Meilenstein in der Harmonisierung des Reise- und Spesenmanagementprozesses einschliesslich der Integration in S4/HANA
Den Wandel vorantreiben - Ferring International SA ist ein dynamisches Unternehmen mit über 7'000 Mitarbeitenden in mehr als 50 Ländern. Nach der Implementierung eines hochmodernen globalen Core-Systems und den Vorbereitungen für eine bevorstehende S4/HANA-Implementierung wurde die Entscheidung getroffen, auch den Reise- und Spesenprozess zu harmonisieren. Erfahren Sie in dieser Success Story, wie das HR Campus Projektteam Lösungen für gesetzliche Anforderungen, Sonderfälle und Vorbereitungsarbeiten für die Integration in die S4/HANA-Landschaft entwickelt hat.
Die Ferring International SA hatte nicht nur die erfolgreiche Einführung eines globalen Core-Systems im Blick, sondern auch die bevorstehende Implementierung von S4/HANA und die Harmonisierung des Reise- und Spesenmanagementprozesses. Bei den über 7.000 Mitarbeitenden, die sich auf mehr als 50 Länder verteilen, fanden wir verschiedene Ist-Situationen vor: Einige Länder hatten eine losgelöste Standardlösung für das Erfassen der Spesen im Einsatz, andere trugen ihre Spesen in einer Excel-Tabelle ein und die Vorreiter hatten den gesamten Reise- und Spesenmanagement Prozess digitalisiert und automatisiert.
Um die Harmonisierung des Reise- und Spesenprozesses anzugehen, die gesetzlichen Anforderungen und unvorhergesehene Spezialfälle abzudecken, entschied sich Ferring International Center SA für SAP Concur. SAP Concur ist nicht nur aufgrund der verschiedenen Module wie Expense, Travel und Request die ideale Lösung für das global tätige Unternehmen, sondern auch dank der Flexibilität im Verbuchungsprozess.
Um den künftigen zentralisierten Support in der Schweiz zu erleichtern, war das Ziel, das System für alle Länder möglichst identisch zu konfigurieren und nur bei gesetzlichen Vorgaben Abweichungen zu akzeptieren. Der erste Schritt, um dies zu ermöglichen, war die Erstellung eines globalen Templates. Dieses spiegelte nicht nur die globale Reise- und Spesenrichtlinie von Ferring International SA wider, sondern verfolgte auch den SAP Concur Best Practice Ansatz. Da Ferring International SA während des Projekts kein einheitliches Finanzsystem im Einsatz hatte, musste neben dem globalen Template für die Konfiguration auch ein Verbuchungs-Template pro Gesellschaft und Finanzsystem erstellt werden.
Bei der Erstellung dieser Templates wurde die Bereitschaft für S4/HANA sichergestellt, um eine erfolgreiche Umstellung mit minimalem Aufwand zu ermöglichen. Trotz Spezialfällen und Abweichungen von den Templates ermöglichte diese Herangehensweise nicht nur eine effiziente Einführung, sondern versprach auch die Vereinfachung im zukünftigen Support nach dem reibungslosen Go-Live. Am Ende des Projekts blicken wir auf anregende Workshops, herausfordernde Anforderungen und einen nicht nur zufriedenen, sondern auch glücklichen Kunden zurück.
Unternehmen: Ferring International Center SA
Branche: Pharmaunternehmen
Mitarbeitende: ca. 7’000
Produkte: SAP Concur (Travel, Expense, Request)
Bild: das Projektteam der Ferring International AG und HR Campus
Publiziert am: 13. Februar 2024
