Eliminieren der fünf grössten Produktivitätskiller im HR mit Employee Self Service
Das HR eines jeden Unternehmens übernimmt eine zentrale Drehscheibenfunktion für die unterschiedlichsten Anliegen und Aufgaben. HR-Angestellte schlüpfen dabei in die Rollen von Psycholog:innen, administrativen Wunderwandlern, technischen Genies und Zahlenakrobat:innen – und sollen gleichzeitig allen Mitarbeitenden einen angenehmen und reibungslosen Arbeitsalltag ermöglichen. Eine vollgepackte und anspruchsvolle Tätigkeit, die effizienter gestaltet werden kann, wenn Produktivitätskiller rechtzeitig erkannt und gezielt eliminiert werden!
Produktivitätskiller Nummer 1: Papierdossiers
Jeder fünfte gefällte Baum wird zur Papierherstellung verwendet. In der Schweiz lag der durchschnittliche Papier- und Kartonverbrauch pro Kopf 2017 bei stolzen 139 Kilogramm. Reduziert man den Papierverbrauch im HR, profitiert nicht nur das Klima und die Umwelt, sondern auch die Produktivität. Zeitfresser wie das Ausdrucken, Ablegen und Suchen von Dokumenten entfallen durch die Einführung eines elektronischen Personaldossiers.
Positiver Nebeneffekt: Der gewonnene Platz. Klobige Aktenschränke gehören der Vergangenheit an!
Produktivitätskiller Nummer 2: Routineanfragen
Viel Zeit geht verloren, wenn immer wieder dieselben Anfragen von Mitarbeitenden beantwortet werden müssen. Fragen wie «Ab welchem Tag muss man ein Arztzeugnis einreichen?», «Wie viele Tage Vaterschaftsurlaub stehen mir zu?» oder «Wo finde ich das Personalreglement?» kosten wertvolle Ressourcen. Ein Portal mit Wissensartikeln kann Abhilfe schaffen, indem solche häufig gestellten Fragen direkt beantwortet werden. Sollte eine Antwort nicht durch einen Artikel abgedeckt sein, können Mitarbeitende über dasselbe Portal unkompliziert eine Anfrage stellen.
Positiver Nebeneffekt: Die Zeit, die du durch das Beantworten repetitiver Fragen sparst, kannst du für wichtigere Tätigkeiten nutzen. Gleichzeitig kannst du über das Mitarbeiterportal auch spannende Informationen bereitstellen.
Produktivitätskiller Nummer 3: Aufwändige, unübersichtliche Prozesse
Im HR laufen viele Prozesse zusammen, die eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Personen und Abteilungen erfordern. Tritt beispielsweise ein neuer Mitarbeitender in die Firma ein, müssen der oder die Vorgesetzte, die IT-Abteilung, das HR selbst und weitere Abteilungen in den Prozess eingebunden werden. Sind diese Abläufe kompliziert und umständlich gestaltet, entstehen Zeitverluste durch unübersichtliche Kommunikationswege. Zudem wird es für die Person, die den Prozess anstösst, schwierig, den Überblick zu behalten. Klare und übersichtliche Prozesse schaffen Abhilfe und sorgen für mehr Effizienz.
Positiver Nebeneffekt: Du kannst Prozesse auf einen Blick überwachen und bei Bedarf flexibel anpassen.
Produktivitätskiller Nummer 4: Anspruchsvolle Mitarbeitendenanfragen
Es wird immer wieder Anfragen und Fälle geben, die nicht durch einen Standardprozess abgedeckt werden können. Doch selbst komplexe Anträge lassen sich einfacher und effizienter bearbeiten, wenn Verteilerlisten, Zuständigkeiten und Abläufe bereits definiert sind und bei Bedarf unkompliziert abgerufen werden können.
Positiver Nebeneffekt: Durch die eingesparte Zeit im administrativen Bereich kannst du dich noch stärker auf die Mitarbeitenden und ihre Anliegen konzentrieren.
Produktivitätskiller Nummer 5: Datenüberlastung
Zu viele oder zu wenige Daten, die nichts über die Bedürfnisse der Mitarbeitenden aussagen, machen es schwer, Prozesse und Abläufe gezielt zu verbessern. Mit klaren Statistiken und einfachen Auswertungen kannst du solche Schwachstellen schnell erkennen und gezielt angehen.
Positiver Nebeneffekt: Mehr Zeit, um auch auf individuelle Bedürfnisse eingehen zu können und Verbesserungen anzustreben.