HR-Daten-Hosting im Ausland: Das müssen Unternehmen wissen

HR im digitalen Umbruch 

Unternehmen stehen heute mehr denn je unter Druck, ihre Personalprozesse mit modernen IT-Lösungen effizienter zu gestalten. Während früher eigene Server und interne IT-Abteilungen die Regel waren, verlagert sich der Trend zunehmend in die Cloud. Cloud-Lösungen überzeugen durch ihre Flexibilität, Skalierbarkeit und einfache Zugänglichkeit und machen klassische On-Premise-Lösungen bald zur Ausnahme.

Gerade im HR ist die Auswahl an lokalen wie auch internationalen Anbietern riesig. Für Unternehmen jeder Grösse eröffnen sich dadurch zahlreiche Möglichkeiten, ihre HR-Systemlandschaft neu auszurichten. Besonders das Hosting von HR-Daten im Ausland gewinnt dabei an Bedeutung und wird für viele Organisationen zu einer strategischen Weichenstellung.

Vorteile von Cloud-Lösungen 

Cloud-Hosting hat sich in den letzten Jahren zum Standard entwickelt – und das aus guten Gründen. Vor allem vier Vorteile stechen hervor, die Unternehmen im HR-Alltag spürbar entlasten und neue Möglichkeiten eröffnen. 
 

1) Flexibilität und Skalierbarkeit 

Im Vergleich zu On-Premise-Lösungen sind Cloud-Systeme deutlich flexibler und skalierbarer. Unternehmen können ihre Ressourcen jederzeit dem aktuellen Bedarf anpassen, ohne in teure Infrastruktur investieren zu müssen. So lassen sich Marktveränderungen und interne Anforderungen schnell und unkompliziert bewältigen. Viele Anbieter sind international tätig und betreiben ihre Rechenzentren im Ausland. 
 

2) Kostenreduktion 

Cloud-Hosting reduziert die Ausgaben für Hardware, Wartung und Updates erheblich. Statt in eigene Server und IT-Personal zu investieren, zahlen Unternehmen planbare Lizenz- oder Abonnementgebühren. Das erleichtert die Budgetplanung, verhindert unerwartete Kosten und macht teure Hardware-Updates überflüssig. 
 

3) Zugänglichkeit und Zusammenarbeit 

Mit Cloud-Lösungen sind Daten und Anwendungen jederzeit und von überall verfügbar – Voraussetzung ist lediglich eine Internetverbindung. Das erleichtert die Zusammenarbeit über Standorte hinweg, steigert die Produktivität und unterstützt flexibles Arbeiten. Gleichzeitig sorgen VPNs, Firewalls und andere Sicherheitsmechanismen für einen geschützten Zugriff. 
 

4) Sicherheit und Datensicherung  

Professionelle Cloud-Anbieter investieren stark in die Sicherheit und Verfügbarkeit von Daten. Verschlüsselung, Penetrationstests, Intrusion-Detection-Systeme und regelmässige Backups gehören zum Standard. Damit erreichen Unternehmen ein Schutzniveau, das intern oft schwer umzusetzen wäre. Zudem können sie den Betrieb und die Überwachung der Sicherheitsinfrastruktur gezielt an den Provider auslagern. 

Datenschutz im Fokus 

Datenschutz ist – zu Recht – eines der meistdiskutierten HR-Themen. Unternehmen und Cloud-Anbieter müssen den Vorgaben des Schweizer Datenschutzgesetzes (DSG) und, wo relevant, der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) entsprechen. Die Auslagerung von Daten an Dritte, noch dazu in der Cloud, wirkt komplex, lässt sich jedoch einfach zusammenfassen: Unternehmer, die einen Cloud-Provider nutzen, bedienen sich eines Subunternehmers. Dieser hat in der Regel Zugriff auf sensible Unternehmensdaten, insbesondere auf Personaldaten im HR-Bereich. Trotz der Auslagerung bleibt das Unternehmen jedoch hauptverantwortlich für die Sicherheit der Daten. Im Datenschutz wird es entsprechend als «Verantwortlicher» bezeichnet. In einer Vereinbarung mit dem Cloud-Provider muss deshalb genau festgelegt werden, welche Daten zu welchem Zweck und in welchem Umfang verarbeitet werden dürfen. So gilt beispielsweise selbst das reine Speichern nach DSG und DSGVO bereits als Datenbearbeitung. Noch eine kurze Anmerkung: Während die DSGVO von «Verarbeiten» spricht, nutzt das DSG den Begriff «Bearbeiten». In diesem Artikel behandeln wir beide Begriffe gleichbedeutend. 

Hosting in EU vs. Drittstaaten 

Der Markt für Cloud-Lösungen ist stark international geprägt. Das führt dazu, dass Daten – etwa beim Speichern oder Versenden – oft ausserhalb der Schweiz verarbeitet werden. Dabei ist zu unterscheiden, ob das Hosting in der EU oder in einem sogenannten Drittstaat erfolgt. 
 

Hosting in der EU: 

Werden Daten in der EU gespeichert, greifen automatisch die Schutzmechanismen der DSGVO – unabhängig davon, wo das verantwortliche Unternehmen sitzt. Entscheidend ist, wo die Daten tatsächlich bearbeitet werden. Da es sich um schweizerische Mitarbeiterdaten handelt, gilt zusätzlich auch das Schweizer DSG. Wichtig: Die DSGVO bringt in diesem Fall lediglich ihre Schutzmechanismen zur Anwendung. Sie gilt nicht automatisch vollumfänglich für das Unternehmen, auch wenn dies oft befürchtet wird. Vertragsparteien können jedoch vereinbaren, dass sich auch das Schweizer Unternehmen zur Gänze der DSGVO unterstellt. 
 

Hosting in Drittstaaten: 

Werden Daten ausserhalb der Schweiz/EU gehostet, ist besondere Vorsicht geboten. Dort gelten die hohen Standards von DSG oder DSGVO in der Regel nicht. Deshalb muss vertraglich ein angemessenes Datenschutzniveau sichergestellt werden. Orientierung bieten die Länderverzeichnisse des Bundesamts für Justiz und der EU-Kommission, die Staaten mit anerkannt hohem Schutzniveau auflisten. Nicht zufällig führt die EU die Schweiz, während die Schweiz die EU-Mitgliedsstaaten nennt – beide Gesetze sind sich in ihrem hohen Standard sehr ähnlich.
 

Fazit 

Das Hosting von HR-Daten im Ausland ist für viele Unternehmen längst Realität. Grosse Marktführer dominieren, innovative Start-ups sorgen für Bewegung. Cloud-Lösungen eröffnen enorme Chancen, verlangen aber einen bewussten Umgang mit sensiblen Personaldaten, was vor allem bei der Multiplizierung von zahlreichen Cloud-Lösungen schnell unübersichtlich werden kann. Klarheit über den Standort der Daten und die geltenden Datenschutzgesetze ist dabei unverzichtbar – egal ob bei internationalem Cloud-Hosting oder der klassischen Papierakte im Schrank.