Das HR jedes Unternehmens erfüllt eine Drehscheibenfunktion für verschiedenste Anliegen und ist daher sehr vielseitig. HR-Angestellte fungieren abwechslungsweise als Psychologen, administrative Wundervollbringer, technische Genies, Zahlenakrobaten – und sollen dazu auch noch allen Angestellten einen angenehmen und reibungslosen Arbeitsalltag ermöglichen. Eine vollgepackte Arbeitstätigkeit also – die am besten bewältigt werden kann, wenn gewisse Produktivitätskiller erkannt und eliminiert werden können!

Produktivitätskiller Nummer 1: Papierdossiers

Jeder fünfte Baum, der gefällt wird, wird zur Papierherstellung benutzt. In der Schweiz wurden 2017 pro Kopf durchschnittlich 139 kg Papier und Karton verbraucht. Wird der Verbrauch von Papier im HR gesenkt, ist das nicht nur für das Klima und die Umwelt von Vorteil, sondern auch für die Produktivität. Zeitfresser wie das Ausdrucken, Ablegen und Suchen von Dokumenten können durch die Nutzung eines elektronischen Personaldossiers vermieden werden.

Positiver Nebeneffekt: Sie sparen dadurch zudem Platz, da klobige Aktenschränke nicht mehr benötigt werden.

Produktivitätskiller Nummer 2: Routineanfragen

Viel Zeit geht verloren, wenn die immer gleichen Anfragen von Mitarbeitenden beantwortet werden müssen. Fragen wie «Ab welchem Tag muss man ein Arztzeugnis einreichen?», «Wie viele Tage Vaterschaftsurlaub stehen mir zu?» oder «Wo finde ich das Personalreglement?» werden häufig gestellt – und jedes Mal braucht deren Beantwortung kostbare Zeit. Indem den Mitarbeitenden über ein Portal Wissensartikel zur Verfügung gestellt werden, können diese oft gestellten Fragen bereits direkt geklärt werden. Wird eine Antwort nicht durch einen Artikel erklärt, so können Mitarbeiter eine Anfrage direkt über dasselbe Portal auslösen.

Positiver Nebeneffekt: Sie sparen nicht nur Zeit, die Sie anderweitig nutzen können, sondern können via Mitarbeiterportal auch allerhand spannende Informationen zur Verfügung stellen.

Produktivitätskiller Nummer 3: Aufwändige, unübersichtliche Prozesse

Im HR laufen viele Prozesse zusammen, die die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Personen und Abteilungen voraussetzen. Tritt beispielsweise ein neuer Mitarbeiter in die Firma ein, so müssen der neue Vorgesetzte, die IT-Abteilung, das HR selbst und andere Abteilungen in einen Prozess involviert werden. Sind diese Abläufe kompliziert und umständlich gestaltet, so entstehen einerseits Zeitverluste durch unübersichtliche Kommunikationswege und andererseits ist es für den Prozessinitiator schwierig, diesen zu monitoren. Durch klare und übersichtliche Prozesse können diese Schwierigkeiten behoben werden.

Positiver Nebeneffekt: Prozesse können zudem auf einen Blick überwacht und bei Bedarf angepasst werden.

Produktivitätskiller Nummer 4: Anspruchsvolle Mitarbeiteranfragen

Es wird immer wieder Anfragen und Fälle geben, die nicht mit einem Standardprozess abgedeckt werden können. Dennoch sind selbst komplexe Anträge einfacher und effizienter abzuwickeln, wenn gewisse Verteilerlisten, Zuständigkeiten und Abläufe bereits festgehalten sind und bei Bedarf einfach abgerufen werden können.

Positiver Nebeneffekt: Durch die Zeitersparnis im administrativen Bereich kann der Fokus noch stärker auf den Mitarbeitenden und seine Anfrage gelegt werden.

Produktivitätskiller Nummer 5: Datenüberlastung

Zu viele oder zu wenige Daten, die nichts über die Bedürfnisse der Mitarbeitenden aussagen, machen es schwierig, Prozesse und Abläufe gezielt zu optimieren. Durch Statistiken und einfache Auswertungen können solche Punkte einfach identifiziert werden.

Positiver Nebeneffekt: Mehr Zeit, um auch auf individuelle Bedürfnisse eingehen zu können und Verbesserungen anzustreben.