Die Welten von Cloud- und Payroll nähern sich an.
Es klingt also wie der perfekte Widerspruch. Mit Payroll assoziieren wir Präzision, höchste Sicherheit und Datenschutz. Der Begriff Cloud hingegen suggeriert, dass Daten sich irgendwo im Cyberspace aufhalten können, dort wo halt gerade ein Plätzchen frei ist. Kombiniert man aber die positiven Aspekte beider Welten, so entsteht tatsächlich ein neues Businessmodell für die doch noch sehr traditionelle Welt der Saläradministration.
Die Saläradministration nimmt einen hohen Stellenwert im HR- und Unternehmensalltag ein. In manchen Unternehmen ist die monatliche Lohnabrechnung nach wie vor fast der einzige flüchtige Berührungspunkt zwischen Mitarbeitenden und HR-Abteilung. Fehler in der Lohnabrechnung oder fehlende Vertraulichkeit schaden dem Employer Marketing mehr als jede andere HR-Faiblesse; wenn es ums Geld geht, sind wir eben empfindlich.
Im alltäglichen Sprachgebrauch werden die Begriffe Salärbuchhaltung, Saläradministration und Payroll häufig synonym verwendet; der Kontext entscheidet, wovon genau die Rede ist. In Wirklichkeit aber liegen zwei miteinander vernetzte, aber doch getrennte Prozesse vor: die Stammdatenverwaltung und die Lohnabrechnung, wobei die Lohnabrechnung ausschliesslich die monatliche Lohnproduktion mit den zugehörigen Folgeaktivitäten umfasst.
In der Vergangenheit war diese Trennung nicht relevant. In vielen Unternehmen, die die Saläradministration inhouse betreiben, sind ein und dieselben Personen für Stammdaten wie auch für Lohnabrechnung verantwortlich. Dieses Szenario ist der Klassiker unter den bewährten Businessmodellen: die Lohnabrechnung bleibt im Haus. Software wird gekauft und auf firmeneigenen Servern installiert, die Lohnbuchhaltung wird von eigenem Personal durchgeführt. Häufig, gerade bei kleinen Unternehmen, liegt die Verantwortung auf den Schultern einer einzigen Person, die somit um die Zeit des monatlichen Lohnlaufs gut daran tut, weder krank zu werden, noch in die Ferien zu fahren. Vorteile und Risiken abwägend kommen manche Firmen zum Schluss, dass die möglichen internen Sicherheitslücken und personellen Risiken grösser sind als die eines professionellen Outsourcing-Anbieters und die ganze Angelegenheit wird outgesourct. Die Saläradministration läuft somit auf einem Lohnsystem des Outsourcing-Providers und je nach gewähltem Service Level kümmert dieser sich auch um die gesamte Lohnproduktion mit allen zugehörigen Folgeaktivitäten. Die Personalstammdaten werden entweder vom Outsourcer
oder vom Unternehmen selbst auf demselben System verwaltet.
Mit Cloud Payroll entsteht nun ein sauberer Schnitt zwischen Stammdatenverwaltung und Lohnproduktion. Dieser Bruch ist nicht künstlich forciert, sondern bedingt durch eine neue Generation von HRIS Systemen (Human Resources Management System). Unter dem Stichwort HRIS aus der Cloud können sich Unternehmen ein komplettes HRIS System mieten und darauf alle operativen und strategischen HR Prozesse abwickeln. Cloud-basierte Talent Management Prozesse sind uns inzwischen nichts Neues mehr, hier geht es aber um wesentlich mehr und zwar um globales und lokales Stammdaten- und
Organisationsmanagement. Natürlich kann man schon seit einigen Jahren Mitarbeiterstammdaten in cloud-basierten Lösungen
pflegen, jedoch waren in der Regel solche Anwendungen auf globale (weltweit einheitliche) Daten limitiert und beinhalteten keine
Stammdaten, die direkt oder indirekt lohnrelevant waren. Die neuen HRIS Systeme aus der Cloud sind aber echte Alleskönner, die ihren inhouse-Konkurrenten um nichts hinterherstehen. Von länderspezifischen lokalen Anforderungen über die Berücksichtigung
unternehmensspezifischer Bedürfnisse bis hin zur Führung einer akkuraten Mitarbeiterhistorie mangelt es ihnen an nichts.
Und sie können noch mehr als ihre Vorgänger. Employee Self Services und Mobile Apps gehören zum Standardprogramm und müssen nicht technisch aufwändig implementiert werden. So genügt ein Klick in den App-Store und ein Vorgesetzter hat die Mitarbeiterdaten seines Teams auf seinem Smartphone zur Verfügung. Die Vorteile und Flexibilität eines HRIS Systems aus der Cloud erschliessen sich, Stand heute, nur wenigen Unternehmen in Gänze. Wie viel einfacher ein solches Schiff zu navigieren ist, spürt eine HR Abteilung vor allem in turbulenten Zeiten von Reorganisationen, Unternehmenszukäufen, Übernahmen und anderen Ereignissen mit grossem Impact auf die Personalstruktur. Man spricht von HRIS Systemen aus der Cloud, aber es handelt sich technisch gesehen in der Regel um eine private Cloud in einem physischen Rechenzentrum des Softwareherstellers.
Entscheidet sich nun ein Unternehmen für ein solches cloud-basiertes HRIS System der neuesten Generation, dann fehlt zur Komplettierung der HR Prozesse nur noch ein «kleines» Puzzlestück, nämlich die monatliche Lohnproduktion. Alle dafür relevanten Daten und Informationen sind bereits vorhanden, es muss jedoch eine fehlerfreie Lohnproduktion angedockt werden und dies natürlich für jedes betroffene Land gemäss der gültigen gesetzlichen Vorgaben. Diese Lohnabrechnung wird das Unternehmen in der Regel nicht inhouse implementieren, das stünde in krassem Widerspruch zur gewählten Cloud Strategie. Stattdessen wird die Lohnabrechnung an einen dedizierten Outsourcing Partner übergeben, der basierend auf den Daten des Cloud-HRIS Systems Monat für Monat zuverlässig die Löhne produziert und die Lohnabrechnungen den Mitarbeitenden elektronisch zur Verfügung stellt. Für das Unternehmen selbst ist das Payroll System eine Black Box, auf die es selbst gar keinen Zugriff haben wird. Wozu auch? Die Datenhoheit obliegt dem Unternehmen, es ist selbst für seine HR Daten verantwortlich, das Payroll System fungiert einfach als «Rechenmaschine», deren Resultate sowie gesetzliche Auswertungen dem Unternehmen periodisch durch den Outsourcing Partner zur Verfügung gestellt werden. Die Leistungen und Resultate der Payroll werden
zwischen Unternehmen und Service Anbieter über transparente Service Level Agreements geregelt. Am Ende interessiert nur das Resultat – korrekte Lohnabrechnungen im Einklang mit den gesetzlichen Anforderungen und pünktliche Auszahlung der Löhne auf die Konten der Mitarbeitenden. Was früher die «heilige Kuh» der Personalabteilung war, wird nun doch Stück für Stück zum Commodity Produkt, das genau dort bezogen werden kann, wo das Preis-Leistungsverhältnis stimmen. Zusammenfassend basiert Cloud Payroll auf drei Säulen: dem HRIS aus der Cloud, einer schlanken Payroll Lösung und einer «magischen» dritten
Komponente, die die saubere Integration und Kommunikation der beiden Kernsäulen gewährleistet. Wir sprechen hier nicht von simplen Schnittstellen, sondern von der online-Kommunikation, basierend auf Webservices, die sicherstellen, dass, sobald im HRIS ein neuer Mitarbeiter erfasst oder eine Mutation gemacht wird, diese Daten auch in der Payroll reflektiert werden.
Sicherheit - drum prüfe wer sich ewig bindet...
Ist die HR Abteilung eines Unternehmens Feuer und Flamme für ein derartiges Businessmodell, so kann ein Security Officer diese Begeisterung schnell dämpfen, indem er den Anbieter mit kritischen Fragen zur Sicherheit bombardiert. Denn Sicherheit muss auf allen Ebenen gewährleistetwerden. Das betrifft einerseits die Netzwerke und Kommunikationswege, die zwingend über verschlüsselte Verbindungen laufen müssen, aber ebenso muss das Datacenter des Softwareanbieters den kritischen Augen der Sicherheitsexperten stand halten: Datenhaltung, Backupverfahren, Recovery-Prozeduren, Datenzugriffe im Support und weitere Themen stehen hier auf dem Prüfstand. Auch selbst, wenn das Rechenzentrum tip top dasteht und mit ISO-Zertifikaten und Kontrollberichten (zum Beispiel ISAE3402) dekoriert ist, genügt das leider noch nicht, um die Sicherheitsfreaks glücklich zu machen. Es muss natürlich auch das Shared Service Center, in dem die Verarbeitung der Löhne durchgeführt wird, genauestens unter die Lupe genommen werden. Wie arbeiten die Mitarbeitenden in diesem Center? Halten sie sich an die vorgeschriebenen Prozeduren und Sicherheitsrichtlinien? Wo steht das Service Center überhaupt? Das Datacenter könnte sich beispielsweise in der Schweiz befinden, das Service Center aber operiert von Irland aus und zudem könnte es noch ein ganzes Netzwerk von Subcontractern geben, die rund um den Globus verteilt sind. Und wer garantiert, dass das Service Center nicht übermorgen von Irland nach Indien gezügelt wird? Fakt ist, dass es nicht möglich ist, alle möglichen und unmöglichen Eventualitäten im Voraus vertraglich zur Zufriedenheit sämtlicher Parteien zu definieren. Es braucht eben doch eine Portion Vertrauen in den Anbieter, seine Geschäftspolitik und seine Mitarbeitenden. Auch einen Blick auf die bestehende Kundenbasis des Anbieters zu werfen und mit bestehenden Kunden Kontakt zu knüpfen, ist in der Phase der Entscheidungsfindung ausgesprochen wertvoll und untermauert das berühmte Bauchgefühl. Dieses berühmte Bauchgefühl muss mit klaren Argumentationsfiguren ergänzt werden, die die oben aufgeworfenen Fragen beantworten. Ein Restrisiko bleibt sicher in Zeiten von NSA bestehen, es kann jedoch mit dem passenden Anbieter eingedämmt werden.
Publiziert am: 14. Januar 2014
