Helvetia suchte eine Spesenlösung, die mehr kann als digital sein: Sie sollte den Prozess vereinfachen und fit für die Zukunft machen. Mit Edi als innovative Cloud-Lösung mit KI-First-Ansatz gelang genau das. Intuitive Nutzung, smarte Automatisierung und ein länderübergreifend schlanker Ablauf überzeugten. In wenigen Monaten wurden zwei Länder erfolgreich live geschaltet und die Prozesse so optimiert, dass Mitarbeitende, Vorgesetzte und Finance spürbar entlastet werden.
Branche
Versicherungen
Mitarbeitende
5'000
Kunde seit
2016
Region
Deutschschweiz
National
International
Leistungen
Software
Ausgangslage
Helvetia wollte eine Spesenlösung, die nicht nur digital ist, sondern den Alltag der Mitarbeitenden wirklich leichter macht. Die bisherige Lösung zeigte deutliche Schwächen bei Weiterentwicklungen und in der Benutzerfreundlichkeit. Eine moderne Lösung musste her: unkompliziert, automatisiert und fit für die Zukunft. Genau das bot Edi – Expense Intelligence.
Projekt
HR Campus begleitete Helvetia von der Konzeption bis zum Go-Live. Schon zu Beginn überzeugte die intelligente Spesenlösung Edi durch intuitive Bedienung, smarte Kreditkartenintegration und automatisierte Abläufe, die den Prozess spürbar vereinfachten. In nur sechs Monaten wurden die Schweiz und Deutschland live geschaltet – inklusive Compliance-Regeln, IT-Security und länderspezifischen Anforderungen wie deutschen Tagespauschalen. Gleichzeitig nutzte Helvetia das Projekt für Prozessoptimierungen, damit diese zukunftsfähig, effizient und sauber in der Governance verankert sind.
Ergebnisse
Heute läuft der Spesenprozess spürbar einfacher. Mitarbeitende erfassen ihre Spesen mobil in der App, fotografieren Belege und Edi prüft automatisch die Regelkonformität. Freigaben erfolgen flexibel von überall, während das Finanzteam dank automatisierter Buchungen und Kreditkartenausgleiche entlastet wird. Helvetia spart Zeit, reduziert Fehler und behält volle Transparenz.
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Situation de départ
Helvetia voulait une solution de gestion des frais qui ne soit pas seulement digitale, mais qui simplifie vraiment le quotidien des collaborateur-trices. L'ancienne solution présentait des limites claires dans son évolution et son ergonomie. Il fallait une solution innovante : simple, automatisée et tournée vers l'avenir. Et c'est exactement ce que Edi - Expense Intelligence a fourni.
Projet
HR Campus a accompagné Helvetia de la conception à la mise en service. Dès le départ, la solution intelligente de gestion des frais Edi a convaincu par son utilisation intuitive, son intégration intelligente des cartes de crédit et ses processus automatisés qui simplifient tout. En six mois seulement, la Suisse et l'Allemagne ont été mises en service avec conformité, sécurité informatique et exigences locales intégrées, jusqu'aux forfaits journaliers allemands. En parallèle, Helvetia a profité du projet pour optimiser les processus : plus efficaces, plus durables et bien ancrés dans la gouvernance.
Résultats
Aujourd'hui, le processus de gestion des frais est nettement plus simple. Les collaborateur-trices saisissent leurs frais en déplacement via l'application en photographiant les justificatifs et Edi vérifie automatiquement leur conformité. Les validations se font de manière flexible depuis n'importe où. La finance bénéficie d'écritures automatisées et aux compensations de cartes de crédit. Helvetia gagne du temps, réduit les erreurs et conserve une transparence totale.