«Bots are the new apps», sagte Satya Nadella, CEO von Microsoft, bereits Anfang 2016 anlässlich der Microsoft Entwicklerkonferenz «Build». Heute sind Chatbots in aller Munde und werden im E-Commerce sowie in Hightech-Unternehmen bereits erfolgreich eingesetzt. Nun verspricht man sich auch im Bereich Human Resources bahnbrechende Veränderungen – mit der digitalen HR-Assistentin Sophie.
Was genau sind eigentlich Chatbots?
Chatbots (oder kurz Bots) sind Dialogsysteme mit textuellen oder auditiven Fähigkeiten, die die Interaktion mit einem technischen System in natürlicher Sprache ermöglichen. Technisch sind Bots enger mit einer Volltextsuchmaschine verwandt als mit künstlicher oder gar natürlicher Intelligenz. Durch die steigende Computerleistung können Chatbot-Systeme jedoch immer schneller auf immer umfangreichere Datenbestände zugreifen und so auch intelligente Dialoge für Nutzende anbieten. Deshalb werden solche Systeme oft als virtuelle, persönliche Assistent:innen bezeichnet.
Chatbots und der Arbeitsplatz 4.0 – Ein starkes Team
Das Potenzial von Chatbots wächst mit dem technologischen Fortschritt rasant. Die smarten Helfer können auch im HR-Bereich eine Antwort auf viele Herausforderungen sein, die der moderne Arbeitsplatz 4.0 mit sich bringt. Der Einsatz von Chatbots ermöglicht es dem HR, 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche flexibel und auf vielen unterschiedlichen Kanälen ortsunabhängig für Mitarbeitende verfügbar zu sein. Gleichzeitig wird beispielsweise durch die Minimierung von Wartezeiten eine erhebliche Effizienzsteigerung in Prozessen erreicht.
Nicht nur aus Sicht des HR sind Chatbots ein interessantes Instrument, auch die Mitarbeitenden profitieren von zahlreichen Vorteilen. Sie können ihre täglichen Aufgaben und Bedürfnisse im Zusammenhang mit dem HR systemunabhängig, schnell und unkompliziert erledigen – und zwar in einer Umgebung, in der sie bereits viel Zeit verbringen: dem Messaging-Dienst ihrer Wahl. Aufwändige Schulungen bei Systemeinführungen entfallen, und Fehlerquellen werden durch standardisierte Eingaben und proaktive Eingabevorschläge in vielen Prozessen minimiert. Diese Zeitersparnisse durch Effizienzgewinne und die Befreiung von repetitiven Routinearbeiten ermöglichen es den HR-Teams, sich auf das Wesentliche ihrer Tätigkeit zu konzentrieren: die Menschen.
Sophie – Ein digitaler Assistent für den Schweizer Arbeitnehmenden
Wir bei HR Campus sind der Meinung, dass der Einsatz von Chatbots im HR den grössten Mehrwert bietet, wenn dieser als digitaler Assistent für Arbeitnehmende aufgebaut wird. Dieser stellt Mitarbeitenden über die gesamte Mitarbeitenden-Reise hinweg sorgfältig evaluierte Funktionen und Prozesse im Messaging-Dienst ihrer Wahl zur Verfügung und nimmt bei Bedarf proaktiv Kontakt zu ihnen auf. Aus diesem Grund haben wir « Sophie » entwickelt – unseren digitalen Assistenten, der unabhängig von Messaging-Diensten und Back-End-Systemen mit einem schlanken Einführungsprojekt implementiert werden kann.
Die Zukunft von Chatbots im HR
Wie schnell sich Chatbots in Schweizer HR-Abteilungen flächendeckend verbreiten werden, hängt unter anderem davon ab, wie sich Chatbots in anderen Lebensbereichen der Mitarbeitenden durchsetzen und akzeptiert werden. Bereits heute haben Chatbots bei jüngeren Nutzenden eine hohe Akzeptanz. Und auch ältere Generationen setzen sich zunehmend mit dieser neuen Technologie auseinander.
Für Unternehmen ist es daher wichtig, diesem Trend gegenüber offen zu sein. Das HR kann durch den bewussten Einsatz dieser innovativen Technologie den Erfolg von Chatbots aktiv mitgestalten. Entscheidend für die Etablierung von Chatbots im HR dürfte zudem sein, ob und wann der in der Schweiz beliebteste Messaging-Dienst WhatsApp seine Plattform für Chatbots öffnet.