KMU gelten als das Rückgrat der Schweizer Wirtschaft. In einer Welt des rasanten technologischen Wandels stehen aber gerade diese Unternehmen oft vor grossen Herausforderungen, die eine Digitalisierung erforderlich machen. In diesem Fachartikel erfährst du vier Tipps, wie du bei der Softwareauswahl vorgehen solltest, um die richtige Lösung für dich zu finden.
In der Schweiz stellen kleine und mittlere Unternehmen (KMU) mit weniger als 250 Mitarbeitenden mehr als 99 % der Unternehmenslandschaft dar und gelten als das Rückgrat der Wirtschaft. Angesichts der schnellen technologischen Entwicklungen stehst du als Teil eines KMU vor der Herausforderung, effizient und wettbewerbsfähig zu bleiben. Eine durchdachte Digitalisierungsstrategie ist dabei entscheidend.
Durch die Implementierung einer umfassenden HR Suite-Lösung kannst du signifikante Vorteile erzielen. Diese Lösungen ermöglichen es, operative Herausforderungen effektiv zu bewältigen und Geschäftsprozesse zu optimieren. Früher waren solche umfassenden Suite-Lösungen ausschliesslich grösseren Unternehmen vorbehalten. Doch dank technologischem Fortschritt und veränderten Marktangeboten sind sie nun auch für kleinere Betriebe zugänglich und wirtschaftlich umsetzbar.
Doch wie findest du die richtige Lösung im Software-Dschungel? In diesem Fachartikel teilen wir mit dir die vier wichtigsten Schritte, die unserer Erfahrung nach bei der Wahl der Softwarelösung zu beachten sind.
Schritt 1: «Was ist deine grösste Herausforderung?»
Der erste Schritt, um festzustellen, ob Bedarf an einer HR Suite-Lösung in deinem Unternehmen besteht, ist das Geschäftsproblem zu definieren. Es ist wichtig, die Herausforderungen innerhalb deines Unternehmens genau zu identifizieren und zu verstehen. Der effektivste Weg dabei ist, mit deinen Mitarbeitenden und Führungskräften zu sprechen und sie direkt nach ihren grössten Herausforderungen zu fragen. Ein offenes und ehrliches Betriebsklima ist dabei förderlich.
Nachdem die Herausforderungen identifiziert sind, fasst du die Erkenntnisse zusammen. Analysiere die gesammelten Informationen, um Muster und Schlüsselprobleme zu erkennen, die gelöst werden müssen. Dieser Schritt hilft dir, die dringendsten Bedürfnisse zu priorisieren und effektive Lösungen zu planen. Ein Schweizer KMU im Handel kämpft mit Effizienzproblemen, da nur die Lohnbuchhaltung und die Rekrutierung digitalisiert sind. Dies führt zu erheblichen Zeitverlusten bei der Datenpflege, der Dokumentenerstellung, den Talentprozessen und der Kommunikation zwischen den Abteilungen. Die gründliche Analyse dieser Ineffizienzen hat den dringenden Handlungsbedarf aufgezeigt. Das Erkennen dieser Probleme ist der erste Schritt zur Lösung und deutet darauf hin, dass eine umfassende digitale Transformation notwendig ist.
Schritt 2: «Welche Tools sind bereits im Einsatz?»
Untersuche, welche digitalen Tools in deinem Unternehmen bereits im Einsatz sind. Im genannten Beispiel sind bereits eine Payroll-Lösung und ein Rekrutierungssystem vorhanden. Nun solltest du prüfen, ob eine Integration der bestehenden Lösungen sinnvoll ist oder ob diese durch neue, umfassendere Tools ersetzt werden sollten.
Schritt 3: «Was wollen wir erreichen?»
Der Fokus auf Ergebnisse stellt sicher, dass die Technologie direkte, messbare Verbesserungen wie z. B. eine 30 %-ige Reduktion der Durchlaufzeiten bewirkt, anstatt durch überflüssige Features von den eigentlichen Geschäftszielen abzulenken. Dies fördert eine zielgerichtete Nutzung der Ressourcen und vermeidet die Komplexität, die oft mit funktionsüberladenen Systemen einhergeht. Basierend auf diesem Ziel solltest du Anforderungen an die HR Suite formulieren. Dazu gehören beispielsweise die Fähigkeit zur Automatisierung von Prozessen, eine benutzerfreundliche Oberfläche, die deinen Mitarbeitenden und Führungspersonen den Zugang und die Nutzung erleichtert, und Integrationen mit bestehenden Systemen, um Datenkonsistenz zu gewährleisten.
Schritt 4: «Passt das Tool / der Partner zu uns?»
Es ist essenziell, eine HR-Lösung zu wählen, die nicht nur den aktuellen Anforderungen entspricht, sondern auch das Potenzial hat, mit deinem Unternehmen zu wachsen und sich weiterzuentwickeln. Um die Investitionssicherheit zu gewährleisten, solltest du prüfen, wie viel der HR-Tech-Anbieter in die Weiterentwicklung seiner Lösungen investiert und welche Ressourcen dafür zur Verfügung stehen. Ein Anbieter, der kontinuierlich in Innovation und Verbesserung seiner Produkte investiert, kann sicherstellen, dass die Technologie auch in Zukunft den sich wandelnden Bedürfnissen deines Unternehmens gerecht wird. Das KMU im genannten Beispiel legt Wert auf eine offene und agile Unternehmenskultur. Ein geeigneter HR-Tech-Anbieter bzw. Implementierungspartner sollte diese Werte unterstützen und eine flexible, anpassungsfähige Lösung bieten, die mit deinem Unternehmen wachsen kann. Dies schliesst eine fortlaufende Anpassung an neue Marktanforderungen und technologische Fortschritte ein, um dauerhaft effektive Unterstützung zu bieten.
Fazit
Eine strategisch gewählte HR Suite kann weit über die Automatisierung hinaus Vorteile bringen, indem sie dich dabei unterstützt, deine Personalstrategien effektiver zu gestalten und deine gesamte Organisation agiler und reaktionsfähiger zu machen. Der richtige Anbieter versteht deine Unternehmensstrategie und -kultur und bietet eine Technologie, die sich problemlos in deine bestehenden Systeme einfügt, überflüssige Arbeitsschritte vermeidet und sich an die zukünftigen Bedürfnisse deines Unternehmens anpassen kann.
Autor
Stephan Bodenmann
Solutions Expert Team
Bereits seit bald 10 Jahren begleitet Stephan Kunden von HR Campus mit Hilfe von passenden Tools zu mehr Effizienz. In seiner breitgefächerten Rolle im Solutions Expert Team hat er sich darauf spezialisiert, HR-themenübergreifend zu beraten und massgeschneiderte Lösungen zu identifizieren, die nicht nur die Arbeit der HR-Abteilungen erleichtern, sondern auch den Endnutzer:innen – Mitarbeitenden und Vorgesetzten – eine optimale Erfahrung bieten.