go-live, les résultats étaient déjà visibles. La gestion des cartes de crédit était désormais automatisée, les flux de validation entièrement digitalisés, et les frais approuvés transférés sans effort dans la comptabilité. Cela a marqué une transformation rapide, efficace et parfaitement alignée avec la vision de la Fondation Genève Tourisme & Congrès. Aujourd’hui, grâce à cette transformation, les processus sont fluidifiés, les contrôles automatisés, et les équipes peuvent se concentrer sur d'autres tâches bien plus importantes.
