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Effizienzsteigerung in KMU

So bringt Digitalisierung Ihr HR auf das nächste Level

Effizienzsteigerung in KMU

Wie oft gibt Ihre HR-Abteilung die Stammdaten neuer Mitarbeitenden in verschiedenen Tools oder Listen ein? Bei nicht-digitalisierten HR-Abteilungen sind das geschätzt 10 Mal. Bei 8 Minuten pro neue Mitarbeitenden und 4 Einstellungen pro Monat sind das 5 Stunden. 5 Stunden, die gewinnbringender genutzt werden könnten, wenn das HR digitalisiert ist. Und das ist nur ein Beispiel.

Fachartikel Topsoft / Anja Buser & Sandra Lugonjic

Warum lohnt es sich, HR zu digitalisieren?

  1. Es macht den Mitarbeitenden mehr Spass Im Privaten läuft fast alles digital: Rechnungen per eBill, Arztkosten via App, Steuererklärung online. Im beruflichen Alltag dagegen: Lohnabrechnung per Post, Arztzeugnis physisch ans HR und bei Fragen nimmt man den Hörer. Ein Unternehmen glaubte, die Mitarbeitenden wollten keine digitalen HRDienstleistungen. Eine Umfrage zeigte das Gegenteil: 98% wünschen sich genau das. Fragen Sie Ihre Mitarbeitenden.
  2. Es spart Zeit und Geld 80% der HR-Fragen sollten über Self-Service-Plattformen beantwortet werden. Dies kann ein Intranet sein, ein Wiki, eine App wie Beekeeper oder einen Chatbot. So haben Mitarbeitende ihre Antwort schneller und das Tagegeschäft des HR wird nicht unterbrochen.
  3. Es senkt die Fluktuation im HR Eine HR-Leitung eines KMUs sagte zu uns: «Wenn wir weiter auf diesem niedrigen Digitalisierungsniveau bleiben, verliere ich meine guten HR Mitarbeitenden.» Auch HR-Mitarbeitende wünschen sich Abwechslung und gute Tools. Wird dies nicht erfüllt, gehen unzufriedene Mitarbeiter:innen und jede Neubesetzung kostet sie ein Jahresgehalt.

Wie gehen Sie am besten vor?

  1. Digitalisierungsthemen definieren
    Für KMUs oft unkompliziert. Hygienefaktoren: Lohnverarbeitung, Stammdaten, Zeitwirtschaft, Personaldossier Effizienztreiber: Rekrutierung, HR-Portal, Workflows, Arbeitszeugnis Motivatoren: Mitarbeitendengespräche, Lernsysteme, Kommunikation
  2. Roadmap festlegen
    Am besten einen Mix aus Software, die für HR essenziell sind und die Mitarbeitenden Spass machen.
  3. Software auswählen
    Im KMU Bereich gibt es viele verschiedene, branchenspezifische Software. Es gibt zwei Ansätze: Best-of-Breed nutzt für jedes Thema die passende Software, während eine HR Suite möglichst viele Themen mit einer Software abdeckt. Der Trend geht klar Richtung Suite. Für KMUs ist Personio mit SwissSalary ideal – benutzerfreundlich, schnell implementiert und speziell für HR und KMUs entwickelt.
  4. Implementierungspartner auswählen
    Eine Software zu implementieren ist wie eine Ehe – wählen Sie Ihren Partner sorgfältig aus.

 

 

So einfach? Oder gibt es noch Hürden?

Natürlich gibt es im KMU Bereich genauso wie auch bei grossen Unternehmen gewisse Herausforderungen. Wir begegnen meist folgenden:

  • Geringe Anzahl HR Mitarbeitende
    Teure, komplexe Software lohnt sich bei wenigen HR-Mitarbeitenden oft nicht, da KMUs weniger Flexibilität brauchen. Kostengünstige, benutzerfreundliche Tools, die echten Mehrwert bieten, sind die bessere Wahl. Vorausgesetzt, sie passen zur Unternehmensgrösse und -struktur.
  • Hoher personeller Ressourcenaufwand
    Mangelnde Ressourcen während der Implementierung erhöhen später die Anpassungskosten. Planen Sie daher zusätzliche Kräfte für das Tagesgeschäft ein, z.B. temporäre Mitarbeitende und berücksichtigen Sie dies in den Projektkosten.
  • Hoher finanzieller Ressourcenaufwand
    Für KMUs sind das oft sehr grosse Investitionen. Auch wenn sie sich langfristig auszahlen, müssen sie zunächst bewältigt werden. Staffeln Sie die Implementierungen, damit nicht alles im ersten Jahr anfällt. Und denken Sie daran: Was ist die Konsequenz, wenn Sie nicht implementieren?

Wenn Sie unsicher sind – fragen Sie Unternehmen mit ähnlicher Grösse, was ihre Überlegungen waren. Am besten beginnen Sie mit einem einzelnen Thema. Das grösste Risiko besteht darin, alles beim Alten zu belassen und dennoch auf andere Ergebnisse zu hoffen.

 

(Quelle Logistik: Digitalisierung HR_BurtscherM (zhaw.ch))

Autorinnen

HR CONSULTING, HR CAMPUS

Sandra Lugonjic

Als Strategieberaterin bei HR Campus unterstützt Sandra Unternehmen dabei, ihre Employee Experience mess- und greifbar zu machen und durch gezielte strategische Massnahmen zu verbessern. Mit ihrer Erfahrung in den Bereichen Employer Branding und People Development begleitet sie Kunden, die sich als attraktive Arbeitgeber positionieren möchten.

HR Strategies, HR Campus

Anja Buser

Es gibt zwei Dinge, die Anja nervös machen - keine Veränderung und nicht mitreden zu können. Und weil der HR Innovation Campus genau das Gegenteil ist, liebt sie diesen Event! Jedes Jahr überlegt sie sich mit Felix etwas Neues. Ihr Ziel ist es, mit den Themen und dem Format Raum zum Ausbrechen und Mitdiskutieren zu schaffen.

Publiziert am: 17. September 2024

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