SAP Concur Travel & Expense integriert das Reisemanagement und die Spesenabrechnung in einen einzigen automatisierten End-to-End-Spesenprozess. Die All-in-One-Software beschleunigt Workflows, reduziert Fehler und bringt Transparenz ins gesamte Reise- und Spesenmanagement.
Cloudbasiertes Reise- und Spesenmanagement
Automatisierter End-to-End-Spesenprozess
Umfangreiches Partnernetzwerk für die Reiseplanung
Hinterlegung globaler Richtlinien mit länderspezifischen Anhängen
Automatische Belegerkennung
Vollständige Einbettung in Systemlandschaften
Umfassende Reporting-Möglichkeiten
Egal ob KMU oder internationaler Player, jedes Unternehmen ist mit Dienstreisen und Spesenabrechnungen konfrontiert. Aber internationale Frequent Traveller haben andere Anforderungen an das Reisemanagement als beispielsweise Aussendienstmitarbeitende mit täglicher Rückkehr an den Arbeitsplatz oder nur gelegentlich Reisende. SAP Concur passt sich den unterschiedlichsten Kundenanforderungen flexibel an. Wir begleiten Sie von der Analyse und Optimierung Ihrer bestehenden Prozesse, über die Systemkonfiguration und Implementierung, bis hin zur Schulung und Auswertung. Zudem garantieren wir die nahtlose Einbindung in die bestehende HR-Prozesslandschaft und die saubere Integration in Ihre Finanz- und Controlling-Systeme.
In SAP Concur Expense werden Ausgaben automatisch der richtigen Spesenabrechnung zugeordnet. Weitere Belege und Quittungen können ganz einfach während der Reise abfotografiert und ebenfalls direkt zugewiesen werden. Das spart wertvolle Zeit und vermeidet die übliche Zettelwirtschaft. Das Spesenmodul berechnet Wechselkurse, berücksichtigt länderspezifische Besonderheiten für Fahrtkostenabrechnungen und erfasst automatisch die lokalen Mehrwertsteuersätze. Die Prüfung und Genehmigung kann so schneller erfolgen und die Spesen können pünktlich erstattet werden. Zudem unterstützt SAP Concur Expense viele Währungen und Sprachen und kann über standardisierte Schnittstellen in diverse ERP-Systeme integriert werden.
Mit der Lösung für Reisemanagement SAP Concur Travel vereinfachen Sie die Buchung von Geschäftsreisen. Führen Sie alle Daten zusammen, halten Sie Reisekostenrichtlinien ein und kontrollieren Sie Kosten. Mitarbeitende können über das Reisetool ihre Geschäftsreise einfach über ihr Smartphone, Tablet oder Computer innerhalb der Reiserichtlinien ihres Unternehmens abfragen und buchen. Das Buchungssystem erfasst Reiseinhalte gleich mehrerer globaler Distributionssysteme (GDS), listet selbst verhandelte und öffentliche Raten sowie Direktverbindungen und exklusive Online-Tarife. Für die einfache und reibungslose Erstellung von Reisekostenabrechnungen werden alle Reisepläne, Buchungen und Belastungen Ihres Reisebüros automatisch aus dem Online Booking Engine übernommen.
Mit SAP Concur lassen sich Geschäftsreisen und Spesen in einem End-to-End-Prozess abbilden. Die Lösung deckt Ihren Prozess vom Reiseantrag über die Buchung und Abrechnung der Reisekosten sowie die Auswertung danach ab. Innerhalb des Tools vermeiden diverse Funktionalitäten Systembrüche und standardisierte Schnittstellenmöglichkeiten vereinfachen die Integration in Umsysteme.
Das HR Campus-Team unterstützt Sie professionell bei der Implementierung von SAP Concur und in allen fachlichen Aspekten rund um das Thema Reise- und Spesenmanagement. Seit über 5 Jahren beschäftigen wir uns mit Finanzthemen und passenden Cloudlösungen. Als erster europäischer Partner von SAP Concur setzen wir uns seit 2014 gemeinsam für einen modernen und automatisierten End-to-End-Prozess für Reise- und Spesenabrechnungen ein. Profitieren Sie von unseren Erfahrungen aus über 100 nationalen wie auch internationalen Projekten mit Rollouts in über 20 Ländern. Wir unterstützen Sie nicht nur im Implementierungsprojekt, sondern auch im fortlaufenden Support im Alltag.
SAP ERP-Systeme können über eine SAP-Standardschnittstelle angebunden werden via Integration with SAP Concur Solutions. Die Schnittstelle basiert auf einer HTTPS-Verbindung und kommuniziert mit SAP Concur über die REST-API. Direktanbindung, wie auch Schnittstellen via Middleware sind möglich. Bei dieser Webservice-Schnittstelle handelt sich um eine asynchrone Verbindung in welcher die Anfrage und der Verbindungsaufbau immer über das ERP-System initiiert wird.
Prinzipiell lässt sich jedes andere ERP-Systeme anbinden. SAP Concur kennt neben diversen Import- auch standardisierte Exportmöglichkeiten, welche mittels Flatfile-Technologie via SFTP-Server genutzt werden können. Alternativ können Umsysteme auch über die Webservices und die verfügbaren API-Informationen integriert werden.
SAP Concur erfüllt die Kriterien und Anforderungen einer elektronischen Belegablage grundsätzlich. Erfasste Belegbilder werden mit einem Zeitstempel versehen und erfüllen das Prinzip der Unveränderbarkeit und gelten somit als revisionssicher. Es empfiehlt sich auf jeden Fall die Genehmigung der elektronischen Belegaufbewahrung mit der jeweils zuständigen Behörde abzuklären. Die Praxis zeigt, dass physische Belege inländischer Reise- und Spesenausgaben meist nicht mehr aufbewahrt werden müssen.
Normalerweise wird die Mehrwertsteuer in SAP Concur berechnet und zur Verbuchung ins ERP-System übergeben. Die Ermittlung und Rückforderung von inländischen und ausländischen Steuern lässt sich an Dienstleister abgeben. Mehrere solcher Anbieter können direkt an Ihre Concur-Entität angebunden werden, sodass steuerliche Aspekte ausgelagert und die Steuerrückforderung optimiert werden können.
Die Anbindung zwischen Kreditkarten- und Lodgekartenanbieter und SAP Concur erfolgt über standardisierte Schnittstellen. Die grösseren Karteninstitute kennen eine solche Anbindung an SAP Concur, wobei nicht in allen Ländern der Welt die gleichen Anbieter angebunden werden können. Durch eine Integration der Firmenkarten erhöht sich einerseits die Datenqualität aufgrund vorerfasster Speseninformationen wie Betrag, Datum, Wechselkurs und mehr. Andererseits werden alle Reise- und Spesendaten in einem Reporting-Tool zusammengefasst. Dabei lassen sich sowohl Firmenkarten, die durch Mitarbeitende selbst bezahlt werden (individually paid) und somit auszahlungsrelevant sind, als auch vom Unternehmen bezahlte Karten (company paid), die keine Rückerstattung an Mitarbeitende verlangen, abbilden.
Grundsätzlich ist die Rückerstattungswährung pro Mitarbeiter bzw. Unternehmen definiert. Ausgaben werden in SAP Concur aufgrund der Stammdaten und des Ortes einer Ausgabe in die jeweilige Auszahlungswährung umgerechnet. Im Standard rechnet Concur mit tagesaktuellen Wechselkursen der Oanda-Plattform. Bei Bedarf lassen sich aber auch andere Wechselkurse ins System laden.
Die Cloudlösung SAP Concur ist sowohl auf iOS (iPhone und iPad) als auch auf Android-Geräten kostenlos als mobile Applikation verfügbar. Die App unterstützt fast alle Funktionalitäten, die in der synchronen Browserversion verfügbar sind. Gerade das Fotografieren von Spesenbelegen mit Belegerkennung und die Erfassung von mit dem privaten Fahrzeug zurückgelegten Kilometern mithilfe einer Google Maps-Integration lohnt sich die Nutzung der App.
Neben Standardspesenarten lassen sich auch kundenspezifische Ausgabetypen definieren. Gemäss Unternehmensrichtlinien lassen sich so Fixwerte, Maximalbeträge, Berechnungen oder andere Prüfregeln definieren. Des Weiteren unterstützt SAP Concur in einigen Länder mit gesetzlich vorgeschriebenen Tagespauschalen (z. B. die Verpflegungsmehraufwendungen in Deutschland) die Kunden mit einer automatisierten Berechnung der korrekten Tagessätze und stellt laufende Updates der definierten Raten sicher.
Die Datencenter einer SAP Concur EMEA-Instanz stehen in Paris und Amsterdam.
