Ausgangslage

Der Energiedienstleister aus Vorarlberg sah sich bereits seit einiger Zeit mit zunehmenden, repetitiven Anfragen an die HR-Abteilung konfrontiert. Mitten in einem Digitalisierungsprozess suchte man zudem noch nach einem innovativen Farbtupfer in der HR-Systemlandschaft. So wurde das Unternehmen auf die digitale HR-Assistenz aufmerksam. Nach einer kurzen Findungsphase stand der Plan für die Einführung unserer Sophie fest.

Lösung

Durch Erinnerungen und Unterstützung beim Bearbeiten von Standardfragen hat sich der Aufwand im HR Services Bereichder Illwerke vkw stark reduziert. Zudem sind die Mitarbeitenden begeistert von der neuen innovativen Art der Personalbetreuung.

Die digitale HR-Assistenz Sophie erinnert Führungskräfte - unter Einhaltung der DSGVO-Bestimmungen - an die Geburtstage des Teams. Vor Arbeitsbeginn prüft Sophie jeweils, wer Geburtstag hat und sendet via MS Teams eine Erinnerung an die Führungskraft. Diese hat die Möglichkeit, bequem per Knopfdruck einen Chat oder ein Telefonat mit dem Geburtstagskind zu starten.

Des Weiteren können Mitarbeiter:innen in allen Funktionen im FAQ-Modul Sophie ihre HR-Fragen stellen, die im Arbeitsalltag auftauchen. Egal von wo und um welche Uhrzeit, über Microsoft Teams bietet Sophie 24/7 Unterstützung. Sie antwortet autonom und automatisiert in Sekundenschnelle. Alle Fragen und Antworten können im Admin-Portal von Sophie durch die illwerke vkw AG verwaltet werden.

Projekt

In der Projektphase wurden die Schnittstellen zu den umliegenden Systemen aufgebaut und fleissig Fragen und Antworten für das FAQ-Modul gesammelt. Als Sophie genügend Wissen antrainiert wurde, startete im Sommer 2022 die Pilotphase. Diese wurde im Dezember 2022 erfolgreich abgeschlossen und Sophie - your little HR friend für alle Mitarbeitende freigegeben. Eine Erweiterung der Modulpalette ist bereits in Planung und soll noch 2023 umgesetzt werden.

Details

Unternehmen: illwerke vkw AG

Branche: Energieversorgung

Mitarbeitende: 1'277 in Österreich

Produkt: Sophie