Kaum jemand denkt beim Schlagwort Digitalisierung im ersten Moment an Kommunikation, geschweige denn an optimierte Kommunikation. Vordergründig denken wir an den erheblichen Wandel zwischenmenschlicher Kommunikation, welcher unter dem Einfluss von Sozialen Medien, Whatsapp und Sondergleichen leidet. Aber wagen wir doch einmal einen Blick auf die Kommunikation in Organisationen. Hat die Digitalisierung hier nicht neue spannende Wege geschaffen und die Kommunikation sogar optimiert?

In der heutigen Zeit kann kaum noch jemand ohne Kommunikationsmedien wie E-Mail, Intranet, Instant Messaging oder Videokonferenzen arbeiten. Wer eine Information braucht fragt Google, wer etwas nicht kennt, konsultiert Wikipedia und wer etwas ganz Konkretes benötigt, sendet eine E-Mail an die gewünschte Person. Die wachsende Kapazität, Informationen durch Raum und Zeit zu übertragen, hat Unternehmen durchaus viele Vorteile gebracht. Doch wie kann dieses Potential auch für HR-Abteilungen noch besser genutzt werden? Das Schlüsselwort heisst HR Shared Services, eine Organisationsform, welche die Bedürfnisse an eine noch reibungslosere und bessere Kommunikation zwischen Mitarbeitern und ihren HR-Abteilungen beantwortet. Wie das aussehen kann?

Stellen Sie sich eine cloudbasierte Online-Plattform vor, welche zwischen dem Mitarbeiter und dem HR steht. Beide haben Zugriff, sehen aber andere Inhalte. Das HR füllt die Plattform mit Wissensartikeln und bietet so Antworten für alle Fragen, welche täglich per Mail, Telefon oder anderweitig an sie herangetragen werden. Der Mitarbeiter verfügt nun über ein Wissensportal, eine Art Wikipedia, und kann sich auf der Plattform selbständig seine Fragen beantworten. Kann der Mitarbeiter eine Antwort nicht finden, so gibt er ein Ticket auf. Die HR-Abteilung hat nun die Möglichkeit diese individuell oder per Antwortvorlage zu beantworten. Redundante Anfragen können mit nur zwei Klicks erledigt werden.

Wenn der Mitarbeiter eine Anfrage hat, für welche das HR noch zusätzliche Informationen benötigt, kann er direkt auf der Plattform ein Formular ausfüllen. Das HR erhält laufend Tickets, Anfragen und Formulare und kann diese so leiten, dass alle bei der dafür verantwortlichen Person landen. Auch kann das HR Prozesse erstellen, Aufgaben erteilen, Rollen zuweisen und so den Kommunikationsfluss steuern. So kann der Mitarbeiter beispielsweise schon beim Onboarding auf die Plattform zugreifen und wird direkt daran erinnert, das Stammdatenblatt auszufüllen, das Einführungsprogram zu durchlaufen sowie die Vertraulichkeitserklärung elektronisch zu signieren. Diese kann das HR dann direkt im elektronischen Personaldossier ablegen.

Dementsprechend optimiert die Digitalisierung auch die Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Abteilungen und in unserem Fall wird aus der HR-Abteilung, dank der neuen Organisationsform, ein HR Shared Services Center. Dieses stellt Informationen bereit, kommuniziert per Ticketsystem, schaltet Formulare auf und steuert Prozesse. Betrachtet man diese noch neueren Möglichkeiten, welche durch die Digitalisierung geschaffen wurden, so muss man sich wohl eingestehen, dass die Digitalisierung die Kommunikation nicht zerstört, sondern beflügelt.