<iframe src="//www.googletagmanager.com/ns.html?id=GTM-MJ2G9LZ" height="0" width="0" style="display:none;visibility:hidden"></iframe>Aconso - HR Dokumentenmanagement webbasiert, elektronisches Personaldossier / SAP SuccessFactors / SAP HCM, Erzeugung / Aufbewahrung / Prozesserstellung | HR Strategieberatung, Software & Services

aconso


aconso

Von der Erzeugung bis zur Archivierung von Dokumenten – alles aus einem Guss

aconso

Modernes Dokumentenmanagement umfasst den gesamten Lebenszyklus Ihrer HR-Dokumente. Die Softwaremodule von aconso beinhalten die Dokumentenerzeugung, die rechtssichere Aufbewahrung Ihrer Mitarbeiter- sowie Firmendokumente sowie Prozesserstellung und Optimierung rund um das Dokumentenmanagement.

Das Lösungsportfolio von aconso basiert auf einem ganzheitlichen Konzept für das Dokumentenmanagement, welches den ganzen Dokumentenlebenszyklus beginnend mit der Erstellung bis hin zur Ablage und Archivierung von Dokumenten umfasst.

Das modulare Zusammenspiel der verschiedenen Lösungskomponenten ermöglicht es Ihnen, heute mit Ihren Schlüsselthemen, beispielsweise dem e-Dossier zu beginnen und in einer zweiten Phase weitere Prozesse rund um das Dokumentenmanagement zu implementieren, z.B. den aconso Creator für die Dokumentenerzeugung.

Alle Lösungen sind Standardprodukte mit flexiblen Konfigurationsmöglichkeiten, so dass keine kundenspezifischen Programmierungen notwendig sind.

Selbstverständlich sind die Lösungen nur so gut, wie sie auch in die bestehende Landschaft und Prozesse integriert werden kann. Daher legen wir grosses Augenmerk auf die Integration mit Ihrem HR-System. Integration bedeutet für uns nicht nur eine simple Datenschnittstelle, sondern eine nahtlose Verzahnung von Prozessen, da nur so der volle Nutzen von Dokumentenmanagement zum Tragen kommt.

Dokumentenmanagement ist ein zentrales Innovationsthema im HR und unser Partner aconso forscht und entwickelt seit mehr als 10 Jahren in diesem wichtigen Thema. Prozessdashboards, mobile Anwendungen und noch vieles mehr bietet aconso bereits heute um die Professionalität und zugleich auch den Komfort von HR und Linie kontinuierlich zu steigern.

HR Campus widmet sich seit mehr als 8 Jahren dem Thema digitale Personaldossiers und Dokumentenmanagement und verfügt heute über ein Team von ca. 10 Personen, die alle Aspekte dieses facettenreichen Themas abdecken. Von Prozessen über Technologie und Integration bis hin zur Expertise in gesetzlichen Fragestellungen rund um elektronische Dokumente bringen wir alle Kompetenzen mit, um erfolgreiche Projekt zu realisieren. Zahlreiche Kundenreferenzen aus allen Branchen bestätigen dies.

aconso e-Dossier

Elektronische Personaldossier

Mit aconso e-Dossier setzten Sie einen wichtigen Meilenstein für ein papierloses Office. Rechtssichere Archivierung, ein granulares Berechtigungskonzept, Dokumentenablage via Drag und Drop sowie Protokollierung aller Aktenzugriffe sind nur einige Highlights des digitalen Personaldossiers.

Seit über 10 Jahren auf dem Markt und weltweit in 63 Ländern im Einsatz ist aconso Trendsetter im Thema digitales Personaldossier. Die offene systemunabhängige Architektur erlaubt es Ihnen, das digitale Personaldossier an SAP HCM, SAP SuccessFactors und weiteren gängigen ERP oder HR Systeme anzubinden. 100% web-basiert ermöglicht aconso einen komplett standortunabhängigen und rollenbasierten Zugriff auf mitarbeiterbezogene Dokumente.

Rechtsichere Archivierung, ein granulares Berechtigungskonzept, detaillierte Protokollierung aller Aktenzugriffe, Office Integration und Dokumentenablage via Drag und Drop sind weitere Highlights des digitalen Personaldossiers. Signifikante Einsparungen von Platz, Zeit und Papier lassen sich nachweislich messen und als Personalabteilung zeichnen Sie sich durch einen erhöhten Servicelevel aus.

Altdatenarchivierung

aconso Listenarchivierung 

Sie planen eine Archivierung alter Datenbestände, wie Lohnabrechnung, AHV-Lohnkonto und Lohnausweis? Sie stehen vor einer Migration und müssen Teile Ihrer Altdaten migrieren oder archivieren? Legen Sie Ihre Firmendokumente sicher und einfach im aconso Listenarchiv ab.

Die aconso Listenarchivierung ist eine intuitiv bedienbare Lösung, mit der berechtigte Anwender webbasiert auf bereits archivierte Dokumente zugreifen können. Die klar strukturierte Anordnung der Elemente mit den Unternehmensinformationen, der Untergliederung nach Jahren und den Dokumenttypen gewährleisten gemeinsam mit der Dokumentvorschau und der einfachen Blätterfunktion eine virtuelle Optik und Haptik, die derjenigen eines klassischen Papierordners entspricht.

Das aconso Listenarchiv kann alleinstehend eingesetzt werden oder in Verbindung mit dem aconso e-Dossier eingesetzt werden.

Der Nutzen für Ihre Personalabteilung

Mit einem Klick auf das gewünschte Kalenderjahr liegen alle Dokumente transparent strukturiert vor Ihnen. Sie können gezielt ein bestimmtes Dokument öffnen, eine Menge von Dokumenten durchblättern oder mit der Volltextsuche recherchieren. Und dazu benötigen Sie nur einen Web-Browser, mit dem Sie auf Ihr Archiv zugreifen können. Sie sind in der Lage, Altsysteme abzuschalten und Migrationsprozesse zu vereinfachen. Sobald Sie das aconso Listenarchiv im Einsatz haben und die Erstübernahme der Dokumente abgeschlossen ist, übernehmen Sie fortlaufend die Jahr für Jahr entstehenden aufbewahrungspflichtigen Dokumente in das Archiv und vereinfachen somit Ihre Prozesse.

Egal, was Sie nun in einigen Jahren mit Ihrem SAP HCM System machen möchten, Ihre wichtigen Dokumente sind bereits „auf der sicheren Seite“. Zudem ist es Ihnen im Falle von Revisionen möglich, dem Revisor direkten Zugriff auf Ihre Dokumente zu geben.

Dokumentenerzeugung

aconso Creator 

Arbeitsverträge, Salärbriefe, Bestätigungen, Verfügungen und vieles mehr – mit dem aconso Creator wird das Erstellen von HR-Dokumenten immens vereinfacht. Standardisiert und weitgehend automatisiert kann beliebige mitarbeiterbezogene Korrespondenz erstellt, gedruckt oder abgelegt werden.

Mit dem aconso Creator werden Microsoft Word, das Web und SAP HCM optimal vereint. Zunächst erstellen autorisierte Mitarbeitende entsprechende Basis-Dokumentvorlagen in Word. Die bereits im Unternehmen vorhandenen Worddokumente können im aconso Creator umgesetzt werden. So entsteht ein Pool aus Vorlagen, dessen Verwendung das Berechtigungssystem steuert. Die Personalabteilung kann bei Bedarf Dokumentvorlagen selbständig anpassen und erweitern, ohne dabei auf die IT-Abteilung zurückgreifen zu müssen.

In der täglichen Personalarbeit öffnet das HR oder ein Vorgesetzter die gewünschte Vorlage, verknüpft diese über ein Schlüsselmerkmal – meist die Personalnummer – mit den entsprechenden Personaldaten aus SAP und fügt gegebenenfalls variable Daten ein.

Das fertige Dokument wird gedruckt, als PDF ausgegeben, per E-Mail oder Fax verschickt, zentral abgelegt oder direkt in das digitale Personaldossier verschoben.

Bei Bedarf steht es für berechtigte Sachbearbeiter zur weiteren Bearbeitung im HR-Prozess bereit.

Mit dem aconso Creator können auch Anträge und Genehmigungsprozesse elegant abgebildet werden, indem z.B. ein Vorgesetzter eine Vorlage „Antrag Sonderprämie“ auswählt, diese ausfüllt und das Dokument nach Abschluss automatisch an die zur Genehmigung vorgesehenen Personen weiterleitet.

Was den aconso Creator so besonders macht, ist die einfache und intuitive Bedienbarkeit und dass er sich ganz speziell an den Bedürfnissen des Personalwesens orientiert. Anwender des aconso digitalen Personaldossiers können in gewohnter, anschaulicher Umgebung ihre Dokumente erstellen. Mit der Out-of-the-box-Lösung ist keine Installation auf dem Client notwendig.

Prozessmanagement

aconso easyProcess

Sie möchten die Produktivität Ihrer Personalabteilung steigern und transparenter machen? Mit aconso easyProcess haben Sie alle HR-Prozesse ständig im Blick. Sie erkennen offene Prozessschritte und verfügen über eine detaillierte Prozesshistorie. Bilden Sie Ihre individuellen HR-Prozesse schnell, einfach und übersichtlich ab.

aconso easyProcess rundet die Module von aconso einheitlich ab. Der Workflow eines Dokumentes von der Beantragung durch einen Mitarbeiter über die automatische Erstellung, der Freigabe durch die Führungskraft bis hin zum Versand und der Archivierung kann durchgängig angestossen, überwacht und bearbeitet werden. Reports inklusive.

Im modernen User Interface der aconso Lösung haben alle Mitarbeiter die für sie relevanten Aufgaben und Prozesse im Blick und können sie direkt erledigen. Sie als Personalleiter oder Manager sehen sofort, welche Vorgänge als letztes bearbeitet wurden, welche bereits abgeschlossen sind und wo es noch etwas zu tun gibt.

Das aconso easyProcess wird dadurch zum zentralen Einstiegspunkt für die Arbeit mit Personaldokumenten und hiermit verbundenen Prozessen. Die Erledigung einzelner Prozessschritte erfolgt ohne aufwendige Wechsel zwischen Systemen und damit verbundenen Anmeldeprozeduren und Medienbrüchen.

IHRE FACHPERSON FÜR aconso

Highlights

  • Webbasierte, intuitive Anwendung für das HR, Vorgesetzte und Mitarbeitende
  • Vollständig durch das HR administrierbar
  • Standardlösung mit flexiblen Konfigurationsmöglichkeiten
  • Abbildung komplexer Berechtigungskonzepte möglich
  • Zentraler Ausgangspunkt für sämtliche Dokumentenprozesse
  • Volle Integration in SAP SuccessFactors und SAP HCM

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