SAP Concur

SAP ERP-Systeme können über eine SAP-Standardschnittstelle angebunden werden via Integration with SAP Concur Solutions. Die Schnittstelle basiert auf einer HTTPS-Verbindung und kommuniziert mit SAP Concur über die REST-API. Eine Direktanbindung sowie Schnittstellen über Middleware sind möglich. Bei dieser Webservice-Schnittstelle handelt es sich um eine asynchrone Verbindung, bei der die Anfrage und der Verbindungsaufbau immer über das ERP-System initiiert werden.

Prinzipiell lässt sich jedes andere ERP-System anbinden. SAP Concur kennt neben diversen Import- auch standardisierte Exportmöglichkeiten, welche mittels Flatfile-Technologie via SFTP-Server genutzt werden können. Alternativ können Umsysteme auch über die Webservices und die verfügbaren API-Informationen integriert werden.

SAP Concur erfüllt grundsätzlich die Kriterien und Anforderungen einer elektronischen Belegablage. Erfasste Belegbilder werden mit einem Zeitstempel versehen und erfüllen das Prinzip der Unveränderbarkeit. Sie gelten somit als revisionssicher. Es empfiehlt sich auf jeden Fall, die Genehmigung der elektronischen Belegaufbewahrung mit der jeweils zuständigen Behörde abzuklären. Die Praxis zeigt, dass physische Belege inländischer Reise- und Spesenausgaben meist nicht mehr aufbewahrt werden müssen.

Normalerweise wird die Mehrwertsteuer in SAP Concur berechnet und zur Verbuchung ins ERP-System übergeben. Die Ermittlung und Rückforderung von inländischen und ausländischen Steuern lässt sich an Dienstleister abgeben. Mehrere solcher Anbieter können direkt an eure Concur-Entität angebunden werden, sodass steuerliche Aspekte ausgelagert und die Steuerrückforderung optimiert werden können.

Die Anbindung zwischen Kreditkarten- und Lodgekartenanbieter und SAP Concur erfolgt über standardisierte Schnittstellen. Die grösseren Karteninstitute kennen eine solche Anbindung an SAP Concur, wobei nicht in allen Ländern der Welt die gleichen Anbieter angebunden werden können. Durch eine Integration der Firmenkarten erhöht sich einerseits die Datenqualität aufgrund vorerfasster Speseninformationen wie Betrag, Datum, Wechselkurs und mehr. Andererseits werden alle Reise- und Spesendaten in einem Reporting-Tool zusammengefasst. Dabei lassen sich sowohl Firmenkarten, die durch Mitarbeitende selbst bezahlt werden (individually paid) und somit auszahlungsrelevant sind, als auch vom Unternehmen bezahlte Karten (company paid), die keine Rückerstattung an Mitarbeitende verlangen, abbilden.

Grundsätzlich ist die Rückerstattungswährung pro Mitarbeitenden bzw. Unternehmen definiert. Ausgaben werden in SAP Concur aufgrund der Stammdaten und des Ortes einer Ausgabe in die jeweilige Auszahlungswährung umgerechnet. Im Standard rechnet Concur mit tagesaktuellen Wechselkursen der Oanda-Plattform. Bei Bedarf lassen sich aber auch andere Wechselkurse ins System laden.

Die Cloudlösung SAP Concur ist sowohl auf iOS (iPhone und iPad) als auch auf Android-Geräten kostenlos als mobile Applikation verfügbar. Die App unterstützt fast alle Funktionalitäten, die in der synchronen Browserversion verfügbar sind. Die Nutzung der App bietet sich speziell an für das Fotografieren von Spesenbelegen mit Belegerkennung und die Erfassung von mit dem privaten Fahrzeug zurückgelegten Kilometern mithilfe einer Google Maps-Integration.

Neben Standardspesenarten lassen sich auch kundenspezifische Ausgabetypen definieren. Gemäss Unternehmensrichtlinien lassen sich so Fixwerte, Maximalbeträge, Berechnungen oder andere Prüfregeln definieren. Des Weiteren unterstützt SAP Concur in einigen Länder mit gesetzlich vorgeschriebenen Tagespauschalen (z.B. die Verpflegungsmehraufwendungen in Deutschland) die Kunden mit einer automatisierten Berechnung der korrekten Tagessätze und stellt laufende Updates der definierten Raten sicher.