SAP Concur Travel & Expense intègre la gestion des déplacements professionnels et des frais dans un seul processus unique et automatisé de bout en bout. Le logiciel tout-en-un accélère les workflows, réduit les erreurs et apporte de la transparence dans la gestion globale des déplacements professionnels et des frais.
Gestion des déplacements professionnels et des frais, basée sur le Cloud
Processus de frais de bout-en-bout automatisé
Vaste réseau de partenaires pour la planification des déplacements professionnels
Enregistrement de politiques globales avec des annexes spécifiques à chaque pays
Détection automatique des justificatifs
Intégration complète dans les environnements des systèmes
Vastes possibilités de rapports
Qu’il s’agisse de PME ou d’acteur international, chaque entreprise est confrontée aux déplacements professionnels et aux notes de frais. Mais ceux qui voyagent souvent à l’étranger ont d’autres exigences en matière de gestion des déplacements que, par exemple, les collaborateurs du service externe qui retournent tous les jours à leur poste de travail ou ceux qui sont en déplacement seulement occasionnellement. SAP Concur s’adapte en toute flexibilité aux exigences les plus diverses des clients. Nous vous accompagnons de l’analyse et de l’optimisation de vos processus existants jusqu’à la formation et l’évaluation en passant par la configuration du système et l’implémentation. De plus, nous garantissons la parfaite intégration à l’environnement de processus RH existant et à vos systèmes de finance et de contrôle de gestion.
Dans SAP Concur Expense, les tâches sont automatiquement affectées à la note de frais pertinente. D’autres documents et reçus peuvent être facilement photographiés en déplacement et également directement attribués. Le processus permet de gagner un temps précieux et d’éviter une gestion manuelle à base de papier. Le module des frais calcule les taux de change, prend en compte les spécificités des pays pour les notes de frais de déplacement et saisit automatiquement les taux de TVA locaux. Le contrôle et l’approbation sont ainsi effectués plus rapidement et les frais peuvent être remboursés dans les délais. En outre, la solution SAP Concur Expense prend en charge un grand nombre de devises et de langues et peut être intégrée à divers systèmes ERP, via des interfaces standardisées.
La solution de gestion des déplacements professionnels SAP Concur Travel vous permet de simplifier la comptabilisation des déplacements professionnels. Rassemblez toutes les données, respectez les directives en matière de déplacement et contrôlez les coûts. L’outil de déplacement professionnel permet aux employés de demander et d’enregistrer facilement leurs déplacements professionnels, via leur téléphone portable, tablette ou ordinateur, conformément aux directives en matière de déplacement de leur entreprise. Le système de réservations saisit le contenu du déplacement sur plusieurs systèmes de distribution mondiaux (GDS), répertorie les tarifs négociés et publics ainsi que les liaisons directes et les tarifs en ligne exclusifs. Pour simplifier et optimiser la création des notes de frais, tous les itinéraires, toutes les réservations et toutes les charges de votre agence de voyage sont automatiquement repris du moteur d’enregistrement en ligne.
SAP Concur permet de représenter les déplacements professionnels et les frais dans un processus de bout-en-bout. La solution couvre votre processus depuis la demande de déplacement jusqu'à la comptabilisation et au calcul des frais de déplacement, ainsi qu'à l'évaluation ultérieure. Au sein de l’outil, diverses fonctionnalités empêchent les ruptures de système et les possibilités d’interface standardisées simplifient l’intégration aux systèmes périphériques.
L’équipe HR Campus vous accompagne professionnellement lors de l’implémentation de SAP Concur et dans tous les aspects techniques concernant le thème de la gestion des déplacements professionnels et des frais. Depuis plus de 5 ans, nous nous occupons de tout ce qui touche aux finances et aux solutions Cloud adaptées. En tant que premier partenaire européen de SAP Concur, nous nous engageons ensemble depuis 2014 pour un processus de bout-en-bout moderne et automatisé, de notes de frais et de voyages. Bénéficiez de notre expérience riche de plus d’une centaine de projets nationaux et internationaux, avec des déploiements sur plus de 20 pays. Nous vous soutenons non seulement dans le projet d'implémentation, mais aussi dans le support continu au quotidien.
Les systèmes ERP SAP peuvent être connectés via une interface SAP Concour Solutions standard. L’interface est basée sur une connexion HTTPS et communique avec SAP Concur via l’API REST. Une connexion directe, comme également les interfaces via Middleware sont également possibles. Cette interface de service web représente une connexion asynchrone où la demande et l’appel sont toujours initiés via le système ERP.
En principe, tout autre système ERP peut être connecté. SAP Concur permet en outre diverses possibilités d’import et d’export, standardisées, pouvant être utilisées à l’aide de la technologie de fichier plat, via un serveur SFTP. Des systèmes environnants peuvent également être intégrés via des services web et les informations API disponibles.
En principe, SAP Concur répond aux critères et aux exigences d'un archivage électronique des documents. Les images de document saisies sont munies d’un horodateur et répondent au principe d'inaltérabilité et sont donc considérées comme sûres pour l'audit. Dans tous les cas, il est recommandé de toujours clarifier l’autorisation de la conservation électronique des justificatives auprès de l’autorité compétente. La pratique montre qu'il n'est généralement plus nécessaire de conserver les justificatifs physiques des dépenses de déplacements professionnels et de frais en Suisse.
Normalement, la TVA est calculée dans SAP Concur et transmise pour comptabilisation dans le système ERP. Le calcul et la récupération des taxes nationales et étrangères peuvent être confiés à des prestataires de services. Plusieurs de ces fournisseurs peuvent être reliés à votre entité Concur, ce qui permet d'externaliser les aspects fiscaux et d'optimiser la récupération des taxes.
La connexion entre les fournisseurs de cartes de crédit et de cartes lodge et SAP Concur s’effectue par des interfaces standardisées. Les plus grands établissements émetteurs de cartes permettent une telle connexion à SAP Concur, même si les mêmes fournisseurs ne peuvent pas être connectés dans tous les pays du monde. L’intégration des cartes d’entreprise permet d’une part d’améliorer la qualité des données grâce aux informations préenregistrées sur les frais, telles que le montant, la date, le taux de change et bien plus encore. D’autre part, toutes les données de déplacement et de frais sont regroupées dans un outil de rapports. Les cartes d’entreprises payées par l’employé lui-même (individually paid) et donc pertinentes pour le décaissement et celles payées par l’entreprise (company paid), n’exigeant aucun remboursement à l’employé, peuvent ainsi être représentées
En principe la devise de remboursement est définie par employé ou par entreprise. Les dépenses dans SAP Concur sont converties sur la base des données de base et du lieu d’une dépense, dans la devise de paiement respective. Par défaut, Concur effectue les calculs avec les taux de change du jour de la plateforme Oanda. Si nécessaire, d’autres taux de change peuvent également être chargés dans le système.
La solution Cloud SAP Concur est disponible aussi bien sur iOS (iPhone et iPad) que sur les appareils Android, gratuitement, comme application mobile. L’application prend en charge la quasi-totalité des fonctionnalités disponibles dans la version synchrone du navigateur. La numérisation des documents de frais avec identification du document et la saisie des kilomètres parcourus avec le véhicule privé rendent l’utilisation de l’application encore plus avantageuse grâce à l’intégration de Google-Maps.
Outre les types de frais standard, des types de dépenses spécifiques au client peuvent également être définis. Conformément aux directives de l’entreprise, des valeurs fixes, des montants maximaux, des calculs ou d’autres règles de contrôle peuvent être définis. De plus, dans certains pays avec des forfaits journaliers sont prescrits par la loi (ex : dépenses de repas supplémentaires en Allemagne), SAP Concur assiste les clients avec un calcul automatisé des taux journaliers corrects et garantit que les taux définis sont à jour.
Les centres de données d’une instance SAP Concur EMEA sont basés à Paris et à Amsterdam.
Vous souhaitez savoir plus précisément comment SAP Concur Travel & Expense peut vous faciliter la vie au quotidien ? Ou alors vous savez déjà précisément comment nous pouvons vous assister ? Stephan Bodenmann se réjouit de votre prise de contact.
