Die Fondation Genève Tourisme & Congrès hat ihrem Spesen-Chaos ein Ende gesetzt: Papierbelege und handschriftlichen Notizen verschwinden aus dem Alltag. Durch die Zentralisierung ihrer Kreditkarten und die Einführung einer integrierten digitalen Lösung wurde ihr Spesenprozesse automatisiert und vereinfacht. Anträge werden wesentlich schneller freigegeben und der administrative Aufwand ist spürbar gesunken. Das Ergebnis: schnellere Abläufe, einfacher Kontrolle und Teams, die sich wieder auf das Wesentliche konzentrieren können – die Förderung des Tourismus in Genf.
Branche
Tourismus / Hotellerie / Gastronomie
Mitarbeitende
50
Kunde seit
2024
Region
Westschweiz
Leistungen
Consulting
Software
Ausgangslage
Seit ihrer Gründung setzt sich die Fondation Genève Tourisme & Congrès dafür ein, Genf als attraktive Tourismus- und Kongressdestination zu positionieren – und gleichzeitig ihre Aktivitäten verantwortungsvoll zu steuern. Hinter Events, Kampagnen und Besucherempfängen verbarg sich jedoch ein zunehmend komplexer administrativer Alltag, insbesondere bei der Spesenverwaltung.
Papierquittungen, Kreditkartenauszüge, handschriftliche Notizen häuften sich. Die Mitarbeitenden mussten diese Belege manuell zusammentragen, sortieren und an die Buchhaltung übergeben – meist physisch. Das führte zu zusätzlichem Aufwand und belastete die Teams. Für die Stiftung war klar: Eine digitale Lösung war notwendig, um die Verwaltung der Spesen und Kreditkarten nahchaltig zu vereinfachen.
Teuta Syla
Senior Accountant
Das Projekt
Angesichts dieser Ausgangslage handelte die Stiftung schnell. Innerhalb weniger Monate definierte das Projektteam sämtliche Anforderungen, zentralisierte sämtliche Kreditkarten und implementierte eine digitale Lösung, die optimal zur bestehenden IT-Umgebung passte: Edi – Expense Intelligence. Dank der engen Zusammenarbeit konnten alle relevanten Informationen frühzeitig gesammelt, was ein entscheidender Faktor für die zügige und reibungslose Umsetzung war.
Ergebnisse
Bereits wenige Wochen nach dem Go-Live wurden die Verbesserungen sichtbar: Die Verwaltung der Kreditkarten war automatisiert, Freigaben vollständig digitalisiert und genehmigte Spesen gelangten ohne Mehraufwand in die Buchhaltung. Diese Umstellung bedeutete eine schnelle, effiziente Transformation, die perfekt zur Vision der Fondation Genève Tourisme & Congrès passte. Heute sind Prozesse schlanker, Kontrollen automatisiert – und die Teams können sich wichtigen Aufgaben widmen.
