<iframe src="//www.googletagmanager.com/ns.html?id=GTM-MJ2G9LZ" height="0" width="0" style="display:none;visibility:hidden"></iframe>UKG PeopleDoc Employee File Management | HR Campus

UKG PeopleDoc Employee File Management


UKG PeopleDoc

Employee File Management

Mit UKG PeopleDoc können Personalabteilungen Dokumente aktiv managen. Das reicht von der Dokumentenerzeugung über die Archivierung, den Zugriff, die Verteilung bis hin zum Löschen einer Personalakte. Die Datenhaltung erfolgt an einem zentralen und sicheren Ort, der von jedem Gerät jederzeit und von überall erreichbar ist.

Warum Employee File Management?

  • Zentralisiertes und digitales Mitarbeiterdossier

  • Einfache Dokumentenerzeugung

  • Sicheres Teilen von Dokumenten

  • Einfaches managen von Aufbewahrungsfristen

  • Elektronischer Briefkasten für Mitarbeitende

  • Elektronische Signatur

Alles an einem Ort

Dokumente entstehen im HR Tag für Tag, oft auch als Resultat eines Prozesses und landen am Ende meistens in der Personalakte des Mitarbeitenden. Doch Papier braucht nicht nur viel Platz, auch ist der Zugriff bürokratisch und administrativ aufwändig. Das ist nicht mehr zeitgemäss. PeopleDoc setzt genau hier an und bietet moderne Möglichkeiten für die Erstellung und Ablage von Dokumenten sowie einen flexiblen und standortunabhängigen Zugriff. PeopleDoc erlaubt es Ihnen, Ihre Papierakten komplett zu vernichten und in Zukunft nur noch elektronisch zu arbeiten. Der Zugriff ist von jedem Gerät und jedem Ort jederzeit möglich.

E-Dossier

Erstellen, verwalten, speichern und sichern Sie alle Dokumente eines Mitarbeiters von jedem Ihrer Systeme in einem zentralisierten Mitarbeiterdossier. Fortgeschrittene Suchfunktionen über das ganze Archiv vereinfachen wiederkehrende Kontrollaufgaben. Rechtskonforme Aufbewahrungsfristen werden aufgrund der hinterlegten Regeln automatisiert sichergestellt. So managen Sie die globale Compliance mit gesetzlichen und regulativen Vorgaben.

  • Zentralisiertes Mitarbeiterdossier
  • Fortgeschrittene Suchfunktion
  • Sicheres Teilen von Dokumenten
  • Sicherer rollenbasierter Zugriff
  • Automatisierte Aufbewahrungsfristen
  • Integration mit dem Employee Case Management Modul

Dokumentenerzeugung

Erzeugen Sie einfache und komplexe Dokumente und nutzen Sie dafür Daten aus Workflows oder Stammdaten aus einem Ihrer HR-Informationssystemen. Arbeitsverträge und andere HR-Dokumente werden mit wenigen Klicks erzeugt und können direkt in einen digitalen Unterschriftenworkflow gesendet, im digitalen Mitarbeiterdossier abgelegt oder in den elektronischen Briefkasten zugestellt werden. Dokumentenvorlagen werden durch Sie selber erstellt oder angepasst – ganz einfach in der von Ihnen genutzten Textbearbeitungssoftware.

  • Automatisierte Dokumentenerzeugung
  • Nutzung von zentralen Textbausteinen
  • Integration zur elektronischen Signatur, zum elektronischen Briefkasten und in das Mitarbeiterdossier
  • Einfache Vorlagenerstellung in Ihrer Textbearbeitungssoftware

Elektronischer Briefkasten

Jeden Monat müssen Gehaltsabrechnungen und andere Dokumente an Mitarbeitende zugestellt werden. Verteilen Sie HR-Dokumente mit wenigen Klicks in den elektronischen Briefkasten. Zudem profitieren Mitarbeitende von einem lebenslangen, kostenlosen Zugriff auf den Briefkasten und können zudem ihre eigenen wichtigen Dokumente speichern und Dokumente sogar mit Dritten, wie z.B. dem Steuerberater, teilen.

  • Digitale Zustellung von HR-Dokumenten
  • Keine Druck- und Portokosten und gut für die Umwelt
  • Unbegrenzter Speicherplatz für Dokumente des Arbeitgebers
  • Lebenslang kostenloser Zugang für Mitarbeitende mit 10 GB Speicherplatz
  • Sicherer Zugang durch Zwei-Faktoren-Authentifizierung

Elektronische Signatur

Dokument ausdrucken, tagelang auf Unterschriften warten und danach das Dokument wieder einscannen. Damit dieser Medienbruch und Effizienzkiller für Sie der Vergangenheit angehört bietet Employee File Management eine standardisierte Integration zu DocuSign und Adobe Sign. Signieren Sie Dokumente innert Sekunden mit wenigen Klicks. Das Dokument archiviert sich danach sogar gleich selbst im Mitarbeiterdossier.

  • Dokumente direkt aus der Dokumentenerzeugung in den Signaturworkflow senden
  • Digital signieren mit wenigen Klicks – auch auf dem Mobile
  • Automatisierte Archivierung in der Mitarbeiterakte

Success Storys mit UKG PeopleDoc

Helvetia Versicherungen

Helvetia Versicherungen

Helvetia besitzt dank PeopleDoc eine digitale HR-Drehscheibe für eine reibungslose Kommunikation zwischen Mitarbeitenden und HR.

Mehr

Bachem AG

Bachem AG

Die Bachem AG verfügt neu über ein modernes Recruiting, eine professionelle Stammdatenverwaltung und ein smartes Ticketsystem.

Mehr

Ihr Ansprechpartner

Sie möchten genauer wissen, wie Ihnen UKG PeopleDoc Employee File Management den Alltag erleichtert? Oder Sie haben bereits eine klare Vorstellung davon, wie wir Sie unterstützen können? Patrick Tanner freut sich über Ihre Kontaktaufnahme. 

Patrick Tanner | Telefon | E-Mail 

Kontaktformular


To the top

Cookies

Um unsere Webseite für Sie optimal zu gestalten und fortlaufend verbessern zu können, verwenden wir Cookies. Durch die weitere Nutzung der Webseite stimmen Sie der Verwendung von Cookies zu.

Weitere Informationen zu Cookies erhalten Sie in unserer Datenschutzerklärung.